Uzyskanie zgody na organizację imprezy masowej jest absolutnie kluczowe przy realizacji plenerowego koncertu transmitowanego przez telewizję i z udziałem publiczności. Wynika to z przepisów ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych, która jasno określa, jakie wydarzenia traktowane są jako masowe i jakie obowiązki wtedy spoczywają na organizatorze. Gdy liczba uczestników przekracza ustalone limity (najczęściej 1000 osób na otwartym terenie) i wydarzenie ma charakter artystyczno-rozrywkowy, to bez oficjalnej zgody władz lokalnych nie można legalnie przeprowadzić takiego koncertu. Moim zdaniem to bardzo ważne, bo chodzi nie tylko o porządek, ale też o bezpieczeństwo ludzi – reakcje służb ratunkowych, kontrolę tłumu, zabezpieczenia techniczne itd. W praktyce organizator musi przygotować szereg dokumentów: plan zabezpieczenia wydarzenia, uzgodnić obecność służb, zadbać o drogi ewakuacyjne czy odpowiednią ilość sanitariatów. Telewizja dodatkowo narzuca swoje wymagania, np. strefy dla kamer, strefy dla VIP-ów – a wszystko to musi być wpisane w dokumentację imprezy masowej. W Polsce, nie mając tej zgody, nie dostaniesz pozwolenia na scenę, nagłośnienie, a nawet nie podłączysz się pod prąd komunalny. Warto wiedzieć, że błędy w tej procedurze prowadzą do kar finansowych albo nawet przerwania imprezy przez służby.
Wiele osób myli pojęcia związane z organizacją wydarzeń plenerowych, szczególnie gdy chodzi o koncerty z dużą widownią i transmisją telewizyjną. Samo uzyskanie zgody na organizację widowni nie jest równoznaczne z formalnym pozwoleniem na imprezę masową – to tylko jeden z elementów większej całości. Zatrudnienie firmy porządkowej czy ochroniarskiej, choć faktycznie bardzo istotne, nie może być traktowane jako zamiennik oficjalnej zgody. Te firmy pomagają zapewnić czystość i bezpieczeństwo, ale ich obecność wynika właśnie z wymogów postawionych w trakcie uzyskiwania zgody na imprezę masową. Wielu początkujących organizatorów skupia się na aspektach porządkowych lub zabezpieczeniu, bo wydaje się, że to najważniejsze, ale przepisy jasno wskazują, że bez zatwierdzonej procedury masowej wydarzenie nie powinno się w ogóle odbyć. Częstym błędem jest też przekonanie, że telewizyjna transmisja wymaga tylko oddzielnych zgód medialnych – tymczasem kluczowa jest formalna rejestracja całego wydarzenia w urzędzie (najczęściej w gminie lub mieście). Praktyka pokazuje, że nawet perfekcyjnie zorganizowana ochrona czy sprzątanie nie wystarczą – bez centralnej zgody na imprezę masową możesz zostać uznany za organizatora nielegalnego zgromadzenia, co grozi poważnymi konsekwencjami finansowymi i prawnymi. W skrócie, zgoda na imprezę masową to podstawa, a reszta, jak firmy porządkowe czy ochrona, to już tylko elementy większej układanki bezpieczeństwa i logistyki.