Raporty zdjęciowe to podstawa, jeśli chodzi o wyliczanie dziennego zużycia negatywu obrazu. Takie zestawienie pokazuje dokładnie, ile materiału światłoczułego faktycznie zużyto konkretnego dnia na realizację zdjęć. W praktyce raport zdjęciowy jest dokumentem operacyjnym, w którym zapisywane są wszelkie dane dotyczące planu zdjęciowego, w tym liczba klatek, zużycie taśmy, ilość powtórek, a nawet rodzaj sprzętu – wszystko to, co pozwala na rzetelne rozliczenie materiałów. To właśnie te raporty pozwalają na kontrolę zużycia, ograniczają ryzyko niedoszacowania liczby rolek i pomagają w planowaniu zakupów. Branżowo jest to standardowa procedura i z mojego doświadczenia wynika, że każda profesjonalna ekipa filmowa czy fotogrametryczna traktuje takie raporty bardzo poważnie. Często prowadzi się je w wersji elektronicznej, żeby uniknąć błędów i mieć szybki dostęp do danych historycznych. Dzięki temu można też analizować, czy nie pojawiają się jakieś niepożądane tendencje, na przykład nadmierne zużycie wynikające z błędów operatorskich czy złej organizacji pracy. Krótko mówiąc, raport zdjęciowy to nie tylko narzędzie kontroli, ale też podstawa do oceny efektywności i kosztów produkcji.
Spośród podanych propozycji tylko raporty zdjęciowe umożliwiają precyzyjne i uzasadnione ekonomicznie wyliczanie dziennego zużycia negatywu obrazu. W praktyce bardzo łatwo pomylić funkcje różnych dokumentów, bo na planie pojawia się mnóstwo papierologii – teczki obiektów, plany pracy, plany zdjęć – każdy z nich ma swoje miejsce, ale nie dotyczą bezpośrednio rozliczania materiałów światłoczułych. Teczki obiektów służą raczej do przechowywania dokumentacji technicznej związanej z miejscem realizacji zdjęć, jak mapy, pozwolenia, plany ewakuacyjne – typowo administracyjne sprawy, tam nie uświadczysz danych o faktycznym zużyciu negatywu. Dzienne plany pracy skupiają się na tym, co danego dnia będzie realizowane: sceny, godziny, obsada, logistyka, ale nie ma tam zapisu o ilości zużytej taśmy. Kalendarzowy plan zdjęć to narzędzie typowo planistyczne, wyznaczające, kiedy i gdzie będą kręcone poszczególne sceny. Nie obejmuje on jednak szczegółowego rozliczenia zużytych materiałów, raczej skupia się na harmonogramie i zadaniach. Typowy błąd myślowy polega tu na utożsamianiu planowania z rozliczaniem – plan mówi, co zamierzamy zrobić, raport pokazuje, co rzeczywiście się wydarzyło, i ile to kosztowało „w negatywie”. W branży foto-filmowej liczy się precyzyjny monitoring każdego odcinka zużycia materiału, bo od tego zależy kontrola kosztów i efektywności. Nie mając w ręku raportu zdjęciowego, nie sposób wiarygodnie oszacować zużycia negatywu, nawet jeżeli harmonogram i teczki są prowadzone wzorowo. Moim zdaniem to właśnie takie rozróżnienie dokumentacji – planistycznej od rozliczeniowej – bywa najczęstszym wyzwaniem w praktyce szkolnej i zawodowej.