Ewidencja akt i brakowanie

Opis arkusza

Praktyczny egzamin z kwalifikacji EKA.02 trwa 150 minut i sprawdza umiejętności związane z organizacją oraz prowadzeniem archiwum zakładowego na przykładzie dokumentacji urzędu gminy. Praca ma charakter kancelaryjno-archiwalny: trzeba poprawnie odczytać opisy teczek, rozpoznać kategorię archiwalną i przenieść dane do właściwych formularzy ewidencyjnych. Najpierw sporządza się trzy spisy zdawczo-odbiorcze akt na podstawie fiszek imitujących opisy teczek. Dla Referatu Inwestycji i Zamówień Publicznych przygotowywany jest spis nr 705 dla dokumentacji niearchiwalnej kategorii B, obejmujący m.in. zamówienia publiczne, umowy, najem lokali, remonty, ubezpieczenia i eksploatację budynków z lat 2017-2018. Dla Stanowiska ds. Prawnych powstaje spis nr 706 dla materiałów archiwalnych kategorii A, zawierający m.in. opinie prawne, akty prawa miejscowego i dokumentację legislacyjną. Dla Referatu Spraw Obywatelskich tworzony jest spis nr 707 dla dokumentacji niearchiwalnej, w tym teczek oznaczonych kategoriami BE5, B10 i B5, dotyczących zgromadzeń, zbiórek publicznych, poświadczeń podpisu i informacji przekazywanych do publicznej wiadomości. Następnie uzupełnia się wniosek o wydanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej na podstawie gotowego spisu brakowania Referatu Finansowego, wpisując wskazane rubryki, takie jak daty skrajne, liczba jednostek i metry bieżące oraz rodzaj dokumentacji. Egzaminator ocenia poprawność ewidencji, zgodność wpisów z fiszkami i formularzami, właściwe rozróżnienie kategorii A, B i BE oraz staranność wypełnienia dokumentacji archiwalnej.