Sekretarka planu to jedna z kluczowych osób w pionie reżyserskim podczas produkcji filmowej czy telewizyjnej. Jej obecność na planie jest absolutnie niezbędna, bo to właśnie ona odpowiada za skrupulatne prowadzenie dokumentacji zdjęciowej, sporządzanie raportów dziennych oraz pilnowanie zgodności scenariusza z realizowanymi ujęciami. Moim zdaniem, bez dobrze zorganizowanej sekretarki planu bardzo łatwo o chaos – ktoś musi przecież odnotowywać wszystkie zmiany, poprawki i decyzje reżyserskie w trakcie zdjęć. W praktyce często to właśnie sekretarka planu kontroluje, które ujęcia zostały już nagrane, a które wymagają powtórek, co pozwala uniknąć kosztownych błędów na etapie montażu. Branżowym standardem jest, żeby tą rolą zajmowała się osoba skrupulatna i komunikatywna, która potrafi współpracować zarówno z reżyserem, jak i resztą ekipy. Z mojego doświadczenia wynika też, że dobra sekretarka planu bywa często prawą ręką reżysera – nie tylko pilnuje dokumentacji, ale też podpowiada rozwiązania logistyczne. Właśnie dlatego przypisanie sekretarki planu do pionu reżyserskiego jest zgodne z dobrymi praktykami produkcji filmowej i telewizyjnej.
W produkcji filmowej i telewizyjnej łatwo pomylić zadania i odpowiedzialności poszczególnych członków ekipy, zwłaszcza gdy nazwy stanowisk wydają się podobne lub nie do końca jasne. Szwenkier, czyli operator kamery odpowiedzialny za ruchy kamery zgodnie z wytycznymi operatora zdjęć, należy do pionu operatorskiego, a jego zadania są stricte techniczne – polegają na obsłudze sprzętu, a nie na wsparciu reżysera w prowadzeniu dokumentacji czy organizacji planu. Administrator z kolei to osoba zarządzająca sprawami administracyjnymi produkcji, raczej z biura niż z planu filmowego, i nie jest bezpośrednio związana z procesem twórczym czy planowaniem zdjęć. Kierownik planu to stanowisko bardzo ważne, ale przypisywane do pionu produkcji – on odpowiada za logistykę, organizację pracy na planie, bezpieczeństwo i sprawne działanie całej ekipy, ale nie uczestniczy bezpośrednio w realizacji wizji reżyserskiej czy dokumentowaniu przebiegu zdjęć. Typowym błędem jest utożsamianie funkcji związanych z szeroko pojętym zarządzaniem planem z rolą sekretarki planu. Tymczasem sekretarka planu to specjalistka (lub specjalista) od dokumentacji zdjęciowej, która pracuje w ścisłym kontakcie z reżyserem i jest formalnie członkiem pionu reżyserskiego. Sekretarka planu pilnuje, żeby realizacja była zgodna z założeniami scenariusza, prowadzi szczegółowe raporty i dba o zachowanie ciągłości zdjęć. To jest zgodne z dobrymi praktykami branżowymi, bo bez tej osoby reżyser traci cenne wsparcie organizacyjne i dokumentacyjne. Warto więc pamiętać, że prawidłowe przypisanie ról na planie ma kluczowe znaczenie dla sprawnego przebiegu produkcji i zgodności z zawodowymi standardami.