Ewidencja i brakowanie akt

Opis arkusza

Praktyczny egzamin z kwalifikacji EKA.02 trwa 150 minut i sprawdza umiejętności związane z organizacją archiwum zakładowego na przykładzie dokumentacji Domu Kultury w Przemyślu. Punktem wyjścia jest sytuacja po kontroli archiwum, w której wykryto błędnie przygotowane spisy zdawczo-odbiorcze, niepełne opisy teczek oraz nieregularne brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. Praca polega na uporządkowaniu akt trzech komórek organizacyjnych: Działu Wystaw, Działu Edukacji i Działu Promocji, z wykorzystaniem fiszek imitujących opisy teczek oraz fragmentu jednolitego rzeczowego wykazu akt. Najpierw trzeba przyporządkować każdej teczce właściwy znak teczki i kategorię archiwalną, odczytując z JRWA odpowiednie symbole klasyfikacyjne i oznaczenia A, B5 lub BE5. Następnie sporządza się trzy odrębne spisy zdawczo-odbiorcze: nr 301 dla materiałów archiwalnych Działu Wystaw, nr 302 dla materiałów archiwalnych Działu Edukacji oraz nr 303 dla dokumentacji niearchiwalnej Działu Promocji. Po wpisaniu teczek do ewidencji uzupełnia się fiszki o sygnatury archiwalne wynikające z przygotowanych spisów. Ostatni etap to opracowanie spisu dokumentacji niearchiwalnej kategorii B przeznaczonej do brakowania na podstawie akt Działu Promocji. Liczy się poprawne rozpoznanie klas z wykazu akt, prawidłowe rozdzielenie materiałów archiwalnych od dokumentacji niearchiwalnej, właściwe wypełnienie formularzy oraz zachowanie zgodności między fiszkami, spisami i sygnaturami archiwalnymi.