Ewidencja i brakowanie dokumentacji

Opis arkusza

Praktyczny egzamin z kwalifikacji EKA.02 „Organizacja i prowadzenie archiwum” trwa 150 minut i ma charakter kancelaryjno-archiwalny: pracuje się na dokumentacji uczelni, klasyfikuje akta według fragmentu jednolitego rzeczowego wykazu akt i wypełnia gotowe formularze ewidencyjne. Punktem wyjścia są dwa protokoły przekazania akt do archiwum zakładowego Uniwersytetu Wrocławskiego, sporządzone przez Wydział Kształcenia Doktorantów oraz Wydział Dydaktyczny, przy czym w materiałach celowo brakuje znaków teczek i kategorii archiwalnych. Trzeba więc dopasować tytuły teczek do odpowiednich symboli klasyfikacyjnych z JRWA, rozdzielić materiały archiwalne kat. A od dokumentacji niearchiwalnej kat. B i na tej podstawie sporządzić trzy spisy zdawczo-odbiorcze: nr 453 dla akt kat. A z WKD, nr 454 dla akt kat. B z WKD oraz nr 455 dla akt kat. B z WD. Następnie wpisuje się te spisy do wykazu spisów zdawczo-odbiorczych, przyjmując jako datę rejestracji dzień egzaminu. Kolejny etap polega na wytypowaniu dokumentacji niearchiwalnej, dla której minął już okres przechowywania, i przygotowaniu spisu akt kat. B przeznaczonych do brakowania. Na końcu uzupełnia się wniosek o wydanie zgody na brakowanie, wpisując wskazane rubryki, m.in. nazwę jednostki, daty skrajne, liczbę jednostek archiwalnych i inwentarzowych oraz rodzaj dokumentacji. Egzaminator ocenia poprawność kwalifikacji archiwalnej i znaków teczek, zgodność wpisów z JRWA, prawidłowe rozdzielenie akt między formularze, a także kompletność i logiczną spójność całej dokumentacji ewidencyjnej oraz brakowania.