Ewidencja i brakowanie akt

Praktyczny egzamin z kwalifikacji EKA.02 „Organizacja i prowadzenie archiwum” trwa 150 minut i sprawdza pracę z dokumentacją aktową w archiwum zakładowym. Sytuacja wyjściowa to kontrola Archiwum Państwowego w Gdańsku w Zespole Opieki Zdrowotnej w Elblągu, po której trzeba uporządkować materiały przekazane przez Dział Administracyjno-Finansowy oraz Dział Sanitarno-Epidemiologiczny. Najpierw korzysta się z fragmentu jednolitego rzeczowego wykazu akt: do opisów teczek dopisuje się symbole klasyfikacyjne, kategorie archiwalne i później sygnatury archiwalne. Dla DAF występują materiały kategorii A, m.in. interpelacje i zapytania, sprawozdawczość statystyczna, akty normatywne własnej jednostki, analizy, petycje oraz strategie i plany. Dla DSE pojawia się dokumentacja kategorii B związana z żywieniem, obrotem i importem leków, odpadami medycznymi, meldunkami o zachorowaniach oraz dopuszczaniem środków leczniczych do obrotu. Kolejny krok to przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego nr 253 dla akt kategorii A z DAF oraz spisu nr 254 dla dokumentacji niearchiwalnej z DSE, z podaniem znaków teczek, tytułów, dat skrajnych, liczby teczek i kategorii. Oba spisy trafiają do wykazu spisów zdawczo-odbiorczych z datą egzaminu. Na końcu opracowuje się spis dokumentacji kat. B przeznaczonej do brakowania, wybierając tylko te jednostki, których okres przechowywania już minął. Egzaminator ocenia: poprawne odczytanie JRWA, logiczne nadanie sygnatur, zgodność ewidencji z fiszkami oraz kompletne wypełnienie formularzy archiwalnych.