Rozwiązanie krok po kroku: Obsługa rezerwacji hotelowej

Zanim cokolwiek wpiszemy, ustalamy dane, z których korzysta większość druków:

• Liczba dób: od 27 do 30 lipca to 3 noclegi (27/28, 28/29, 29/30). Dni pobytu są cztery, dób - trzy.
• Sezon: cennik pokoi ma kolumny „od 01.10 do 30.04” i „od 01.05 do 30.09”. Lipiec należy do drugiej: pokój dwuosobowy 540,00 zł za dobę. Cena dotyczy pokoju, a pokoje są dwa.
• Liczba osób: 4 - państwo Beata i John oraz synowie Piotr (14 lat) i Paweł (15 lat). Wiek dzieci jest ważny przy cenie lotu balonem (ulga dla dzieci w wieku 7-16 lat).
• Godziny przyjazdu i wyjazdu: przyjazd „po obiedzie, około 14-tej” (zgadza się z początkiem doby hotelowej o 14.00), wyjazd „zaraz po śniadaniu”.

Cennik zabiegów jest w czterech językach o tej samej treści. Z wersji angielskiej:

• „Summer breath” („Letni oddech”) - 6 godzin, 440 zł/os.; karnet można wykorzystać raz, dwa razy po 3 godziny albo trzy razy po 2 godziny,
• „Sea breeze” („Morska bryza”) - 9 godzin, 620 zł/os.; karnet można wykorzystać raz albo trzy razy po 3 godziny.

Pani Wagner zamawia seans 3-godzinny codziennie. Seanse wypadają 27.07, 28.07, 29.07 - w dniu wyjazdu goście wyjeżdżają po śniadaniu - czyli 3 × 3 h = 9 godzin. Taki sposób korzystania („3 times for 3 hours each”) dopuszcza tylko pakiet „Sea breeze” za 620,00 zł/os. „Summer breath” starczyłby na dwa seanse po 3 godziny.

W dokumentach po polsku nazywamy pakiet „Morska bryza” - tak jak nazwę tłumaczą wersje niemiecka („Meeresbrise”) i francuska („Brise marine”). Pakiet jest dla dwóch osób: pani Beaty i pana Johna.

• Dane gości: imiona i nazwiska wszystkich czterech osób z „Danych gości” i wspólny adres: ul. Piotrkowska 18, 92-701 Łódź.
• Informacje na temat dzieci: imię, nazwisko i wiek każdego z synów - Piotr Wagner, 14 lat; Paweł Wagner, 15 lat (R.1.1). Wiek dzieci decyduje o cenach usług z ulgą, więc recepcja musi go mieć w rezerwacji.

• Termin pobytu: 27.07.2022 r. - 30.07.2022 r. (R.1.2).
• Liczba osób: 4 - dwoje dorosłych i dwoje dzieci (R.1.3).
• Ilość i rodzaj j.m.: 2 pokoje dwuosobowe (R.1.4). Czteroosobowa rodzina mieści się w dwóch pokojach dwuosobowych bez dostawek - tak zamówiła pani Wagner.

Rozpisujemy posiłki na dni pobytu, pamiętając o godzinie przyjazdu i wyjazdu:

• 27.07 goście przyjeżdżają po obiedzie - pierwszy posiłek to kolacja.
• 30.07 wyjeżdżają zaraz po śniadaniu - ostatni posiłek to śniadanie.
• Śniadania są w cenie noclegu - wpisujemy je, ale na fakturze ich nie będzie (R.1.5).

Każdą usługę wpisujemy z rodzajem, terminem i liczbą:

• wino czerwone wytrawne - butelka do każdej z 3 kolacji (27.07, 28.07, 29.07),
• pakiet SPA „Morska bryza” dla pani Beaty i pana Johna, codziennie od 15.30,
• kort do tenisa ziemnego dla synów, 1 godzina codziennie od 16.30,
• lot balonem 28.07 po śniadaniu dla całej rodziny,
• basen - rodzina chce z niego korzystać codziennie (bezpłatny, ale to życzenie gości),
• parking strzeżony od 27.07 do 30.07 dla samochodu Land Rover EL 789789.

„Codziennie” to 27.07, 28.07, 29.07: w dniu wyjazdu rodzina wyjeżdża po śniadaniu, więc popołudniowych usług już nie ma. Klucz wymaga co najmniej 4 kompletnych informacji z 6 (R.1.6) - wpisujemy wszystkie.

• Forma płatności: karta płatnicza MasterCard - hotel honoruje MasterCard, więc płatność jest możliwa.
• Termin płatności: 30.07.2022 r. - dzień wyjazdu.
• Nr karty płatniczej: 1210 0000 5678 3334 - z „Danych gości”, przy pani Beacie (R.1.7).
• Nazwisko i imię okaziciela karty: Wagner Beata - druk prosi o kolejność „nazwisko i imię”.

• Dane osoby dokonującej rezerwacji: Beata Wagner, ul. Piotrkowska 18, 92-701 Łódź, tel. 42 450 56 00 - z nagłówka jej listu (R.1.8). Telefon jest tylko w zamówieniu, nie w danych gości.
• Data dokonania rezerwacji: 08.01.2022 r. List jest datowany 07.01.2022 i wysłany z Łodzi, więc do hotelu dociera najwcześniej następnego dnia. Klucz przyjmuje 07.01 albo 08.01.2022 (R.1.9).
• Podpis pracownika recepcji (XYZ) jest nadrukowany.

Potwierdzenie to list na papierze firmowym hotelu, wysyłany pocztą „na adres domowy”:

• miejscowość i data sporządzenia: Sopot, 08.01.2022 r. - ten sam dzień, w którym przyjmujemy rezerwację (R.2.1),
• adresat w prawym górnym rogu: Pani Beata Wagner, ul. Piotrkowska 18, 92-701 Łódź (R.2.2).

Zaczynamy od zwrotu grzecznościowego „Szanowna Pani” i potwierdzamy rezerwację z terminem 27.07.2022 r. - 30.07.2022 r. i liczbą osób (R.2.3).

• 2 pokoje dwuosobowe - 540,00 zł za pokój za dobę (R.2.4). Piszemy wprost, że cena dotyczy pokoju, żeby gość nie pomyślał, że to cena za osobę albo za oba pokoje.
• W cenie noclegu: śniadanie (bufet), depozyt i podatek VAT - przepisane spod cennika pokoi (R.2.7).

Z menu hotelu: obiad 100,00 zł/os., kolacja 80,00 zł/os. (R.2.5). Śniadania nie wyceniamy - jest w cenie noclegu.

Każda zamówiona usługa z ceną jednostkową brutto:

• wino czerwone wytrawne - 130,00 zł za butelkę (białe półwytrawne kosztuje 75 zł - goście zamówili czerwone),
• pakiet SPA „Morska bryza” - 620,00 zł/os.,
• kort do tenisa ziemnego - 60,00 zł za godzinę (tenis stołowy to inna usługa, 20 zł),
• lot balonem - dwie ceny: 150,00 zł za osobę dorosłą i 100,00 zł za dziecko w wieku 7-16 lat; obaj synowie (14 i 15 lat) mieszczą się w tym przedziale,
• parking strzeżony - 35,00 zł za dobę (cena z kwitu parkingowego - oferta jej nie podaje),
• basen - bezpłatnie (R.2.6).

• Potwierdzamy formę płatności: kartą płatniczą MasterCard w dniu wyjazdu (R.2.8).
• Informujemy o dobie hotelowej: od 14.00 do 12.00 (R.2.10).
• Kończymy podziękowaniem, zwrotem „Z poważaniem” i podpisem pracownika recepcji (R.2.9).

Procedura check-in to kolejne czynności recepcjonisty od chwili, gdy gość podchodzi do recepcji, do wydania klucza. Opisujemy je w punktach, w kolejności, w jakiej się je wykonuje:

1. powitanie gości (R.3.1),
2. zapytanie, czy goście mają rezerwację i na jakie nazwisko (R.3.2),
3. sprawdzenie rezerwacji w systemie - termin, pokoje, wyżywienie i usługi (R.3.3).

Dla konkretu wplatamy dane tej rezerwacji - pokazują, że procedura dotyczy rodziny Wagnerów, a nie dowolnego gościa.

1. pobranie dokumentów niezbędnych do rejestracji - dokumentu tożsamości (tu dowodu osobistego pani Wagner) i karty płatniczej (R.3.4),
2. zarejestrowanie gości - wypełnienie i podpisanie karty rejestracyjnej, wprowadzenie danych do systemu (R.3.5),
3. otwarcie rachunku gości - konta, na które w czasie pobytu trafiają obciążenia za obiady, kolacje, wino, SPA, kort, lot balonem i parking, rozliczane fakturą przy wyjeździe (R.3.9).

1. przekazanie informacji o usługach hotelu - godziny posiłków, terminy zarezerwowanych usług, basen, parking (tu wydajemy kwit parkingowy), doba hotelowa (R.3.6),
2. wydanie kluczy i kart pobytu (R.3.7),
3. zaproponowanie pomocy przy bagażach i życzenie miłego pobytu (R.3.8).

Klucz oceniania wymienia te same dziewięć czynności - każda jest osobnym kryterium, więc pominięcie jednej to utrata punktu.

• Rodzaj pokoju: dwuosobowy. Numer pokoju (222) i numer rezerwacji są nadrukowane.
• Przyjazd i wyjazd w trzech kratkach - dzień, miesiąc, rok: 27 | 07 | 2022 i 30 | 07 | 2022 (R.4.1).

• Nazwisko: Wagner, imię: Beata (R.4.2),
• seria i nr dokumentu tożsamości: ADA 125470 - dowód osobisty z „Danych gości” (R.4.3),
• adres rozbity na pola druku: miejscowość Łódź, kod 92-701, ulica Piotrkowska, nr 18,
• forma płatności: znak X w kratce Karta płatnicza - tylko w jednej.

Podpis gościa zostawiamy pusty - składa go pani Wagner przy recepcji.

Kwit wystawiamy dla pana Johna Wagnera - tak mówi polecenie:

• imię i nazwisko gościa: John Wagner (R.5.1),
• marka pojazdu: Land Rover, nr rejestracyjny: EL 789789 - przepisany z zamówienia (R.5.2).

• Znakiem X zaznaczamy trzy pola: miesiąc VII, dzień przyjazdu 27, dzień wyjazdu 30 (R.5.3).
• Do zapłaty: 3 doby × 35,00 zł = 105,00 zł (R.5.4). Parking liczymy za doby, tak jak nocleg: samochód stoi od 27.07 do 30.07, czyli trzy noce.

• Miejsce i data wystawienia: Sopot, 30.07.2022 r. - fakturę wystawiamy w dniu wyjazdu, przed płatnością (R.6.1).
• Sprzedawca: Hotel Horyzont***** SPA, ul. Nadmorska 175, 81-712 Sopot, NIP 111 222 33 44 - z oferty hotelu (R.6.2).
• Nabywca: Beata Wagner, ul. Piotrkowska 18, 92-701 Łódź - to ona zamawia i płaci (R.6.3).

Ceny w ofercie są cenami brutto („Wszystkie proponowane ceny są cenami brutto”). Wpisujemy wartość brutto, a netto i podatek wyodrębniamy: netto = brutto / (1 + stawka).

• Nocleg - pokój dwuosobowy: 6 × 540,00 = 3 240,00 zł brutto; netto 3 240,00 / 1,08 = 3 000,00 zł, VAT 3 240,00 − 3 000,00 = 240,00 zł; cena jednostkowa netto 540,00 / 1,08 = 500,00 zł - liczba to 2 pokoje × 3 doby = 6 dób (R.6.5),
• Obiad: 8 × 100,00 = 800,00 zł brutto; netto 800,00 / 1,08 = 740,74 zł, VAT 800,00 − 740,74 = 59,26 zł; cena jednostkowa netto 100,00 / 1,08 = 92,59 zł,
• Kolacja: 12 × 80,00 = 960,00 zł brutto; netto 960,00 / 1,08 = 888,89 zł, VAT 960,00 − 888,89 = 71,11 zł; cena jednostkowa netto 80,00 / 1,08 = 74,07 zł.

Usługi hotelarskie i gastronomiczne mają stawkę 8%. Śniadań nie wpisujemy - są w cenie noclegu.

Sprzedaż alkoholu i zabiegi relaksacyjne, tenis ziemny - stawka 23%:

• Wino czerwone wytrawne: 3 × 130,00 = 390,00 zł brutto; netto 390,00 / 1,23 = 317,07 zł, VAT 390,00 − 317,07 = 72,93 zł; cena jednostkowa netto 130,00 / 1,23 = 105,69 zł (R.6.6),
• Pakiet SPA „Morska bryza”: 2 × 620,00 = 1 240,00 zł brutto; netto 1 240,00 / 1,23 = 1 008,13 zł, VAT 1 240,00 − 1 008,13 = 231,87 zł; cena jednostkowa netto 620,00 / 1,23 = 504,07 zł (R.6.7),
• Tenis ziemny - wynajęcie kortu: 3 × 60,00 = 180,00 zł brutto; netto 180,00 / 1,23 = 146,34 zł, VAT 180,00 − 146,34 = 33,66 zł; cena jednostkowa netto 60,00 / 1,23 = 48,78 zł.

Pakiet liczymy za osobę (2 osoby), a nie za seans - cena 620 zł obejmuje wszystkie trzy trzygodzinne wejścia. Kort - 3 godziny, po jednej dziennie.

• Lot balonem - os. dorosła: 2 × 150,00 = 300,00 zł brutto; netto 300,00 / 1,23 = 243,90 zł, VAT 300,00 − 243,90 = 56,10 zł; cena jednostkowa netto 150,00 / 1,23 = 121,95 zł,
• Lot balonem - dziecko: 2 × 100,00 = 200,00 zł brutto; netto 200,00 / 1,23 = 162,60 zł, VAT 200,00 − 162,60 = 37,40 zł; cena jednostkowa netto 100,00 / 1,23 = 81,30 zł (R.6.8),
• Parking strzeżony: 3 × 35,00 = 105,00 zł brutto; netto 105,00 / 1,23 = 85,37 zł, VAT 105,00 − 85,37 = 19,63 zł; cena jednostkowa netto 35,00 / 1,23 = 28,46 zł.

Lot balonem dla dorosłych i dla dzieci to dwie pozycje - mają różne ceny jednostkowe, a w jednej pozycji faktury może być tylko jedna cena. Organizacja usług turystycznych i usługi parkingowe mają stawkę 23%.

Wszystkie dziewięć pozycji faktury to usługi zamówione i płatne (R.6.4); usług bezpłatnych (basen) i wliczonych w cenę noclegu (śniadania) na fakturę nie wpisujemy.

Pod tabelą sumujemy kolumny osobno dla każdej stawki:

• 23% (wino, SPA, kort, lot balonem, parking): netto 1 963,41 zł, VAT 451,59 zł, brutto 2 415,00 zł,
• 8% (noclegi, obiady, kolacje): netto 4 629,63 zł, VAT 370,37 zł, brutto 5 000,00 zł,
• 5% i 0% - brak takich usług, wstawiamy kreski,
• RAZEM: netto 6 593,04 zł, VAT 821,96 zł, brutto 7 415,00 zł (R.6.9).

Sprawdzenie: suma brutto obu stawek 2 415,00 + 5 000,00 = 7 415,00, a netto + VAT = brutto w każdym wierszu.

• Do zapłaty: 7 415,00 zł - suma brutto z wiersza RAZEM.
• Słownie: siedem tysięcy czterysta piętnaście złotych 00/100.
• Forma i termin zapłaty: karta płatnicza MasterCard, 30.07.2022 r. (R.6.10).
• Podpis osoby uprawnionej do wystawienia faktury - podpisuje zdający jako pracownik recepcji.

Na koniec sprawdzamy zgodność dokumentów ze sobą:

• termin 27.07.2022 r. - 30.07.2022 r. jest taki sam na karcie rezerwacji, w potwierdzeniu, na karcie rejestracyjnej i kwicie parkingowym,
• liczby posiłków z karty rezerwacji (8 obiadów, 12 kolacji, 3 butelki wina) zgadzają się z fakturą,
• cena parkingu na fakturze (105,00 zł) jest taka sama jak na kwicie,
• karta rejestracyjna jest dla pani Beaty, a kwit parkingowy dla pana Johna,
• procedura check-in ma wszystkie dziewięć czynności,
• wszystkie dokumenty są po polsku - pakiet SPA z cennika w języku obcym ma polską nazwę.