W rzeczywistości dystrybucja filmu fabularnego to już zupełnie inny etap niż produkcja, a kosztorys filmu skupia się głównie na tych wydatkach, które są niezbędne do zrealizowania samego procesu tworzenia obrazu – od developmentu, przez zdjęcia, aż do postprodukcji. Koszty dystrybucji, czyli np. promocja, druk kopii, działania marketingowe czy opłaty dla dystrybutorów, pojawiają się dopiero później i zwykle są rozliczane osobno, często nawet przez inny podmiot. Z mojego doświadczenia wynika, że rozdzielanie tych budżetów to podstawa rzetelnego zarządzania projektem filmowym – pozwala to uniknąć zamieszania, a producent ma jasność, ile środków rzeczywiście przeznacza na samą produkcję. Na etapie kosztorysowania skupiamy się na wszystkich realnych kosztach produkcyjnych, jak wynajem lokacji, obsługa techniczna, usługi zewnętrznych firm (np. sprzęt czy transport), a także delegacje – bo przecież często ekipa musi podróżować na plan. Oczywiście, później przychodzi czas na rozliczenie promocji, wysyłki filmu na festiwale czy działalność kinową, ale wtedy korzysta się z osobnych budżetów i dokumentów. To takie trochę żelazne prawo branży filmowej – nie mieszaj produkcji z dystrybucją, bo łatwo o bałagan w papierach i nieporozumienia z inwestorami.
Wiele osób, zwłaszcza na początku swojej przygody z produkcją filmową, myli zakresy kosztorysowania i uważa, że praktycznie każdy wydatek związany z filmem należy wrzucić do jednego worka. Tymczasem kosztorys filmu fabularnego to dokument bardzo precyzyjny i branżowe standardy wyraźnie rozdzielają etapy produkcji od procesu dystrybucji. Usługi obce przedsiębiorstw, jak wynajem sprzętu czy firm transportowych, to właściwie chleb powszedni na planie – bez nich żadna produkcja się nie odbędzie, więc w kosztorysie muszą być ujęte. Koszty wynajmu obiektów – sprawa oczywista, bo przecież lokacje to podstawa: zdjęcia w studiu, domy, hale, nawet tymczasowe magazyny. Delegacje też są nieodłączną częścią kosztów produkcyjnych, bo ekipa często przemieszcza się między miastami czy krajami i te wyjazdy generują konkretne wydatki. Problem zaczyna się dopiero wtedy, gdy ktoś do kosztorysu filmu wrzuci wydatki na dystrybucję – a to już zupełnie inna bajka. Dystrybucja to kolejny, osobny etap zarządzania projektem, często realizowany przez inne firmy lub działy, i rozliczany w osobnym budżecie. To typowy błąd wynikający z nieznajomości praktyk branżowych albo pośpiechu. Warto sobie utrwalić, że kosztorys produkcji to narzędzie dla producenta, aby kontrolować wydatki związane wyłącznie z powstaniem filmu, a nie z jego dalszym losami na rynku. Tak jest po prostu przejrzyściej, bez niepotrzebnych komplikacji i zawsze zgodnie z dobrymi praktykami filmowymi.