Opracowanie zespołu archiwalnego

Praktyczny egzamin z kwalifikacji EKA.03 „Opracowywanie materiałów archiwalnych” trwa 150 minut i sprawdza umiejętność porządkowania oraz opisywania dokumentacji archiwalnej na podstawie danych źródłowych. Tematem pracy jest fragment opracowania zespołu „Instytut Turystyki w Warszawie”, przechowywanego w Archiwum Akt Nowych pod numerem 2/2706/0. Zespół liczy 2848 jednostek aktowych z lat 1972-2012 i ma objętość 35 mb. Do opracowania pozostają dwie serie: seria 41 „Prace naukowo-badawcze” oznaczona symbolem 531 oraz seria 42 „Teczki redakcyjne” oznaczona symbolem 413. Na podstawie dwóch spisów zdawczo-odbiorczych trzeba uporządkować 10 jednostek, najpierw według serii, a następnie chronologicznie, nadając sygnatury od 2/2706/0/41/2839. Przygotowywana dokumentacja obejmuje stronę tytułową inwentarza archiwalnego, fragment wstępu oraz formularze wykazu serii i spisu jednostek archiwalnych. We wstępie trzeba wykorzystać informacje o powstaniu Instytutu Turystyki w 1972 roku, jego zadaniach badawczych, komercjalizacji w 2007 roku i włączeniu części badawczej do Szkoły Głównej Turystyki i Rekreacji w 2012 roku. Ważne są także dzieje zespołu: przekazanie akt w 2008 i 2016 roku, brak brakowania i mikrofilmowania, dobry stan fizyczny oraz status zespołu zamkniętego. Egzaminator ocenia poprawność danych identyfikacyjnych, logiczny układ serii, prawidłowe sygnatury, daty skrajne i zgodność zapisów z informacjami z arkusza.