Inwentarz zespołu archiwalnego

Opis arkusza

Praktyczny egzamin z kwalifikacji EKA.03 trwa 150 minut i sprawdza umiejętność opracowania materiałów archiwalnych na przykładzie zespołu akt Gromadzkiej Rady Narodowej w Jędrzejowicach. Praca polega na przygotowaniu kompletu pomocy ewidencyjnych i opisu zespołu na podstawie podanych informacji o przejęciu akt, skontrum zasobu oraz fiszek imitujących opisy teczek. Trzeba ustalić prawidłową nazwę zespołu, jego numer, daty skrajne, liczbę jednostek, status jako zespół zamknięty oraz stan fizyczny akt. Ważnym elementem jest uporządkowanie 10 jednostek archiwalnych zgodnie ze schematem systematyzacji z pisma okólnego Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 1981 r., czyli m.in. według grup takich jak sesje rady, komisje, posiedzenia prezydium, zebrania wiejskie, plany i sprawozdania gospodarcze, kontrole, mienie oraz budżet. Następnie uzupełnia się fiszki o nazwę zespołu i sygnatury archiwalne, zaczynając od 24/937/0/-/1, oraz sporządza spis jednostek archiwalnych z tytułami i datami skrajnymi. Do tego dochodzi karta tytułowa inwentarza archiwalnego oraz fragment wstępu, w którym opisuje się dzieje zespołu i jego charakterystykę archiwalną. Za datę opracowania przyjmuje się dzień egzaminu. Egzaminator ocenia poprawność zastosowania zasad metodyki archiwalnej, właściwe nadanie układu jednostkom, zgodność sygnatur i danych ewidencyjnych oraz kompletność formularzy. Liczy się także umiejętność wyciągnięcia informacji z opisu historycznego i przeniesienia ich do dokumentacji archiwalnej bez błędów rzeczowych.