Ewidencja i brakowanie akt

Opis arkusza

Praktyczny egzamin z kwalifikacji EKA.02 „Organizacja i prowadzenie archiwum” trwa 150 minut i sprawdza umiejętność porządkowania dokumentacji archiwum zakładowego na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz przygotowania pełnej ewidencji archiwalnej. Sytuacja dotyczy kontroli w archiwum zakładowym Wojewódzkiego Zespołu Opieki Zdrowotnej w Rzeszowie, gdzie akta z Wydziału Finansowego i Wydziału Świadczeń Medycznych przekazano bez spisów zdawczo-odbiorczych, a opisy teczek nie zawierały symboli klasyfikacyjnych i kategorii archiwalnych. Najpierw trzeba uzupełnić fiszki imitujące opisy teczek, przypisując im właściwe oznaczenia z JRWA, na przykład symbole klas dla budżetu, rewizji budżetu, środków leczniczych, higieny szpitalnej czy wypożyczania dokumentacji medycznej, a następnie dopisać kategorię archiwalną, taką jak A, B5, B10 albo BE50. Kolejny etap polega na sporządzeniu dwóch spisów zdawczo-odbiorczych: nr 14 dla materiałów archiwalnych z Wydziału Finansowego oraz nr 15 dla dokumentacji niearchiwalnej z Wydziału Świadczeń Medycznych. Po przygotowaniu spisów wpisuje się je do wykazu spisów zdawczo-odbiorczych z datą egzaminu jako datą rejestracji i na tej podstawie nadaje teczkom sygnatury archiwalne. Ostatni element to sporządzenie spisu dokumentacji niearchiwalnej kategorii B przeznaczonej do brakowania, czyli wytypowanie akt, dla których upłynął okres przechowywania. Egzaminator ocenia poprawność klasyfikacji według wykazu akt, prawidłowe rozróżnienie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, kompletność wpisów w formularzach oraz logiczne nadanie sygnatur i wskazanie akt kwalifikujących się do brakowania.