Asystent kierownika produkcji po zakończeniu produkcji filmu przygotowuje dane do kosztorysu powykonawczego dla kierownika produkcji w oparciu o
Prawidłowo, bo przygotowując kosztorys powykonawczy po zakończeniu produkcji filmu, najważniejsze są realne dane z księgowości oraz planowany kosztorys, według którego rozliczało się projekt. To właśnie z tych dwóch źródeł asystent kierownika produkcji czerpie informacje do sporządzenia rzetelnego podsumowania wydatków. Dane z księgowości to twarde liczby – faktury, rachunki, płatności, rozliczenia podatkowe i inne dokumenty finansowe. Bez nich nie da się uczciwie porównać, ile rzeczywiście wydano i na co. Z drugiej strony planowany kosztorys jest punktem odniesienia – pokazuje, jak rozpisano budżet na początku i jakie były założenia. Porównując jedno z drugim, widać odchylenia, czyli gdzie wydano za dużo albo udało się coś zaoszczędzić. Tak się to robi w branży, bo inwestorzy, producenci czy sponsorzy oczekują transparentności i profesjonalnej dokumentacji powykonawczej. W praktyce często właśnie na tej podstawie wyciąga się wnioski na przyszłość, poprawia planowanie kolejnych produkcji i rozlicza się z zespołem. Moim zdaniem każdy, kto chce działać profesjonalnie przy produkcji filmowej, powinien tę procedurę znać na wylot i nie zadowalać się tylko "papierologią" – tu chodzi o realne pieniądze i odpowiedzialność za nie.
W tej sytuacji bardzo łatwo można się pomylić, bo produkcja filmowa to skomplikowany proces i nie zawsze oczywiste jest, które dokumenty mają kluczowe znaczenie przy rozliczaniu projektu. Często pojawia się mylne przekonanie, że scenariusz lub wynegocjowane stawki są wystarczające do sporządzenia kosztorysu powykonawczego. Tak naprawdę jednak scenariusz służy przede wszystkim do planowania artystycznego i produkcyjnego, pomaga określić zakres prac, ale nie zawiera żadnych danych o faktycznych kosztach. Wynegocjowane stawki to tylko punkty wyjścia – w trakcie produkcji często pojawiają się nieprzewidziane wydatki, zmiany zakresu czy inne sytuacje, które wpływają na końcowy bilans. Eksplikacja reżyserska i cenniki również nie dają pełnego obrazu; eksplikacja to dokument artystyczny, a cenniki są orientacyjne, nie pokazują realnych wydatków. Kosztorys wstępny i scenariusz pomagają zaplanować budżet, ale nie pozwalają rozliczyć się z wydanych środków, bo nie uwzględniają faktycznych płatności, faktur i rozliczeń podatkowych. Moim zdaniem to częsty błąd początkujących – skupianie się na planach i założeniach zamiast na konkretnych danych finansowych. W branży standardem jest, że kosztorys powykonawczy powstaje w oparciu o dane z księgowości oraz planowany kosztorys, bo tylko wtedy można rzetelnie i transparentnie rozliczyć całość produkcji. To podstawa profesjonalnego podejścia i uczciwości wobec inwestorów oraz całego zespołu.