Ewidencja teczek aktowych

Opis arkusza

Praktyczny egzamin z kwalifikacji EKA.02 „Organizacja i prowadzenie archiwum” trwa 150 minut i ma charakter kancelaryjno-archiwalny: pracuje się na opisach teczek, fragmencie jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz gotowych formularzach ewidencyjnych. Najpierw trzeba przeanalizować fiszki imitujące opisy teczek aktowych z trzech komórek organizacyjnych Kuratorium Oświaty w Poznaniu: Wydziału Finansowego, Wydziału Organizacji Szkół i Wydziału Administracyjnego. Do każdej teczki przyporządkowuje się właściwy symbol klasyfikacyjny z JRWA oraz kategorię archiwalną, np. A, B5 czy B10, zgodnie z hasłami takimi jak plan finansowy budżetu, budżet i jego zmiany, kontrole planowe szkół i placówek oświatowych, administracja obiektami albo urządzenia do rejestracji i monitorowania obiegu przesyłek i pism. Następnie na podstawie uzupełnionych fiszek sporządza się trzy spisy zdawczo-odbiorcze: nr 81 dla materiałów archiwalnych Wydziału Finansowego, nr 82 dla materiałów archiwalnych Wydziału Organizacji Szkół oraz nr 83 dla dokumentacji niearchiwalnej Wydziału Administracyjnego. W formularzach wpisuje się m.in. znak teczki, tytuł, rok założenia, daty skrajne, kategorię archiwalną i liczbę teczek, a także podsumowanie liczby pozycji i teczek. Na końcu rejestruje się przygotowane spisy w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych, przyjmując jako datę wpisu dzień egzaminu. Egzaminator ocenia przede wszystkim poprawne dopasowanie symboli i kategorii z wykazu akt, prawidłowe rozdzielenie materiałów archiwalnych od dokumentacji niearchiwalnej oraz staranne, kompletne wypełnienie spisów i wykazu.