Wykaz utworów muzycznych wykorzystanych w filmie absolutnie musi znaleźć się w metryce filmu, bo to właśnie ten dokument pełni rolę oficjalnej ewidencji wszystkich elementów użytych w dziele audiowizualnym. Metryka filmu, według standardów branżowych, jest takim centralnym punktem odniesienia dla producentów, dystrybutorów, nadawców, a nawet dla przyszłych archiwistów czy osób zajmujących się prawami autorskimi. To właśnie w metryce podaje się nie tylko obsadę, ekipę czy liczbę kopii, ale też szczegółowy wykaz utworów muzycznych, które zostały wykorzystane – z tytułami, autorami, wykonawcami i informacją o uzyskanych licencjach. Z mojego doświadczenia wynika, że pomijanie tego elementu w metryce potrafi potem zrobić sporo zamieszania przy rozliczeniach z ZAIKS-em albo w trakcie negocjacji z telewizją. Poza tym, w razie sporów prawnych, metryka jest najczęściej pierwszym miejscem, do którego zaglądają prawnicy. Takie praktyczne podejście do dokumentacji jest standardem na rynku filmowym – każdy poważny producent wie, że rzetelnie prowadzona metryka to podstawa. Można powiedzieć, że metryka to taki odpowiednik książki serwisowej dla samochodu – tam musi być wszystko, nie tylko ogólne informacje, ale też szczegóły dotyczące wykorzystanych materiałów. Słyszałem nawet, że niektóre firmy wymagają załączania do metryki oryginałów umów licencyjnych do muzyki – żeby potem nikt nie miał wątpliwości, skąd dany utwór się wziął i na jakich zasadach został użyty. Podsumowując, jeśli ktoś nie wpisze wykazu muzyki do metryki, to tak naprawdę robi sobie pod górkę i naraża cały projekt na poważne problemy.
W praktyce produkcji filmowej istnieje kilka różnych dokumentów i raportów, które są prowadzone przez różne osoby w ramach ekipy. Często spotykam się z przekonaniem, że wykaz utworów muzycznych można umieszczać w raportach kierownika planu albo sekretarki planu, choć to mylne podejście. Raporty te mają zupełnie inne funkcje – kierownik planu odpowiada przede wszystkim za kwestie organizacyjne, np. obecność ekipy, transport, logistykę, a jego dokumentacja dotyczy przebiegu dnia zdjęciowego, a nie samych treści artystycznych wykorzystanych w filmie. Sekretarka planu z kolei skupia się na dokumentowaniu szczegółów scen, numeracji ujęć, zgodności materiału z planem zdjęciowym – te raporty pełnią funkcję bardziej techniczną i bieżącą, nie są jednak miejscem na oficjalny wykaz utworów muzycznych. Jeszcze inny błąd to przekonanie, że storyboard (czyli scenorys) mógłby być odpowiednim miejscem na wpisanie takiego wykazu, co zupełnie nie ma sensu, bo storyboard to po prostu wizualizacja scen, taki komiks przedstawiający jak mają wyglądać ujęcia, kadry, kompozycje – nie zawiera szczegółowych informacji o wykorzystanej muzyce. Typowym błędem myślowym jest tu pewnego rodzaju uproszczenie – skoro coś jest często używane na planie lub wydaje się być dokumentacją filmu, to można tam wpisać wszystko. W rzeczywistości jednak tylko metryka filmu pełni rolę oficjalnego, technicznego dokumentu podsumowującego wszystkie najważniejsze dane o filmie, w tym szczegółowy wykaz użytych utworów muzycznych. W branży funkcjonuje zasada, że metryka jest podstawą do rozliczeń z organizacjami zbiorowego zarządzania prawami autorskimi i zewnętrznymi partnerami. Umieszczanie tego typu danych w niewłaściwych dokumentach nie tylko dezorganizuje pracę ekipy, ale też może skutkować poważnymi problemami prawnymi i finansowymi, jeśli pojawią się niejasności dotyczące praw do wykorzystanej muzyki.