Projekty scenografii i kostiumów zawsze wykonuje się w fazie przygotowawczej – to absolutna podstawa profesjonalnej produkcji filmowej. W tym okresie zespół twórczy ma czas, żeby dokładnie przemyśleć koncepcję wizualną filmu, skonsultować się z reżyserem, operatorem i innymi działami, a także dostosować projekty do budżetu czy harmonogramu zdjęć. Bez gotowych projektów przed rozpoczęciem zdjęć trudno sprawnie zorganizować budowę dekoracji, zamówić materiały czy uszyć stroje – wszystko musi być zgrane, żeby na planie uniknąć niepotrzebnego zamieszania. Z mojego doświadczenia często jest tak, że jeszcze w trakcie przygotowań wprowadza się poprawki po próbnych zdjęciach czy rozmowach z aktorami. Branżowe standardy, np. wytyczne Polskiego Instytutu Sztuki Filmowej, wyraźnie wskazują, że etap przygotowań to moment na dopracowanie wszystkich kluczowych elementów wizualnych filmu. Dopiero po zaakceptowaniu projektów można przejść do realizacji i budowy dekoracji, szycia kostiumów, a potem płynnie wejść w okres zdjęciowy bez niespodzianek. Często niedocenianym aspektem jest fakt, że dobrze przygotowana dokumentacja scenograficzna i kostiumowa pozwala lepiej zaplanować logistykę transportu, prac na planie czy nawet zarządzanie budżetem. Krótko mówiąc – przygotowawczy to jedyny sensowny moment na kompleksowe projekty tych elementów.
Wiele osób błędnie sądzi, że projekty scenografii i kostiumów można tworzyć w późniejszych etapach, np. podczas zdjęć lub nawet postprodukcji. To jednak prowadzi do poważnych problemów organizacyjnych i artystycznych. Okres zdjęciowy służy już samemu nagrywaniu materiału – wtedy wszystkie elementy scenografii i kostiumów powinny być gotowe, przetestowane i dostosowane do planu dnia. Robienie projektów na tym etapie skutkuje opóźnieniami, chaosem na planie i nierzadko zwiększeniem kosztów, bo nie ma czasu na spokojne korekty czy zamówienie odpowiednich materiałów. Część osób kojarzy pojęcie „scenograficzny” z projektowaniem, ale w praktyce nie ma osobnego okresu o takiej nazwie w harmonogramie produkcji – scenografia to po prostu dziedzina, nie etap. Natomiast postprodukcja to już czas montażu, udźwiękowienia, efektów specjalnych czy korekcji barwnej – nie ma tam przestrzeni ani potrzeby projektowania czy realizowania scenografii i kostiumów, bo wszystko zostało już nagrane. Z mojego doświadczenia często spotykam się z myśleniem, że można coś „doprojektować” albo „domalować” w komputerze po zdjęciach, ale to rzadko się sprawdza, szczególnie przy kinie aktorskim, gdzie realne dekoracje i stroje wpływają na grę aktorów i ogólną atmosferę scen. Typowy błąd to też mylenie okresu przygotowawczego z innymi fazami, bo przygotowania wydają się odległe od efektu końcowego, a to właśnie wtedy rozstrzygają się kluczowe decyzje artystyczne i organizacyjne. Dlatego tak ważne jest, żeby projekty powstały właśnie w okresie przygotowawczym – zgodnie z branżowymi standardami i zdrowym rozsądkiem.