Ewidencja akt szkolnego archiwum

Praktyczny egzamin z kwalifikacji EKA.02 „Organizacja i prowadzenie archiwum” trwa 150 minut i sprawdza umiejętności porządkowania dokumentacji w archiwum zakładowym szkoły. Punktem wyjścia jest skontrum w archiwum Szkoły Podstawowej nr 1 w Warszawie, po którym stwierdzono braki w ewidencji 12 jednostek aktowych z Sekretariatu Dyrektora Szkoły i Sekretariatu Zastępcy Dyrektora Szkoły. Praca opiera się na fragmencie jednolitego rzeczowego wykazu akt, obejmującym m.in. dokumentację nauczania, uczniów, poradni psychologiczno-pedagogicznej, biblioteki oraz bazy dydaktycznej. Najpierw trzeba uzupełnić fiszki teczek materiałów archiwalnych Sekretariatu Dyrektora Szkoły o znak teczki, kategorię archiwalną i właściwe hasło klasyfikacyjne, np. dla księgi uczniów, działalności stowarzyszeń, wnioskowania organów prowadzących czy jednolitego stroju szkolnego. Następnie sporządza się dwa spisy zdawczo-odbiorcze: nr 11 dla materiałów archiwalnych kategorii A oraz nr 12 dla dokumentacji niearchiwalnej kategorii B z Sekretariatu Zastępcy Dyrektora Szkoły. Po wpisaniu pozycji, dat skrajnych, liczby teczek i kategorii archiwalnych spisy trzeba zarejestrować w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych, przyjmując datę egzaminu jako datę rejestracji. Końcowym elementem jest nadanie sygnatur archiwalnych na fiszkach dokumentacji niearchiwalnej. Egzaminator ocenia poprawność klasyfikacji według JRWA, kompletność opisów teczek, właściwe uporządkowanie pozycji w spisach, zgodność numeracji oraz prawidłowe powiązanie spisów z wykazem.