Opracowanie zespołu archiwalnego

Praktyczny egzamin z kwalifikacji EKA.03 „Opracowywanie materiałów archiwalnych” trwa 150 minut i sprawdza umiejętność porządkowania oraz opisu dokumentacji archiwalnej na podstawie danych z arkusza. Materiałem jest zespół Państwowe Gimnazjum i Liceum Żeńskie im. Aleksandry Piłsudskiej w Warszawie, przechowywany w Archiwum Państwowym w Warszawie pod numerem 72/269/0. Zespół pochodzi z lat 1932-1945, liczy 155 jednostek aktowych, jest zamknięty, nie ma serii ani podserii, a jego stan fizyczny określono jako dobry. Praca polega na ponownym opracowaniu 10 jednostek archiwalnych wskazanych na fiszkach imitujących opisy teczek. Trzeba nadać im układ chronologiczny i uzupełnić sygnatury archiwalne od 72/269/0/-/146, zaczynając od katalogu głównego z roku szkolnego 1932/1933, a kończąc na katalogu okresowym klasy IIIC z lat 1944-1945. Kolejnym elementem jest przygotowanie strony tytułowej inwentarza z numerem i nazwą archiwum, nazwą zespołu, datami skrajnymi, numerem zespołu oraz datą opracowania. We wstępie do inwentarza trzeba opisać dzieje twórcy zespołu, historię przejęcia akt do archiwum oraz charakterystykę archiwalną, m.in. liczbę jednostek, status zespołu, brak mikrofilmowania i brak brakowania. Końcowy formularz to spis 10 jednostek z sygnaturą, tytułem i datami skrajnymi. Egzaminator ocenia poprawność chronologii, kompletność sygnatur, zgodność informacji z opisem zespołu oraz staranne wypełnienie wszystkich formularzy inwentarzowych.