Po zakończeniu produkcji filmu jednym z najważniejszych zadań asystenta kierownika produkcji jest przygotowanie danych do kosztorysu powykonawczego. Ten dokument to podstawowy element rozliczeniowy całego przedsięwzięcia filmowego. Pozwala on szczegółowo porównać planowane wydatki z faktycznymi kosztami poniesionymi podczas realizacji filmu. Dzięki temu producent, inwestorzy, a czasem nawet instytucje grantowe i sponsorzy mogą dokładnie przeanalizować, gdzie pojawiły się oszczędności, a gdzie przekroczenia budżetu. W praktyce taki kosztorys powykonawczy to zbiór wszystkich faktur, rachunków, umów, zestawień i raportów finansowych, które są później zestawione w jedną całość. Moim zdaniem, każdy kto myśli o pracy w produkcji filmowej, powinien nauczyć się nie tylko sporządzać taki dokument, ale też rozumieć jego znaczenie – bo właśnie na jego podstawie rozlicza się całą produkcję. Standardem branżowym jest też to, że kosztorys powykonawczy jest często wymagany przez instytucje takie jak Polski Instytut Sztuki Filmowej, czy telewizję, która współfinansuje projekt. To narzędzie kontroli i rzetelności – nie tylko formalność. Z mojego doświadczenia wynika, że dobrze przygotowany kosztorys powykonawczy to połowa sukcesu przy zamykaniu każdego projektu filmowego.
Odpowiedzi, które wskazują na listy montażowe, kosztorys poglądowy czy sporządzanie planu pracy, pokazują pewne nieporozumienie co do zakresu obowiązków asystenta kierownika produkcji na końcowym etapie realizacji filmu. Listy montażowe to dokumenty przygotowywane na etapie postprodukcji, przede wszystkim przez montażystę lub reżysera montażu, i służą one do usystematyzowania materiału filmowego pod kątem ostatecznego złożenia filmu. Asystent kierownika produkcji raczej nie zajmuje się ich tworzeniem, bo to już inny zakres kompetencji i inny moment produkcji. Kosztorys poglądowy natomiast powstaje zwykle na początku przygotowań do filmu, jako wstępne oszacowanie kosztów – to narzędzie do planowania, nie do rozliczania. Zdarza się, że osoby niezaznajomione z procesem produkcji mylą go z rozliczeniowym kosztorysem powykonawczym, ale to zupełnie inny dokument, bazujący na szacunkach, a nie na realnych wydatkach. Jeśli chodzi o sporządzanie planu pracy, to jest to zadanie realizowane na samym początku zdjęć, a nawet w trakcie preprodukcji, i tam asystent rzeczywiście ma sporo do powiedzenia, ale po zakończeniu filmu ten dokument jest już nieaktualny. Typowy błąd myślowy to utożsamianie obowiązków asystenta kierownika produkcji tylko z logistyką lub codzienną organizacją planu, podczas gdy jego rola po zakończeniu zdjęć jest bardziej księgowa i polega na sumiennym rozliczeniu się z każdej wydanej złotówki. Branżowe standardy wyraźnie rozdzielają te etapy – przygotowanie kosztorysu powykonawczego jest kluczowym zadaniem zamykającym projekt i bez niego nie da się zapiąć produkcji na ostatni guzik.