Porządkowanie dokumentacji archiwalnej teatru

Opis arkusza

Praktyczny egzamin z kwalifikacji EKA.02 „Organizacja i prowadzenie archiwum” trwa 150 minut i ma charakter kancelaryjno-archiwalny: pracuje się na fikcyjnej dokumentacji Teatru Koszałek-Opałek w Gliwicach po kontroli archiwum zakładowego. Trzeba uporządkować akta Działu Artystycznego na podstawie fragmentu jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji kancelaryjnej oraz fiszek imitujących opisy teczek. Najpierw przyporządkowuje się każdej teczce prawidłowy znak teczki, czyli symbol komórki organizacyjnej ART. oraz odpowiedni symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, a także kategorię archiwalną, np. A, B2, B5 lub BE5. Następnie z uzupełnionych fiszek sporządza się trzy osobne spisy zdawczo-odbiorcze: nr 112 dla materiałów archiwalnych kat. A, nr 113 dla materiałów archiwalnych kat. A dotyczących własnych spektakli oraz nr 114 dla dokumentacji niearchiwalnej kat. B. Przy spektaklach własnych trzeba zachować układ chronologiczny i poprawnie zapisać rozbudowane tytuły teczek zawierające tytuł utworu, autora, reżysera i rodzaje dokumentacji. Po przygotowaniu spisów rejestruje się je w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych z datą egzaminu, a potem wpisuje na fiszkach sygnatury archiwalne wynikające z rejestracji. Trzeba też wskazać miejsce przechowywania akt w magazynie: dla kat. A magazyn 1, regał 6, półka 6, a dla kat. B magazyn 2, regał 9, półka 5. Egzaminator ocenia poprawność klasyfikacji i kwalifikacji archiwalnej, prawidłowe wypełnienie fiszek, spisów i wykazu oraz zgodność zapisów z instrukcją kancelaryjną i układem dokumentacji.