Ewidencja akt i brakowanie

Opis arkusza

Praktyczny egzamin z kwalifikacji EKA.02 „Organizacja i prowadzenie archiwum” trwa 150 minut i sprawdza umiejętność prowadzenia ewidencji archiwalnej oraz przygotowania dokumentów związanych z brakowaniem akt. Punktem wyjścia jest sytuacja po kontroli archiwum zakładowego w Zespole Szkół Łączności w Warszawie, gdzie stwierdzono brak części spisów zdawczo-odbiorczych oraz brak wniosku o zgodę na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej. Najpierw trzeba opracować trzy spisy zdawczo-odbiorcze na podstawie fiszek imitujących opisy teczek aktowych: osobny dla materiałów archiwalnych kategorii A z Sekretariatu Dyrektora oraz dwa dla dokumentacji niearchiwalnej kategorii B z Oddziału Kadr i Oddziału Gospodarczego. W formularzach wpisuje się m.in. znak teczki, tytuł, rok założenia, daty skrajne, kategorię archiwalną i liczbę teczek, a także uzupełnia dane jednostki i komórki organizacyjnej. Kolejny element polega na przygotowaniu wniosku o wydanie zgody na brakowanie na podstawie gotowego spisu dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia. Trzeba uzupełnić wskazane rubryki dotyczące nazwy jednostki, dat skrajnych, liczby jednostek archiwalnych i inwentarzowych, metrów bieżących oraz rodzaju dokumentacji. Liczy się poprawne odczytanie informacji z fiszek i spisu, właściwe rozróżnienie materiałów archiwalnych od dokumentacji niearchiwalnej, zgodność zapisów z formularzami oraz kompletność czterech rezultatów przekazywanych do oceny.