Ewidencja akt i brakowanie

Praktyczny egzamin z kwalifikacji EKA.02 „Organizacja i prowadzenie archiwum” trwa 150 minut i sprawdza typowe czynności archiwum zakładowego: porządkowanie ewidencji przejmowanej dokumentacji oraz przygotowanie pisma związanego z brakowaniem akt. Sytuacja osadzona jest w Urzędzie Gminy w Tarnowie po kontroli Archiwum Narodowego w Krakowie, która wykazała brak spisów zdawczo-odbiorczych dla dwóch referatów i jednego stanowiska pracy. Najpierw trzeba sporządzić trzy spisy zdawczo-odbiorcze na gotowych formularzach. Spis nr 201 dotyczy materiałów archiwalnych kategorii A ze Stanowiska Pracy do Spraw Kontroli, m.in. kontroli zewnętrznych, kontroli wewnętrznych, akt audytu i szacowania ryzyka z 2016 r. Spis nr 202 obejmuje materiały archiwalne kategorii A Referatu Gospodarki Komunalnej, takie jak inwestycje komunalne, ewidencja obiektów i kontrolowanie jakości usług. Spis nr 203 przygotowuje się dla dokumentacji niearchiwalnej kategorii B Referatu Zagospodarowania Przestrzennego, z hasłami dotyczącymi planowania przestrzennego, decyzji o warunkach zabudowy i robót budowlanych. Dane przenosi się z fiszek imitujących opisy teczek, uzupełniając znaki teczek, tytuły, roki, daty skrajne, kategorię archiwalną, liczbę teczek oraz podsumowania. Drugim elementem jest wniosek o zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej Referatu Finansowo-Budżetowego na podstawie spisu obejmującego 8 pozycji, 40 teczek, lata 2010-2012 i 2 metry bieżące dokumentacji aktowej. Egzaminator ocenia poprawność przepisania danych, właściwe przyporządkowanie kategorii A i B, zgodność liczby pozycji i teczek oraz kompletność wskazanych rubryk formularzy.