Obowiązek przekazania jednej kopii filmu do Filmoteki Narodowej wynika z przepisów prawa oraz praktyk stosowanych w branży filmowej w Polsce. Filmoteka Narodowa pełni funkcję archiwum państwowego specjalistycznego, które zajmuje się gromadzeniem, archiwizacją i ochroną polskiego dziedzictwa filmowego. Producent, przekazując kopię do tej instytucji, zapewnia, że dzieło będzie odpowiednio przechowywane i dostępne dla przyszłych pokoleń, zarówno badaczy, jak i widzów. To ważne też z punktu widzenia ochrony praw autorskich i dokumentowania historii kina. W praktyce, gdy film powstaje ze środków publicznych, albo nawet na własny koszt, producent dostarcza tzw. kopię depozytową – to często jest kopia referencyjna, na profesjonalnym nośniku, zgodna z określonymi parametrami technicznymi (np. DCP, 35 mm, czasem cyfrowa). Z moich obserwacji wynika, że Filmoteka Narodowa często wspiera też edukację i działalność festiwalową, udostępniając zarchiwizowane filmy na pokazy czy przeglądy. Dla producenta to też formalność – bez tego nie załatwi się niektórych spraw urzędowych czy nie wykaże się zachowania procedur branżowych. Zresztą, wiele osób z branży traktuje to jako standard, tak jak rejestrację utworu w ZAIKS czy zgłoszenie do KRRiT. Przekazanie kopii do Filmoteki Narodowej to nie tylko obowiązek, ale i szansa na długowieczność dzieła – nawet po latach ktoś może wrócić do tego filmu, a oryginalna kopia będzie bezpieczna.
Często pojawia się przekonanie, że instytucje takie jak Szkoła Filmowa czy Telewizja Publiczna są miejscami, do których producenci filmowi powinni obligatoryjnie przekazywać kopie swoich filmów, jednak to tylko częściowa prawda i raczej dotyczy wyjątkowych sytuacji. Szkoła Filmowa, choć odgrywa wielką rolę w kształceniu filmowców, nie pełni funkcji archiwum państwowego ani nie ma żadnych ustawowych kompetencji do gromadzenia wszystkich produkcji filmowych. Jasne, zdarza się, że filmy trafiają tam w ramach współpracy dydaktycznej czy projektów studenckich, ale to nie jest formalny obowiązek producenta. Z kolei Telewizja Publiczna nabywa prawa do emisji na podstawie umów licencyjnych – jeśli film jest koprodukcją z TVP, oczywiście kopia trafia do telewizji, ale tylko na potrzeby emisji, nie archiwizacji czy zachowania dziedzictwa. Archiwa Państwowe natomiast skupiają się głównie na dokumentach urzędowych, aktach, materiałach historycznych – film jako taki trafia tam jedynie w szczególnych przypadkach, zwykle jeśli jest częścią zbiorów dokumentów, a nie jako standardowa procedura przemysłu filmowego. W praktyce podstawowym i faktycznym miejscem przechowywania narodowego dorobku filmowego w Polsce jest Filmoteka Narodowa – to ona zgodnie z przepisami prawa i wieloletnią tradycją odpowiada za gromadzenie kopii każdego filmu powstałego na terenie kraju. Myślenie, że wystarczy oddać kopię do telewizji czy szkoły, wynika moim zdaniem z nieznajomości branżowych procedur lub mylenia różnych ról tych instytucji. Dla branży filmowej i dla historii kina najważniejsze jest właśnie to archiwalne zabezpieczenie dzieł, a nie tylko ich bieżąca dystrybucja czy edukacyjne wykorzystanie. Dlatego przekazanie filmu do Filmoteki Narodowej jest nie tylko normą, ale i ustawowym zobowiązaniem – warto o tym pamiętać, szczególnie planując profesjonalną karierę w tej dziedzinie.