Kalendarzowy plan zdjęć to absolutna podstawa w organizacji pracy ekipy filmowej. To właśnie w tym dokumencie znajdują się kluczowe informacje, takie jak nazwa planowanego obiektu zdjęciowego, terminy realizacji, lokalizacje oraz przypisanie scen do konkretnych dni czy godzin. Z mojego doświadczenia wynika, że bez porządnego planu zdjęć praktycznie nie da się sprawnie przeprowadzić produkcji – to taki „rozkład jazdy” dla całej ekipy. W branży filmowej standardem jest, by plan zdjęć był szczegółowy i czytelny, bo dzięki niemu ekipa wie, gdzie i kiedy się pojawić oraz co trzeba przygotować. Często właśnie na bazie kalendarzowego planu zdjęć ustala się harmonogram pracy, zamawia sprzęt, rezerwuje lokalizacje czy koordynuje transport. Co ciekawe, dobry plan potrafi przewidzieć nawet nieprzewidziane sytuacje – np. zmiany pogodowe, przesunięcia terminów czy nagłe problemy techniczne. Moim zdaniem, osoby pracujące jako kierownicy produkcji czy asystenci reżysera powinny ten dokument znać na wylot. To w nim znajdują się też dane kontaktowe osób odpowiedzialnych za poszczególne segmenty produkcji. W praktyce, gdy na planie pojawia się jakiś chaos, ludzie od razu sięgają do kalendarza zdjęć, a nie do kosztorysu czy raportów. Warto wiedzieć, że kalendarzowy plan zdjęć to element wymagany przy większości profesjonalnych produkcji, niezależnie czy to jest reklama, serial, czy duży film fabularny.
Kosztorys filmu to zestawienie wszelkich przewidywanych kosztów związanych z produkcją, począwszy od wynajmu sprzętu, poprzez honoraria dla aktorów aż po wydatki na postprodukcję. To dokument stricte finansowy, który nie zawiera szczegółowych informacji o lokalizacji ani nazw planowanych obiektów zdjęciowych. Często myli się go z planem zdjęć, bo oba krążą w tej samej dokumentacji, ale ich funkcje są zupełnie inne – kosztorys zarządza budżetem, a nie logistyką dnia zdjęciowego. Raport montażowy, z kolei, powstaje już po zakończeniu zdjęć – jest to dokumentacja uporządkowania materiału filmowego, ułatwiająca montażystom odnalezienie odpowiednich ujęć i scen. Nie znajdziemy tam żadnych informacji o przyszłych obiektach zdjęciowych, bo raport ten dotyczy tego, co już powstało na planie, a nie tego, co dopiero będzie realizowane. Raport produkcyjny filmu bywa sporządzany po każdym dniu zdjęciowym – zawiera podsumowanie wykonanych prac, frekwencji czy ewentualnych problemów, ale nie jest używany do planowania przyszłych lokalizacji i nie podaje nazw planowanych obiektów zdjęciowych. To bardziej taka dzienna „księga zdarzeń” niż narzędzie do przewidywania i organizowania produkcji. W branży często spotykam się z tym, że ludzie nie do końca rozróżniają te dokumenty, co prowadzi do nieporozumień na planie. Najczęstszym błędem jest przekonanie, że wszystko, co dotyczy planowania, znajduje się w kosztorysie albo w raportach. Tymczasem profesjonalna organizacja produkcji wymaga ścisłego rozdziału funkcji dokumentów – tylko kalendarzowy plan zdjęć daje ekipie jasny obraz tego, gdzie i kiedy mają być, co jest do przygotowania i kto za co odpowiada. Bez tego można się nieźle pogubić, szczególnie przy większych projektach.