Sekretarka planu na planie filmowym ma bardzo precyzyjny zakres obowiązków i sporządzanie raportów montażowych to jedna z kluczowych spraw. W praktyce wygląda to tak, że każdego dnia zdjęciowego sekretarka dokumentuje, co dokładnie zostało nagrane, w jakich ujęciach, jakie były powtórki, odnotowuje też wszelkie istotne uwagi dotyczące synchronizacji dźwięku z obrazem czy ewentualnych braków technicznych. Te raporty są potem bazą dla montażysty, który musi wiedzieć nie tylko co jest na taśmie, ale i jak to zostało zrealizowane. Dzięki temu proces montażu idzie sprawniej, a szanse na jakieś poważniejsze wpadki czy pominięcia są o wiele mniejsze. Spotkałem się z sytuacją, gdzie brak dokładnych raportów z planu powodował ogromne zamieszanie w postprodukcji – dosłownie szukanie igły w stogu siana. Zgodnie z dobrymi praktykami branżowymi, sekretarka planu powinna być bardzo skrupulatna, bo od jej dokumentacji zależy potem jakość całego filmu. To trochę jakby prowadziła dziennik z planu – niby nic wielkiego, ale jak tego zabraknie, to od razu wszystko się sypie. Oczywiście w większych produkcjach istnieją jeszcze różne elektroniczne systemy raportowania, ale niezależnie od techniki, zasada jest ta sama – raport montażowy to podstawa komunikacji między ekipą zdjęciową a montażystą.
Rola sekretarki planu jest często rozumiana nieco szerzej, niż w rzeczywistości wygląda to na profesjonalnych planach filmowych. Prowadzenie rejestru wydatków na planie to zadanie raczej dla kierownika produkcji lub osoby od finansów, nie leży to w kompetencjach sekretarki planu. Pieniądze, faktury, budżet – to zupełnie inna działka, bo sekretarka skupia się na dokumentacji kreatywnej, nie na kontrolowaniu budżetu. Przygotowywanie materiałów do zwiastunów bywa mylone z zadaniami na planie, ale to głównie praca działu marketingu i montażystów w fazie postprodukcji. Sekretarka nie selekcjonuje materiałów na potrzeby zwiastuna, jej zadaniem jest raczej odnotowanie wszystkich nagranych ujęć i ich szczegółów, żeby ktoś inny mógł potem do tych materiałów łatwo dotrzeć. Przygotowanie taśm do nagrywania postsynchronów to z kolei bardzo techniczna sprawa, która należy do ekipy dźwiękowej i montażysty dźwięku. Sekretarka nie odpowiada za przygotowanie fizycznych nośników, tylko za dokumentację dotyczącą potrzeby ich nagrania – na przykład jakie partie dialogów wymagają postsynchronów i w jakich ujęciach wystąpił problem z dźwiękiem. Częstym błędem jest przekonanie, że sekretarka planu to taki trochę "człowiek od wszystkiego", ale to nieprawda – jej zadania są bardzo ściśle określone i dotyczą głównie systematycznego raportowania przebiegu zdjęć dla potrzeb montażu. Utrzymanie wysokiej jakości tej dokumentacji jest absolutnie kluczowe według standardów branżowych, bo pozwala uniknąć chaosu na etapie montażu oraz gwarantuje, że każda scena zostanie właściwie zidentyfikowana i wykorzystana.