Ewidencja i opisy teczek archiwalnych

Opis arkusza

Praktyczny egzamin z kwalifikacji EKA.02 „Organizacja i prowadzenie archiwum” trwa 150 minut i ma charakter kancelaryjno-archiwalny: pracuje się na dokumentacji uczelni oraz fragmencie jednolitego rzeczowego wykazu akt. Punktem wyjścia jest sytuacja po kontroli archiwum zakładowego Akademii Pomorskiej w Słupsku, w której stwierdzono brak pełnych opisów teczek i brak ewidencji dla akt przekazanych przez Biuro Rektora oraz Sekcję Spraw Pracowniczych. Najpierw trzeba uzupełnić fiszki imitujące opisy teczek aktowych o trzy elementy: hasło klasyfikacyjne, symbol klasyfikacyjny i kategorię archiwalną. Do tego wykorzystuje się podany w arkuszu wykaz akt z grupami dotyczącymi m.in. organizacji jednostki, aktów normatywnych, skarg i wniosków, kontroli, spraw sądowych, szkoleń, konkursów na stanowiska oraz ewidencji czasu pracy. Następnie na podstawie poprawionych fiszek sporządza się trzy spisy zdawczo-odbiorcze: osobny dla materiałów archiwalnych kategorii A z Biura Rektora oraz dwa dla dokumentacji niearchiwalnej kategorii B z Biura Rektora i Sekcji Spraw Pracowniczych. W formularzach trzeba prawidłowo wpisać znak teczki, tytuł, rok założenia, daty skrajne, kategorię archiwalną, liczbę teczek i pozostałe dane ewidencyjne. Ostatni etap polega na zarejestrowaniu sporządzonych spisów w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych z datą egzaminu jako datą przejęcia akt. Egzaminator ocenia poprawne przyporządkowanie symboli i kategorii z JRWA, rozdzielenie materiałów archiwalnych od dokumentacji niearchiwalnej, staranność wypełnienia formularzy oraz zgodność całej ewidencji z danymi z fiszek.