Ewidencja akt archiwum zakładowego

Praktyczny egzamin zawodowy CKE z kwalifikacji EKA.02 „Organizacja i prowadzenie archiwum” trwa 150 minut i sprawdza umiejętność porządkowania oraz ewidencjonowania dokumentacji w archiwum zakładowym. Praca opiera się na sytuacji Ośrodka Kultury w Kołobrzegu, gdzie po kontroli archiwalnej trzeba uzupełnić braki w jednolitym rzeczowym wykazie akt oraz uporządkować dokumentację przekazaną wcześniej przez dwie komórki organizacyjne. Najpierw trzeba wpisać brakujące symbole klasyfikacyjne i kategorie archiwalne w podanym fragmencie wykazu akt, m.in. dla spraw organizacyjnych, kontroli, budżetu i księgowości. Następnie na podstawie fiszek imitujących opisy teczek sporządza się dwa spisy zdawczo-odbiorcze: nr 17 dla dokumentacji niearchiwalnej kategorii B z Działu Administracyjnego oraz nr 18 dla materiałów archiwalnych kategorii A z Działu Animacji Kultury. W spisach istotne są poprawne znaki teczek, tytuły, daty skrajne, kategorie archiwalne, liczba teczek oraz podsumowanie liczby pozycji. Kolejny element pracy to wpisanie obu spisów do wykazu spisów zdawczo-odbiorczych z datą egzaminu jako datą rejestracji. Po opracowaniu ewidencji trzeba jeszcze nadać sygnatury archiwalne wszystkim fiszkom, zgodnie z numerami spisów i kolejnością pozycji. Egzaminator ocenia poprawność uzupełnienia JRWA, kompletność obu spisów, prawidłowe sygnatury na fiszkach oraz zgodność wykazu spisów z przygotowaną ewidencją.