Rozwiązanie krok po kroku: Kadry, płace i KPiR

Wszystkie wydruki biorą nagłówek z danych podmiotu, więc zacznij od nich - błąd tutaj powtórzy się w każdym rezultacie.

• Nazwa pełna: OPAKOL Damian Kot, nazwa skrócona OPAKOL, a pod nazwą podmiotu numer PESEL zdającego (polecenie z tabeli danych identyfikacyjnych) - tu: Bartosz Bryniarski.
• NIP 5338547040, REGON 791431902, siedziba ul. Browarna 1, 16-080 Tykocin, rachunek bieżący 23 2490 0005 0000 4000 9423 4351 (Alior Bank S.A.).
• Parametry księgi: VAT rozliczany miesięcznie, forma księgowości - księga przychodów i rozchodów, okres obrachunkowy 2026, numeracja wpisów łączna w ciągu roku i sumowanie narastająco, numery dokumentów łamane przez miesiąc i rok.
• Właściciel Damian Kot (PESEL 85090907976, identyfikator DK) i Drugi Urząd Skarbowy w Białymstoku (kod 2004) - te dane trafią też do Płatnika.
• Kontrahentów (TEKTIL, COMP Jan Wąs, Hurtownia KAJA) dopisz od razu z faktur - przydadzą się przy księgowaniu.

W programie kadrowo-płacowym ustaw parametry z tabeli arkusza i załóż kartotekę Tadeusza Kaczmarka z tabeli „Dane potrzebne do sporządzenia umowy o pracę, listy płac oraz formularza ZUS”:

• zestaw płacowy Magazyn, etat 1/1 i kalendarz biurowy (poniedziałek-piątek po 8 godzin) - z kalendarza program policzy nominalny czas pracy,
• oświadczenia podatkowe: PIT-2 (ulga 300,00 zł miesięcznie) i koszty uzyskania przychodu 250,00 zł,
• ubezpieczenia: kod tytułu 01 10 0 0, wszystkie składki obowiązkowe pracownika, NFZ 10R od 01.04.2026,
• rezygnacja z PPK - na liście płac nie będzie wpłat PPK.

Kartoteka jest wspólna dla umowy, ewidencji i listy płac - poprawne dane wpisane raz pojawią się na wszystkich wydrukach.

Umowę tworzy się w kartotece pracownika (Etat / Umowy). Wpisz numer 1/04/2026 - taki podaje polecenie; klucz dopuszcza też zapis „UP 1/04/2026”.

Data zawarcia: 31.03.2026 - umowę podpisuje się przed rozpoczęciem pracy, dlatego jest wcześniejsza niż dzień rozpoczęcia pracy (01.04.2026). Te dwie daty to dwa różne pola i dwa różne kryteria.

Stroną umowy jest pracodawca: OPAKOL Damian Kot, ul. Browarna 1, 16-080 Tykocin. Program pobiera to z danych podmiotu. Pracodawcę reprezentuje właściciel Damian Kot - osoba upoważniona do podpisywania dokumentów (identyfikator DK). Klucz dopuszcza też sam zapis „Damian Kot”.

Dane pracownika pochodzą z kartoteki: Tadeusz Kaczmarek, PESEL 86120126657, zamieszkały w Tykocinie przy ul. Piekarskiej 15 (16-080 Tykocin). Klucz sprawdza imię i nazwisko razem z adresem zamieszkania - jeśli w kartotece adres zostanie pusty, wydruk umowy nie będzie go miał.

W polu rodzaju umowy wybierz umowę na czas nieokreślony - bez daty zakończenia. Kodeks pracy wymaga, żeby umowa określała swój rodzaj (art. 29 § 1).

Rodzaj umówionej pracy to stanowisko magazynier w dziale Magazyn. Klucz ocenia stanowisko - dział jest daną kartoteki, która porządkuje listy płac.

Miejsce pracy to siedziba firmy: Tykocin, ul. Browarna 1 (klucz dopuszcza też zapis „siedziba firmy”). Wymiar czasu pracy: 1/1 etatu.

Jedynym składnikiem wynagrodzenia jest podstawa miesięczna 6 000,00 zł brutto (wynagrodzenie zasadnicze). W programie to składnik „wynagrodzenie zasadnicze / podstawa miesięczna” przypisany do etatu - na tej kwocie oprze się później lista płac.

Dzień rozpoczęcia pracy: 01.04.2026. Od tego dnia powstaje obowiązek ubezpieczeń (ZUS ZUA) i od niego liczy się wynagrodzenie za kwiecień. Wydrukuj umowę - to rezultat 1.

Ewidencję czasu pracy otwórz w kartotece Tadeusza Kaczmarka (Kalendarz / Czas pracy) dla kwietnia 2026 r. - na wydruku program pokazuje okres jako 4/2026 albo 01.04.2026 - 30.04.2026; klucz uznaje oba zapisy.

Kalendarz biurowy to 8 godzin od poniedziałku do piątku. W kwietniu 2026 r. jest 22 dni od poniedziałku do piątku, ale 6 kwietnia to Poniedziałek Wielkanocny - dzień ustawowo wolny od pracy. Zostaje 21 dni roboczych:

21 dni × 8 h = 168 h - to nominalny czas pracy (wymiar), który program wylicza sam z kalendarza.

W kalendarzu nieobecności wprowadź zwolnienie lekarskie od 14.04 do 16.04.2026 (wtorek-czwartek). Program oznaczy te dni symbolem choroby i nie policzy w nich godzin pracy:

• nieobecność z tytułu choroby: 3 dni = 24 godzin (klucz dopuszcza zapis 3/3),
• rodzaj: wynagrodzenie chorobowe 80% - ta nieobecność wróci na liście płac.

Faktycznie przepracowany czas to wymiar minus nieobecność: 168 h − 24 h = 144 h (18 dni po 8 godzin). Wydrukuj ewidencję - to rezultat 2.

Utwórz listę płac nr 1/04/2026 dla zestawu Magazyn: okres 01.04.2026 - 30.04.2026, data wypłaty 30.04.2026, i dodaj do niej Tadeusza Kaczmarka. Do wydruku wybierz wariant z pełnym rozbiciem: w Symfonii - lista płac rozbudowana, w Optimie - szczegółowa, w InsERT GT - pełna (uwaga pod wykazem rezultatów). Tylko te warianty pokazują wszystkie składki i podatek.

Za dni choroby pracownik nie dostaje wynagrodzenia zasadniczego, tylko wynagrodzenie chorobowe. Przy pensji miesięcznej program pomniejsza podstawę o 1/30 za każdy dzień choroby (zasada z przepisów o ustalaniu wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy):

• potrącenie: 6 000,00 : 30 × 3 = 600,00 zł,
• wynagrodzenie zasadnicze za kwiecień: 6 000,00 − 600,00 = 5 400,00 zł.

Podstawą wymiaru jest wynagrodzenie pomniejszone o składki społeczne pracownika - z tabeli składek: 9,76% + 1,5% + 2,45% = 13,71%. Tadeusz Kaczmarek zachorował w pierwszym miesiącu pracy, więc podstawą jest wynagrodzenie, które otrzymałby za pełny miesiąc:

• podstawa: 6 000,00 − 13,71% = 5 177,40 zł,
• stawka dzienna 100%: 5 177,40 : 30 = 172,58 zł, a 80%: 138,06 zł,
• wynagrodzenie chorobowe: 3 dni × 138,06 = 414,18 zł.

Płaci je pracodawca, bo to pierwsze dni choroby w roku: u poprzedniego pracodawcy (LOGI-TRANS) pracownik chorował 2 dni, razem 5 - mniej niż 33 dni, po których świadczenie przejmuje ZUS.

Brutto to suma składników: 5 400,00 + 414,18 = 5 814,18 zł. Tę kwotę zaksięgujesz potem w księdze jako wynagrodzenie (rezultat 6).

Wynagrodzenie chorobowe nie jest oskładkowane składkami społecznymi (to świadczenie za czas niezdolności do pracy). Podstawą składek emerytalnej, rentowej i chorobowej jest więc samo wynagrodzenie zasadnicze: 5 400,00 zł.

Każdą składkę liczy się osobno i zaokrągla do groszy:

• emerytalna: 5 400,00 × 9,76% = 527,04 zł,
• rentowa: 5 400,00 × 1,5% = 81,00 zł,
• chorobowa: 5 400,00 × 2,45% = 132,30 zł,
• razem: 740,34 zł (klucz uznaje albo trzy kwoty, albo samą sumę).

Składkę zdrowotną liczy się od całego przychodu, także od wynagrodzenia chorobowego, pomniejszonego o składki społeczne pracownika: 5 814,18 − 740,34 = 5 073,84 zł.

Składka zdrowotna: 5 073,84 × 9% = 456,65 zł (zaokrąglenie do groszy). Od 2022 r. składki zdrowotnej nie odlicza się od podatku - w całości zmniejsza wypłatę.

Z oświadczeń pracownika: koszty uzyskania przychodu 250,00 zł (zryczałtowane, praca w miejscowości zamieszkania) i ulga 300,00 zł - 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, bo pracownik złożył PIT-2. Oba parametry ustawia się w kartotece; na liście płac są osobnymi pozycjami.

Podstawa = przychód − składki społeczne pracownika − koszty uzyskania: 5 814,18 − 740,34 − 250,00 = 4 823,84 zł, po zaokrągleniu do pełnych złotych: 4 824,00 zł.

Podatek 12% od podstawy: 4 824,00 × 12% = 578,88 zł, minus ulga 300,00 zł = 278,88 zł, po zaokrągleniu do pełnych złotych: zaliczka 279,00 zł.

Do wypłaty: 5 814,18 − 740,34 − 456,65 − 279,00 = 4 338,19 zł. Ta kwota idzie na przelew. Wydrukuj listę płac - to rezultat 3.

Przelew generuje się z listy płac (Wypłaty / Przelewy). Odbiorcą jest pracownik: Kaczmarek Tadeusz, rachunek 38 1160 4730 5096 1634 9572 6305 z kartoteki. Sprawdź numer cyfra po cyfrze - rachunek odbiorcy to osobne kryterium.

Kwota przelewu to wynagrodzenie netto z listy płac: 4 338,19 zł. Klucz uzna też kwotę netto z własnej listy płac zdającego, jeśli lista ma błąd.

Zleceniodawcą jest pracodawca: OPAKOL Damian Kot (w dwóch wierszach nazwy, bo kratek jest 27; klucz dopuszcza też „OPAKOL” albo „Damian Kot”), rachunek bieżący 23 2490 0005 0000 4000 9423 4351.

Tytułem: wynagrodzenie za 04/2026 (w drugim wierszu numer listy płac). Data wystawienia: 30.04.2026. Wydrukuj przelew - to rezultat 4.

W Płatniku załóż kartotekę płatnika: typ - osoba fizyczna, z zaznaczonym manualnym wprowadzaniem danych i zakresem „bez aktualizacji kartotek”. Stopa składki wypadkowej od kwietnia 2026 r.: 1,67%.

Płatnikiem składek jest właściciel jako osoba fizyczna: NIP 5338547040 i PESEL 85090907976 (REGON 791431902). Komunikaty o „niepotwierdzonych danych płatnika w ZUS” i „błędach w bloku wielokrotnym” arkusz każe zignorować i zapisać dokument.

Nazwa skrócona: OPAKOL i numer PESEL zdającego (tu: Bartosz Bryniarski). Nazwisko i imię płatnika: Kot Damian, data urodzenia 09.09.1985.

Kartoteka ubezpieczonego: PESEL 86120126657, Kaczmarek Tadeusz, data urodzenia 01.12.1986. Data urodzenia zgadza się z PESEL (861201 - 1 grudnia 1986).

Obywatelstwo: polskie, płeć: M. Płeć potwierdza PESEL: dziesiąta cyfra (5) jest nieparzysta, a nieparzysta oznacza mężczyznę.

Kod tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0 - pracownik (01 10), bez prawa do emerytury lub renty (0) i bez niepełnosprawności (0). Kod wykonywanego zawodu z arkusza: 432103.

Obowiązek ubezpieczeń pracownika powstaje w dniu nawiązania stosunku pracy, czyli w dniu rozpoczęcia pracy: 01.04.2026 (nie w dniu zawarcia umowy 31.03.2026).

Pracownik podlega obowiązkowo wszystkim czterem ubezpieczeniom społecznym: zaznacz X przy emerytalnym, rentowym, chorobowym i wypadkowym. Pól ubezpieczeń dobrowolnych nie wypełniaj - klucz wprost zaznacza, że punkt jest tylko bez nich.

Obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego powstaje tego samego dnia: 01.04.2026, kod oddziału NFZ 10R (podlaski). Dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne zostaje puste.

Adres zameldowania na stałe miejsce pobytu: 16-080 Tykocin, ul. Piekarska 15 - kod, miejscowość, gmina, ulica i numer domu w osobnych polach. Adres zamieszkania jest taki sam, więc osobnego bloku nie wypełnia się.

W oświadczeniu płatnika data wypełnienia: 07.04.2026 - zgodnie z poleceniem. Mieści się w ustawowym terminie 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczeń. Zweryfikuj dokument, zapisz go mimo komunikatów i wydrukuj - to rezultat 5.

W programie finansowo-księgowym faktury wprowadzaj do rejestrów VAT (zakupu i sprzedaży) z opcją przeniesienia do księgi - program sam utworzy zapis w odpowiedniej kolumnie KPiR. Przy każdej fakturze w zakładce JPK_VAT zaznacz BFK (faktura spoza KSeF) - tak każe uwaga arkusza. Listę płac księguje się bezpośrednio w księdze.

Do księgi trafiają kwoty netto - firma jest czynnym podatnikiem VAT, więc VAT odliczony nie jest kosztem. Wpisy porządkuje data zdarzenia, a numeracja jest łączna w ciągu roku.

Faktura od TEKTIL z 07.04.2026, nr 170/2026 (kontrahent: NIP 3927073456, TEKTIL sp. z o.o., ul. Modra 11, 15-157 Białystok): tektura falista (400 arkuszy po 6,22 zł), klej (20 kg po 30,75 zł) i zszywki (4 op. po 35,12 zł). To materiały podstawowe do produkcji opakowań, więc zapis idzie do kolumny 10 „zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu”: 2 488,00 + 615,00 + 140,48 = 3 243,48 zł netto (VAT 746,00 zł odlicza się w całości).

Klucz ocenia kontrahenta po numerze NIP; w 17-kolumnowej księdze uznaje nazwę i adres.

Faktura od COMP Jan Wąs z 07.04.2026, nr 580/2026 (NIP 4967938816): 1 godzina usługi informatycznej. Usługa nie jest materiałem ani towarem, więc trafia do kolumny 13 „pozostałe wydatki”: 98,00 zł netto (VAT 22,54 zł odlicza się w całości). Ma tę samą datę co zakup materiałów - kolejność wpisów z jednego dnia nie wpływa na ocenę.

Faktura sprzedaży: 21.04.2026, nr 1/04/2026 dla Hurtowni KAJA (NIP 9718115722): 50 kartonów klapowych po 43,00 zł i 20 pudełek fasonowych po 167,00 zł. Przychód netto 2 150,00 + 3 340,00 = 5 490,00 zł trafia do kolumny 7 „wartość sprzedanych towarów i usług” i do sumy w kolumnie 9. VAT należny 1 262,70 zł nie jest przychodem.

Lista płac nr 1/04/2026 z 30.04.2026 - do kolumny 12 „wynagrodzenia w gotówce i w naturze” wpisuje się wynagrodzenie brutto: 5 814,18 zł (zasadnicze i chorobowe razem). Klucz uzna też brutto z własnej listy płac zdającego.

Kolumna 6 opisuje, czego dotyczy zdarzenie: zakup materiałów produkcyjnych, usługa informatyczna, sprzedaż wyrobów gotowych, wynagrodzenie brutto pracownika. Program podpowiada opis z rejestru - popraw go, jeśli brzmi ogólnie („faktura”, „dokument”), bo klucz ocenia sens opisu przy wszystkich czterech wpisach jednym kryterium.

Wydruk za kwiecień kończą sumy miesiąca i - przy sumowaniu narastającym - sumy od początku roku (tu takie same, bo kwiecień jest pierwszym miesiącem działalności w programie):

• przychód (kolumny 7 i 9): 5 490,00 zł,
• zakup materiałów (kolumna 10): 3 243,48 zł,
• wydatki razem (kolumna 14 = 12 + 13): 5 814,18 + 98,00 = 5 912,18 zł.

Wydrukuj księgę - to rezultat 6.

Lista płac rozbudowana pokazuje też składki, które pracodawca płaci ponad wynagrodzenie brutto - od tej samej podstawy 5 400,00 zł:

• emerytalna 527,04 zł, rentowa 351,00 zł, wypadkowa 90,18 zł,
• Fundusz Pracy i Solidarnościowy 132,30 zł, FGŚP 5,40 zł.

Całkowity koszt zatrudnienia Tadeusza Kaczmarka w kwietniu: 5 814,18 + składki pracodawcy = 6 920,10 zł. Klucz tego nie ocenia, ale te kwoty trafią do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA i raportu RCA za kwiecień.

Przed oddaniem sprawdź komplet sześciu wydruków: umowa o pracę, ewidencja czasu pracy, lista płac (rozbudowana / szczegółowa / pełna), polecenie przelewu, ZUS ZUA i księga za kwiecień 2026 r.

• Na każdym wydruku z programu pod nazwą podmiotu jest numer PESEL zdającego (tu: Bartosz Bryniarski) - bez niego wydruku nie da się przypisać.
• Kontrola krzyżowa: brutto z listy płac (5 814,18 zł) = kolumna 12 księgi; do wypłaty (4 338,19 zł) = kwota przelewu; 1.04.2026 w umowie = data obowiązku ubezpieczeń w ZUA.
• Wydruki próbne lub błędne oznacz jako brudnopis, a na ostatniej stronie arkusza wpisz liczbę kartek czystopisu i brudnopisu.