Wyniki egzaminu

Nowy egzamin

Informacje o egzaminie:

Zawód: Technik archiwista
Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Data rozpoczęcia: 23 czerwca 2026 13:30
Data zakończenia: 23 czerwca 2026 13:31

Egzamin niezdany

Wynik: 0/40 punktów (0,0%)

Wymagane minimum: 20 punktów (50%)

Nowe

Analiza przebiegu egzaminu- sprawdź jak rozwiązywałeś pytania

Przebieg egzaminu

Udostępnij swój wynik

Facebook

X.com

Szczegółowe wyniki:

Pytanie 1

Powyższy tekst stanowi fragment

§ 22.

1. Dokumentacja nadsyłana i składana w [należy wpisać skrót nazwy jednostki zdefiniowany na potrzeby instrukcji w § 1 ust. 1] oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na:
1) tworzącą akta sprawy;
2) nietworzącą akt sprawy.
2. Dokumentacja tworząca akta sprawy to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.
3. Dokumentacja nietworząca akt sprawy to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.

A. regulaminu obiegu dokumentacji księgowej.

B. instrukcji kancelaryjnej.

C. instrukcji archiwalnej.

D. jednolitego rzeczowego wykazu akt.

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Poprawna odpowiedź to "instrukcja kancelaryjna", gdyż dokument ten reguluje zasady postępowania z dokumentacją w jednostkach organizacyjnych. Instrukcja kancelaryjna definiuje procedury rejestracji, obiegu oraz archiwizacji dokumentów, co jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania administracji. W kontekście przedstawionego fragmentu, § 22 odnosi się do konkretnych wytycznych dotyczących organizacji pracy z dokumentacją, co bezpośrednio wpisuje się w zakres tematyczny instrukcji kancelaryjnej. Przykładowo, w praktyce, każda jednostka powinna mieć sformalizowane zasady dotyczące obiegu pism, co ułatwia kontrolę nad dokumentacją oraz pozwala na zachowanie zgodności z obowiązującymi normami prawnymi. Warto zaznaczyć, że takie instrukcje są kluczowe dla zapewnienia transparentności i efektywności działań administracyjnych, zwłaszcza w kontekście ustaw o dostępie do informacji publicznej oraz ochronie danych osobowych.

Pytanie 2

Podczas pierwszego przekazywania archiwaliów przez jednostkę do archiwum państwowego, jakie dokumenty powinny zostać dołączone do spisów zdawczo-odbiorczych?

A. notatkę informacyjną zawierającą podstawowe dane o organizacji i zakresie działania instytucji oraz stosowanym systemie kancelaryjnym

B. ewidencję całego zasobu archiwum zakładowego

C. kartotekę archiwów

D. księgę nabytków i ubytków

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Właściwym elementem, który należy dołączyć do spisów zdawczo-odbiorczych przy pierwszym przekazywaniu archiwaliów do archiwum państwowego, jest notatka informacyjna zawierająca podstawowe dane o organizacji oraz o zakresie jej działania. Tego rodzaju dokument ma kluczowe znaczenie dla archiwistów, ponieważ umożliwia im zrozumienie kontekstu, w jakim powstały poszczególne zbiory. Notatka powinna zawierać informacje dotyczące struktury organizacyjnej, misji, funkcjonowania jednostki oraz stosowanego systemu kancelaryjnego, co pozwala na poprawną klasyfikację i późniejsze zarządzanie przekazywanymi materiałami. Dobrą praktyką jest również uwzględnienie krótkiego opisu rodzajów dokumentów przekazywanych do archiwum, co ułatwia archiwistom identyfikowanie i katalogowanie tych materiałów. Przygotowanie takiej notatki zgodnie z standardami archiwalnymi zapewnia nie tylko zgodność z przepisami prawa, ale także efektywne zarządzanie zasobami archiwalnymi. Przykładem zastosowania może być archiwizacja dokumentacji projektowej w instytucji publicznej, gdzie notatka umożliwia zrozumienie celów i kontekstu powstania tych dokumentów.

Pytanie 3

Jaką klasę mają akta osobowe według rzeczowego wykazu akt?

A. BE50

B. B20

C. B25

D. B50

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź BE50 jest poprawna, ponieważ zgodnie z rzeczowym wykazem akt, akta osobowe pracowników są klasyfikowane w tej kategorii. Akta osobowe zawierają istotne informacje dotyczące zatrudnienia, takie jak umowy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, oceny pracownicze oraz wszelkie inne dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika. Klasyfikacja BE50 jest zgodna z obowiązującymi przepisami prawa pracy oraz standardami archiwizacji dokumentów, które nakładają obowiązek zabezpieczenia i przechowywania danych osobowych w odpowiedni sposób. W praktyce, skuteczne zarządzanie aktami osobowymi w kategorii BE50 pozwala na łatwe odnalezienie informacji, co jest kluczowe podczas audytów wewnętrznych oraz w sytuacjach prawnych. Należy pamiętać, że zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, kadry są zobowiązane do przestrzegania zasad bezpieczeństwa i poufności tych dokumentów, co dodatkowo podkreśla znaczenie właściwej klasyfikacji i archiwizacji.

Pytanie 4

Materiały archiwalne przekazywane do archiwum państwowego, prowadzone w systemie kancelaryjnym bezdziennikowym, powinny być zorganizowane wewnątrz teczek

A. w podziale tematycznym oraz chronologicznym

B. w układzie strukturalno-tematycznym

C. według symboli klasyfikacyjnych z wykazu dokumentów

D. w kolejności spraw, a w ramach spraw według dat

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź, że materiały archiwalne powinny być ułożone w kolejności spraw, a w ramach spraw chronologicznie, jest zgodna z zasadami bezdziennikowego systemu kancelaryjnego. Taki układ pozwala na efektywne zarządzanie dokumentacją, ponieważ ułatwia szybkie odnalezienie potrzebnych materiałów. W praktyce oznacza to, że najpierw segregujemy dokumenty według tematów spraw, a następnie w obrębie każdej sprawy ustalamy porządek chronologiczny. Taki system archiwizacji zapewnia zgodność z normami archiwalnymi, które promują przejrzystość i dostępność informacji. Przykładem zastosowania tej metody może być archiwizacja korespondencji związanej z konkretnymi projektami, gdzie najpierw segregujemy dokumenty według nazw projektów, a potem chronologicznie według daty ich powstania. W ten sposób nie tylko zapewniamy łatwy dostęp do informacji, ale także tworzymy logiczną strukturę, która wspiera późniejsze analizy i przeglądanie archiwum.

Pytanie 5

Zatwierdzanie zmian w jednolitym rzeczowym wykazie akt, które dotyczą przekształcenia lub dodania nowych klas, należy do kompetencji

A. dyrektora jednostki organizacyjnej

B. pracownika kancelarii tajnej

C. dyrektora właściwego archiwum państwowego

D. kierownika archiwum zakładowego

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Dyrektor właściwego archiwum państwowego jest odpowiedzialny za zatwierdzanie zmian w jednolitym rzeczowym wykazie akt, co jest kluczowe dla prawidłowego zarządzania dokumentacją. W praktyce oznacza to, że wszelkie przekształcenia lub dodawanie nowych klas akt powinny być zgodne z regulacjami prawnymi oraz standardami archiwalnymi. Na przykład, w przypadku wprowadzenia nowej klasy dokumentów, dyrektor archiwum ma obowiązek przeanalizować jej zgodność z obowiązującymi przepisami oraz zachować spójność z istniejącymi klasami. Zatwierdzenie przez dyrektora archiwum zapewnia, że wszelkie zmiany są zgodne z polityką archiwizacji, co jest niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania jednostek organizacyjnych. Warto także zauważyć, że dyrektor archiwum jest często odpowiedzialny za szkolenie pracowników w zakresie zarządzania dokumentacją, co również wpływa na jakość i efektywność procesów archiwalnych.

Pytanie 6

Co zawiera zestawienie spisu zdawczo-odbiorczego?

A. ilość metrów bieżących dokumentacji.

B. dane dotyczące kategorii akt.

C. miejsce przechowywania dokumentów w archiwum.

D. dzień sporządzenia spisu.

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Podsumowanie spisu zdawczo-odbiorczego jest kluczowym dokumentem, który odzwierciedla stan zarchiwizowanej dokumentacji w danym momencie. Jego poprawne sporządzenie, w tym zawarcie daty sporządzenia spisu, pozwala na zachowanie porządku oraz przejrzystości w zarządzaniu dokumentacją. Data ta jest istotna, gdyż umożliwia śledzenie zmian w archiwum w czasie oraz zapewnia podstawę do ewentualnych audytów czy kontroli. Przykładowo, w instytucjach publicznych, terminowe sporządzanie spisów pomaga w przestrzeganiu przepisów prawa dotyczących obiegu dokumentów. W praktyce, organizacje powinny stosować się do standardów ISO 15489 dotyczących zarządzania dokumentacją, co podkreśla znaczenie dokumentowania dat oraz procesów związanych z archiwizowaniem. Znajomość tych zasad jest niezbędna dla pracowników odpowiedzialnych za zarządzanie dokumentacją, aby efektywnie korzystać z archiwów i móc szybko odnaleźć potrzebne informacje.

Pytanie 7

Podstawą organizacji dokumentacji w instytucji, która wykorzystuje system kancelaryjny bezdziennikowy, jest

A. rejestr korespondencji

B. dziennik podawczy

C. jednolity rzeczowy wykaz akt

D. instrukcja archiwalna

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) jest kluczowym narzędziem w systemie kancelaryjnym bezdziennikowym, które umożliwia uporządkowane zarządzanie dokumentacją w jednostce organizacyjnej. JRWA stanowi systematyczny spis rodzajów akt, które są wytwarzane przez jednostkę, co ułatwia identyfikację, klasyfikację i archiwizację dokumentów. W praktyce, JRWA wspiera pracowników w codziennym prowadzeniu spraw, zapewniając jednoznaczne zasady dotyczące ewidencjonowania i obiegu dokumentów. Przykładami jego zastosowania mogą być instytucje publiczne, które muszą zapewnić zgodność z przepisami dotyczącymi archiwizacji i udostępniania informacji publicznej. Wprowadzenie JRWA pozwala również na stosowanie dobrych praktyk archiwalnych, co przyczynia się do efektywności zarządzania dokumentacją oraz ułatwia procesy kontrolne. Ponadto, JRWA jest zgodny z normami ISO w zakresie zarządzania dokumentacją i archiwizacją, co potwierdza jego fundamentalne znaczenie w organizacji.

Pytanie 8

Nośniki danych w informatyce powinny być składowane w archiwach o poziomie wilgotności powietrza

A. od 65% do 70%

B. od 30% do 40%

C. od 15% do 20%

D. od 47% do 52%

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Przechowywanie nośników danych, jak twarde dyski czy płyty CD, w odpowiednich warunkach ma ogromne znaczenie, żeby długo działały i były niezawodne. Optymalna wilgotność powietrza w archiwach powinna wynosić od 30% do 40%. Taki poziom pomaga uniknąć kondensacji wody, która mogłaby prowadzić do korozji czy uszkodzenia delikatnych części elektronicznych. Wiesz, że są standardy ISO, które określają, jak powinny wyglądać te warunki? To takie poważne wytyczne, które sugerują, że dbanie o wilgotność wpływa na trwałość nośników. W praktyce, to znaczy, że warto korzystać z osuszaczy powietrza i klimatyzacji. Regularne kontrole mikroklimatu i odpowiednie opakowania dla nośników to też świetne praktyki, które pomagają zachować dane w dobrym stanie.

Pytanie 9

Higrometr jest urządzeniem do pomiaru

A. wilgotności powietrza

B. stopnia zadymienia

C. intensywności światła

D. zapasu towarowego

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Higrometr to instrument zaprojektowany do pomiaru wilgotności powietrza, co ma kluczowe znaczenie w wielu dziedzinach, takich jak meteorologia, budownictwo i przemysł. Wilgotność powietrza wpływa na różne procesy, w tym na komfort ludzi, jakość powietrza, a także na trwałość materiałów budowlanych. Na przykład, w budownictwie nadmierna wilgotność może prowadzić do rozwoju pleśni oraz osłabienia struktury budynku. Standardy, takie jak ISO 7726, określają metody pomiaru komfortu cieplnego i wpływu wilgotności na użytkowników pomieszczeń. Higrometry mogą być analogowe lub cyfrowe, a ich dokładność jest kluczowa dla precyzyjnych pomiarów. W zastosowaniach przemysłowych, monitorowanie wilgotności jest niezbędne do kontroli procesów produkcyjnych, co z kolei wpływa na jakość produktów końcowych. Na przykład, w przemyśle spożywczym, odpowiedni poziom wilgotności jest istotny dla przechowywania żywności, aby zminimalizować ryzyko zepsucia. Dlatego znajomość oraz umiejętność wykorzystania higrometrów jest niezbędna w wielu sytuacjach codziennych oraz zawodowych.

Pytanie 10

Jakiego typu klasyfikacji powinno się użyć w celu stworzenia jednolitego wykazu rzeczowego akt?

A. Dziesiętny

B. Rzeczowy

C. Indeksowy

D. Przedmiotowy

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź dziesiętny jest prawidłowa, ponieważ klasyfikacja dziesiętna jest powszechnie stosowanym systemem organizacji dokumentów i aktów, który umożliwia łatwe i systematyczne grupowanie oraz wyszukiwanie informacji. Klasyfikacja dziesiętna opiera się na systemie numerycznym, w którym każdemu tematowi przypisuje się unikalny kod składający się z cyfr. Dzięki temu możliwe jest tworzenie jednoznacznych kategorii, które są intuicyjne i łatwe do zrozumienia. Praktycznym przykładem zastosowania klasyfikacji dziesiętnej jest organizacja akt w archiwach, gdzie dokumenty są porządkowane według tematów, co ułatwia dostęp do informacji i ich zarządzanie. W branży archiwalnej i bibliotecznej korzysta się z systemów takich jak Dewey Decimal Classification, które stanowią wzór dla wielu instytucji. Wybór klasyfikacji dziesiętnej jest zgodny z najlepszymi praktykami zarządzania informacją, co sprawia, że jest ona efektywnym narzędziem w opracowywaniu jednolitych rzeczowych wykazów akt.

Pytanie 11

Jednym z podstawowych zadań archiwisty w zakładowym archiwum jest:

A. wydrukowanie wszystkich dokumentów elektronicznych

B. ocena wartości archiwalnej dokumentacji

C. codzienne liczenie dokumentów w archiwum

D. organizowanie spotkań zespołu archiwalnego co miesiąc

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Ocena wartości archiwalnej dokumentacji to kluczowe zadanie każdego archiwisty w zakładowym archiwum. Polega ono na analizie dokumentów pod kątem ich długoterminowej wartości historycznej, prawnej czy informacyjnej. Archiwista musi umieć zidentyfikować dokumenty, które mają znaczenie dla przyszłego badania lub które są niezbędne do celów prawnych. Proces ten wymaga głębokiej znajomości przepisów prawnych oraz standardów archiwalnych, takich jak normy ISO dotyczące zarządzania dokumentacją. Dzięki temu możliwe jest skuteczne zarządzanie zasobami archiwum i zapewnienie, że kluczowe dokumenty są odpowiednio zabezpieczone i przechowywane. W praktyce archiwista często współpracuje z innymi działami w organizacji, aby zrozumieć kontekst dokumentów oraz ich użyteczność. Może to obejmować zarówno dokumenty papierowe, jak i elektroniczne, co wymaga umiejętności pracy z różnymi formatami i technologiami. Ocena wartości archiwalnej jest nie tylko obowiązkiem, ale i sztuką, która może znacząco wpłynąć na efektywność całego procesu zarządzania dokumentacją.

Pytanie 12

Dokumenty archiwalne umieszcza się wewnątrz teczki aktowej?

A. zgodnie z wykazem spraw, zaczynając od najpóźniejszej sprawy na początku teczki

B. w porządku chronologicznym, zaczynając od najpóźniejszej daty na początku teczki

C. w porządku chronologicznym, zaczynając od najwcześniejszej daty na początku teczki

D. zgodnie z wykazem spraw i w porządku chronologicznym, zaczynając od najwcześniejszej sprawy na początku teczki

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Układanie materiałów archiwalnych wewnątrz teczki aktowej zgodnie ze spisem spraw i chronologicznie od najwcześniejszej sprawy na początku teczki jest kluczowym elementem efektywnego zarządzania dokumentacją. Tego typu organizacja pozwala na szybkie odnalezienie potrzebnych informacji oraz utrzymanie porządku w archiwum. Standardy archiwalne, takie jak wytyczne opracowane przez międzynarodowe organizacje archiwalne oraz krajowe regulacje prawne, podkreślają znaczenie takiego układu. Przykładem może być sytuacja, w której pracownik archiwum musi szybko znaleźć dokumenty dotyczące danej sprawy. Gdy dokumenty są uporządkowane chronologicznie, ułatwia to proces wyszukiwania i przyspiesza dostęp do informacji. Dodatkowo, spis spraw stanowi praktyczne narzędzie, które centralizuje informacje o wszystkich dokumentach w danym zestawie akt, co jest zgodne z dobrą praktyką archiwalną. W ten sposób archiwa mogą być lepiej zarządzane, a ich zawartość jest bardziej dostępna dla użytkowników.

Pytanie 13

Po uzyskaniu zgody na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej, archiwista zakładowy jest zobowiązany do wyselekcjonowania akt

A. umieścić na osobnym regale

B. wyrzucić na wysypisko odpadów

C. spalić w lokalnej kotłowni

D. zniszczyć w niszczarkach biurowych

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź 'zniszczyć w niszczarkach biurowych' jest poprawna, ponieważ zgodnie z zasadami zarządzania dokumentacją, wszelkie dokumenty niearchiwalne, które zostały zatwierdzone do brakowania, powinny być zniszczone w sposób zapewniający ich nieodwracalność i ochronę danych osobowych oraz informacji poufnych. Wykorzystanie niszczarek biurowych jest standardową praktyką, która pozwala na skuteczne zniszczenie papierowych dokumentów, co minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu do informacji. Dobrą praktyką jest również wybór niszczarek o odpowiedniej klasie bezpieczeństwa, co jest zgodne z normą DIN 66399, która klasyfikuje poziomy niszczenia papieru. Przykładem może być zniszczenie dokumentów zawierających dane osobowe pracowników, co chroni przed możliwością ich wykorzystania w nieuprawniony sposób. Zniszczenie w niszczarkach powinno być dokumentowane, co stanowi dodatkowy krok w kierunku transparentności i odpowiedzialności w zarządzaniu dokumentacją.

Pytanie 14

Jaką klasę można przypisać pomocom ewidencyjnym w archiwum zakładowym?

A. BE50

B. B50

C. BE25

D. A

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź A jest prawidłowa, ponieważ pomoce ewidencyjne archiwum zakładowego klasyfikowane są jako dokumentacja pomocnicza w zarządzaniu archiwami. W kontekście archiwistyki, pomoce ewidencyjne obejmują różnego rodzaju rejestry, spisy, wykazy i inne narzędzia, które wspierają procesy ewidencji i udostępniania dokumentów. Przykładem mogą być karty ewidencyjne, które zawierają szczegółowe informacje na temat zgromadzonych akt, ich lokalizacji oraz statusu. Takie pomoce są kluczowe dla efektywnego zarządzania dokumentacją, pozwalając na szybkie odnalezienie potrzebnych informacji. Zgodnie z wytycznymi zawartymi w normach ISO dotyczących archiwizacji, właściwe ewidencjonowanie jest fundamentem skutecznego działania archiwum. Wdrożenie standardów ewidencyjnych wspiera również przestrzeganie przepisów prawa, w tym Ustawy o archiwach, co jest niezbędne dla zapewnienia transparentności działań archiwalnych.

Pytanie 15

W jakim okresie, zgodnie z Ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, materiały archiwalne stają się dostępne?

A. Po 25 latach

B. Po 30 latach

C. Po 50 latach

D. Po 20 latach

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Zgodnie z Ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, materiały archiwalne stają się dostępne po upływie 30 lat od ich wytworzenia. Ta regulacja ma na celu ochronę danych osobowych i zachowanie prywatności, które mogą być zawarte w dokumentach. Praktyczne zastosowanie tej ustawy przejawia się w archiwizowaniu dokumentacji, co jest istotne dla instytucji publicznych, firm oraz organizacji non-profit. Po upływie tego okresu, archiwa mogą być udostępniane badaczom, historykom i innym zainteresowanym osobom, co sprzyja zachowaniu pamięci historycznej oraz pozwala na prowadzenie badań naukowych. Dodatkowo, korzystanie z zasobów archiwalnych po upływie 30 lat wspiera transparentność i dostęp do informacji publicznej, co jest zgodne z ogólnymi standardami zarządzania informacjami. Warto również zaznaczyć, że w niektórych przypadkach, na przykład w kontekście materiałów dotyczących spraw sądowych, dostępność może być regulowana dodatkowymi przepisami, co również warto mieć na uwadze.

Pytanie 16

Wszystkie dokumenty dotyczące danej sprawy mają wspólną cechę, którą jest

A. znak teczki

B. symbol klasyfikacyjny

C. znak sprawy

D. numer pisma w sprawie

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Znak sprawy jest kluczowym elementem identyfikacji dokumentów w danej sprawie, pełniąc rolę unikalnego identyfikatora, który pozwala na łatwe śledzenie i zarządzanie dokumentacją. Każdy dokument przypisany do konkretnej sprawy powinien zawierać ten znak, co umożliwia zarówno pracownikom biura, jak i interesariuszom szybkie odnalezienie i odniesienie się do zgromadzonych materiałów. Przykładowo, w praktyce sądowej znak sprawy pozwala na zidentyfikowanie akt sprawy w systemach informacyjnych, co jest niezbędne do efektywnego zarządzania dokumentacją sądową. W standardach archiwizacji i obiegu dokumentów przyjmuje się, że każdy dokument, aby był odpowiednio zorganizowany, musi być oznaczony znakiem sprawy, co jest zgodne z normami ISO 15489 dotyczącymi zarządzania dokumentacją. Właściwe oznaczenie pozwala także na szybsze odnajdowanie dokumentów w przypadku audytu lub inspekcji, co podkreśla znaczenie stosowania jednolitych zasad w zarządzaniu dokumentacją.

Pytanie 17

Protokół dotyczący uszkodzenia lub zniknięcia dokumentów

A. nie tworzy rejestru pomocniczego archiwum zakładowego

B. stanowi kopię zapasową całej dokumentacji

C. sporządza archiwista w zakładzie

D. nie jest zatwierdzany przez osobę, która wypożyczyła dokumenty

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Protokół uszkodzenia lub zaginięcia akt jest dokumentem, który powinien być przygotowywany przez archiwistę zakładowego. Archiwista ma za zadanie zapewnienie odpowiedniego zarządzania dokumentacją, w tym jej ochrony oraz ewidencji. W sytuacji wystąpienia uszkodzenia lub zaginięcia akt, archiwista sporządza protokół, który stanowi formalne potwierdzenie incydentu. Taki dokument jest nie tylko istotny z punktu widzenia prawa, ale także stanowi ważny element polityki bezpieczeństwa informacji w organizacji. Przykładem zastosowania może być sytuacja, gdy podczas audytu stwierdzono brak ważnych dokumentów, a archiwista musi udowodnić, że podjęto odpowiednie kroki w celu ich zabezpieczenia. W kontekście standardów, należy również wspomnieć o normach ISO dotyczących zarządzania dokumentacją, które podkreślają konieczność dokumentowania wszelkich incydentów związanych z aktami.

Pytanie 18

Porównanie starych oraz nowych sygnatur danego zespołu akt to

A. kurenda

B. kwerenda

C. konkordancja

D. kontrasygnata

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Konkordancja to pojęcie odnoszące się do zestawienia sygnatur, które jest kluczowe w kontekście pracy archiwalnej i zarządzania dokumentami. Umożliwia ono porównanie starych i nowych sygnatur danego zespołu akt, co jest istotne dla zachowania porządku w dokumentacji oraz dla efektywnego zarządzania informacjami. W praktyce konkordancja może być stosowana podczas inwentarzacji akt, gdzie konieczne jest zidentyfikowanie, które dokumenty zostały przeniesione do nowego systemu archiwizacji. Dzięki temu procesowi można uniknąć zagubienia informacji oraz zapewnić ich łatwy dostęp. W kontekście norm i dobrych praktyk w archiwistyce, konkordancja wspiera realizację standardów dotyczących klasyfikacji dokumentów, co jest niezbędne dla utrzymania spójności i przejrzystości w systemach archiwalnych. Ponadto, dobrym przykładem zastosowania konkordancji może być proces migracji danych w systemach elektronicznego zarządzania dokumentami, gdzie zachowanie integralności informacji jest kluczowe dla dalszego ich wykorzystania.

Pytanie 19

Ile egzemplarzy powinno się przygotować dla spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji niearchiwalnej, kategorii BE50, przekazywanej do archiwum zakładowego?

A. W 1 egzemplarzu

B. W 2 egzemplarzach

C. W 3 egzemplarzach

D. W 4 egzemplarzach

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Sporządzenie spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji niearchiwalnej, kategorii BE50, w 3 egzemplarzach jest zgodne z obowiązującymi przepisami dotyczącymi archiwizacji dokumentów. W praktyce, 3 egzemplarze pozwalają na rozdzielenie odpowiedzialności oraz zapewniają odpowiednią dokumentację dla wszystkich stron zaangażowanych w proces przekazywania dokumentów. Przykładowo, jeden egzemplarz trafia do archiwum zakładowego, drugi pozostaje u przekazującego, a trzeci powinien być przechowywany przez odbierającego dokumentację. Taki podział dokumentacji jest zalecany przez standardy archiwizacji, które podkreślają konieczność posiadania kopii dla każdej ze stron, co zwiększa przejrzystość i bezpieczeństwo procesów archiwizacji. Warto również zauważyć, że zgodność z tymi zasadami jest kluczowa dla zachowania integralności dokumentów oraz ułatwia przyszłe odnalezienie i weryfikację informacji zawartych w dokumentacji. Posiadanie trzech egzemplarzy spisu zdawczo-odbiorczego stanowi najlepszą praktykę w zarządzaniu dokumentacją i jest zgodne z zaleceniami Polskiej Normy PN-ISO 15489 dotyczącej zarządzania dokumentacją.

Pytanie 20

Która z wymienionych osób jest uprawniona do wprowadzania zmian w kategoriach dokumentacji w archiwum zakładowym?

A. Kierownik archiwum zakładowego

B. Dyrektor właściwego miejscowo archiwum państwowego

C. Dyrektor Archiwum Akt Nowych

D. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Dyrektor odpowiedniego archiwum jest osobą, która zajmuje się porządkowaniem i zarządzaniem dokumentami w archiwum. Kiedy zmieniają się kategorie dokumentów, to on podejmuje decyzje o tym, jak te dokumenty powinny być klasyfikowane, jak je zabezpieczyć i komu można je udostępnić. Według Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym, dyrektor działa zgodnie z wytycznymi, które są ustalone przez Naczelnika Archiwów Państwowych. Na przykład, jeśli jakiś dokument ma poufne informacje, dyrektor musi działać tak, by odpowiednio go oznaczyć. To ważne, żeby wszystkie zmiany były zgodne z prawem i zasadami archiwalnymi, bo to zapewnia bezpieczeństwo i przejrzystość. Dyrektor archiwum jest kluczową postacią w zarządzaniu dokumentami, a jego decyzje mają wielki wpływ na to, jak można korzystać z zbiorów archiwalnych.

Pytanie 21

W którym roku należało wykonać ekspertyzę archiwalną, aby ocenić wartość dokumentacji kat. BE10 stworzonej w roku 2010?

A. W 2019 roku

B. W 2020 roku

C. W 2021 roku

D. W 2022 roku

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź 'W 2021 roku' jest poprawna, ponieważ zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi archiwizacji dokumentów, ekspertyza archiwalna dla dokumentacji kat. BE10 wytworzonej w 2010 roku musi zostać przeprowadzona po upływie 10 lat od jej wytworzenia. Warto zauważyć, że dokumenty klasyfikowane jako BE10 to dokumenty, które mają znaczenie dla działalności administracyjnej i wymagają regularnej oceny ich wartości archiwalnej. Na przykład, jeśli dokumenty są istotne z perspektywy prawnej lub historycznej, ich przechowywanie może być uzasadnione. W praktyce, przeprowadzenie takiej ekspertyzy w 2021 roku pozwala na dokładną analizę ich wartości, co jest kluczowe dla zarządzania archiwum. Wiele instytucji stosuje zasady takie jak minimalizacja kosztów przechowywania oraz maksymalizacja efektywności zarządzania informacjami, co czyni tę analizę niezbędną.

Pytanie 22

Dokument formalny o takiej samej treści wysłany do wielu odbiorców to

A. pismo okólne

B. pismo przewodnie

C. zaproszenie

D. zaświadczenie

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Zaproszenie to forma pisma oficjalnego, która jest skierowana do wielu adresatów, a jej treść pozostaje niezmienna. Takie dokumenty mają zastosowanie w różnych kontekstach, na przykład w organizacji wydarzeń, konferencji, czy spotkań biznesowych. Przykładem może być zaproszenie na konferencję branżową, które jest wysyłane do wszystkich uczestników, a jego treść zawiera informacje o miejscu, czasie i agendzie wydarzenia. W praktyce, zaproszenia muszą być sformułowane w sposób klarowny i profesjonalny, aby zachęcić adresatów do uczestnictwa. W kontekście standardów, ważne jest, aby zaproszenia były zgodne z obowiązującymi normami formalnymi, co podkreśla ich rangę i znaczenie. Warto również dodać, że w przypadku dużej liczby odbiorców, zaproszenia często są wysyłane w formie elektronicznej, co pozwala na efektywne dotarcie do adresatów oraz ułatwia zarządzanie listą uczestników.

Pytanie 23

Zamieszczony w ramce tekst to fragment

§13. 1. Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.

2. Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.

3. Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę.

4. Metadane mogą być dodawane automatycznie.

5. Metadane opisujące przesyłkę wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy.

6. Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających identyfikator, określany jako numer z rejestru przesyłek wpływających, prowadzonego dla danego roku kalendarzowego.

(...)

A. wytycznych dotyczących obiegu dokumentacji aktowej.

B. instrukcji obsługi systemu EZD.

C. instrukcji kancelaryjnej.

D. instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego.

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź wskazująca na instrukcję kancelaryjną jest poprawna, ponieważ fragment tekstu odnosi się do procedur rejestrowania i obsługi przesyłek, co jest kluczowym elementem obiegu dokumentów w każdej jednostce organizacyjnej. Instrukcja kancelaryjna określa zasady dotyczące przyjmowania, przetwarzania oraz archiwizowania dokumentów, a także zarządzania przesyłkami wpływającymi. Przykładowo, w praktyce biurowej instrukcje te mogą wskazywać, jak należy przyjmować przesyłki zewnętrzne oraz jak rejestrować je w systemie EZD, co ma na celu zapewnienie transparentności i efektywności w obiegu dokumentów. Dobre praktyki w zakresie zarządzania dokumentacją polegają na stosowaniu standardowych procedur, które minimalizują ryzyko błędów oraz opóźnień, co jest szczególnie istotne w kontekście audytów i kontroli wewnętrznych. Dodatkowo, właściwe nadawanie metadanych i identyfikatorów pozwala na łatwiejsze indeksowanie i późniejsze wyszukiwanie dokumentów, co podnosi jakość zarządzania informacją w organizacji.

Pytanie 24

Numer sprawy zapisany zgodnie z regulacją Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku, to

A. DF.347.1.1

B. DF.347.32.2012

C. DF.347/2012-1

D. DF.347-2012

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Znak sprawy 'DF.347.32.2012' jest prawidłowy zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku, które określa zasady oznaczania spraw w dokumentacji administracyjnej. W tym oznaczeniu, 'DF' wskazuje na rodzaj dokumentu, a '347.32.2012' to unikalny numer identyfikacyjny sprawy. Liczba przed kropką odnosi się do jednostki organizacyjnej, a liczby po kropkach wyznaczają kolejny numer sprawy w danym roku oraz ewentualne podnumery. Przykładowo, w praktyce administracyjnej, taki system numeracji pozwala na jednoznaczną identyfikację spraw w danym roku, co jest kluczowe dla skutecznego zarządzania dokumentacją i zapewnienia jej przejrzystości. Przestrzeganie ustalonych standardów w tym zakresie jest niezbędne, aby zminimalizować ryzyko pomyłek i zapewnić, że wszystkie dokumenty są łatwo dostępne oraz zrozumiałe dla osób zajmujących się ich obiegiem. Warto również pamiętać, że taki system ułatwia archiwizację oraz odnajdywanie spraw w przyszłości, co jest szczególnie istotne w kontekście audytów i kontroli administracyjnych.

Pytanie 25

W obrębie teczki aktowej dokumenty należy uporządkować

A. zgodnie z numerami w rejestrze korespondencji

B. na podstawie dat wpływu, począwszy od najstarszej do najnowszej daty

C. alfabetycznie według spraw, a w ramach spraw chronologicznie

D. w następstwie spisu spraw zaczynając od numeru 1 na szczycie teczki, a wewnątrz spraw chronologicznie

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Poprawna odpowiedź wskazuje na konieczność układania akt spraw w kolejności ich spisu, co jest kluczowe dla zachowania porządku i efektywności w obiegu dokumentów. Ułożenie akt w kolejności numeracji spraw pozwala na szybkie odnalezienie potrzebnych informacji oraz umożliwia łatwe śledzenie postępów w danej sprawie. Przykładem praktycznego zastosowania tej metody jest organizacja dokumentacji w instytucjach publicznych, gdzie każdy akt sprawy oznaczony jest unikalnym numerem. Dobrą praktyką jest również umieszczanie dokumentów w obrębie danej sprawy w porządku chronologicznym, co ułatwia analizę przebiegu sprawy oraz dostęp do kluczowych dat. Taki system archiwizacji jest zgodny z zaleceniami norm ISO dotyczących zarządzania dokumentacją, które sugerują, aby procesy były efektywne i przejrzyste. Utrzymywanie porządku i logiki w archiwizacji dokumentów jest nie tylko wymogiem praktycznym, ale również standardem branżowym, który wspiera transparentność oraz odpowiedzialność w obsłudze spraw.

Pytanie 26

Teczki zbiorcze tworzy się w celu dokumentowania

A. osobowej

B. technicznej

C. księgowej

D. sprawozdawczej

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Teczki zbiorcze są kluczowym elementem zarządzania dokumentacją osobową w każdej organizacji. Tworzy się je w celu systematyzacji i archiwizacji dokumentów związanych z pracownikami, takich jak umowy o pracę, świadectwa pracy, dokumenty dotyczące wynagrodzeń oraz inne informacje dotyczące zatrudnienia. Utrzymanie teczek zbiorczych w sposób uporządkowany nie tylko ułatwia dostęp do istotnych informacji, ale również wspiera zgodność z przepisami prawa pracy oraz ochrony danych osobowych. Dobre praktyki wskazują na konieczność regularnego przeglądania i aktualizacji tych teczek, co może pomóc w identyfikacji ewentualnych nieprawidłowości i potrzebie archiwizacji bądź zniszczenia dokumentów, które nie są już wymagane. Utrzymywanie teczek osobowych w zgodzie z przepisami regulującymi przechowywanie danych, takimi jak RODO, stanowi podstawę odpowiedzialności pracodawcy i buduje zaufanie w relacjach z pracownikami.

Pytanie 27

Zbieranie danych na określony temat w zbiorze dokumentów to

A. proweniencja

B. uwierzytelnianie

C. dekretacja

D. kwerenda

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Kwerenda to proces poszukiwania informacji w zasobach aktowych, który ma na celu zebranie danych w odpowiedzi na konkretne zapytanie. W kontekście archiwistyki oraz zarządzania dokumentami, kwerenda może przybrać różne formy, w tym zapytania o konkretne dokumenty, zestawienia danych czy analizy historyczne. Kwerendy są istotne w kontekście efektywnego zarządzania informacjami, gdyż pozwalają na szybkie i precyzyjne odnalezienie potrzebnych materiałów. Przykładem praktycznego zastosowania kwerendy może być analiza dokumentacji dotyczącej konkretnego projektu, gdzie archiwista tworzy zapytanie do bazy danych, aby uzyskać dostęp do wszystkich związanych z nim akt. Kwerendy są również elementem wielu systemów zarządzania dokumentami, w których użytkownicy mogą tworzyć złożone zapytania, aby wydobyć istotne informacje w oparciu o różne kryteria. Dobrą praktyką w tym zakresie jest stosowanie standardów, takich jak wyspecjalizowane języki zapytań, które umożliwiają precyzyjne formułowanie kwerend. Zrozumienie tego procesu jest niezbędne dla skutecznego funkcjonowania w dziedzinie archiwistyki i zarządzania informacjami.

Pytanie 28

Zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. dotyczącą narodowego zasobu archiwalnego oraz archiwów, osoba, która ma szczególne obowiązki w zakresie ochrony materiałów archiwalnych i świadomie niszczy dokumentację, może zostać ukarana

A. grzywną w wysokości do 3 pensji

B. naganą z wpisem do akt

C. dyscyplinarnym zwolnieniem z pracy

D. karą pozbawienia wolności do 3 lat

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź wskazująca na karę pozbawienia wolności do 3 lat za świadome zniszczenie dokumentacji archiwalnej jest poprawna, ponieważ ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wyraźnie definiuje zakres odpowiedzialności osób odpowiedzialnych za ochronę materiałów archiwalnych. Osoby te, ze względu na swoje obowiązki, mają szczególną odpowiedzialność za zachowanie integralności i dostępności dokumentacji. Zniszczenie dokumentacji, szczególnie w sposób świadomy, traktowane jest jako poważne naruszenie przepisów, co może skutkować nie tylko sankcjami administracyjnymi, ale także karnymi. Przykładowo, w przypadku zniszczenia dokumentów publicznych, takich jak akty stanu cywilnego czy dokumentacja dotycząca działalności instytucji publicznych, konsekwencje mogą być daleko idące, w tym utrata zaufania do instytucji oraz możliwość pociągnięcia do odpowiedzialności karnej. Warto zwrócić uwagę na standardy archiwizacji i dobre praktyki, takie jak zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania dokumentów oraz szkolenia dla pracowników, aby minimalizować ryzyko zniszczenia materiałów archiwalnych.

Pytanie 29

Które archiwalne dokumenty mogą być udostępniane dopiero po upływie 100 lat?

A. Akty małżeństw oraz zgonów

B. Dokumentacja ksiąg wieczystych

C. Akty urodzin

D. Rejestracja ludności

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Akty urodzeń to dokumenty, w których zapisane są ważne info o narodzinach danej osoby. Dostaniemy tam datę, miejsce urodzenia oraz dane rodziców. W Polsce, jak w wielu innych krajach, te dokumenty są chronione przez prawo, żeby nikt nie miał dostępu do prywatnych danych. Na mocy Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym, te akta mogą być ogólnie dostępne dopiero po 100 latach. Czyli jak ktoś urodził się w 1923 roku, to jego akta będzie można zobaczyć dopiero od 2023 roku. To całkiem dobry sposób na ochronę prywatności ludzi, których te dokumenty dotyczą. Dzięki tym regulacjom, osoby zainteresowane genealogią czy historią mają szansę na badania i ustalenie pokrewieństwa, co jest naprawdę przydatne.

Pytanie 30

W jednolitym wykazie akt dotyczących rzeczy, cyfrowe symbole przyporządkowane do danej kategorii rzeczowej to

A. symbole kwalifikacyjne

B. symbole przedmiotowe

C. symbole tytułowe

D. symbole klasyfikacyjne

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Symbole klasyfikacyjne w jednolitym rzeczowym wykazie akt stanowią kluczowy element systematyzacji dokumentacji. Służą one do przypisania akt do odpowiednich grup rzeczowych, co ułatwia ich identyfikację oraz wyszukiwanie w przyszłości. W kontekście archiwizacji i zarządzania dokumentacją, zastosowanie symboli klasyfikacyjnych pozwala na skuteczne zarządzanie informacjami oraz podnosi efektywność pracy w instytucjach. Przykładem zastosowania symboli klasyfikacyjnych może być organizacja akt w archiwum, gdzie każdy dokument otrzymuje przypisany symbol, co umożliwia szybkie odnalezienie potrzebnych informacji oraz ich odpowiednie zgrupowanie. Dobre praktyki w zakresie klasyfikacji dokumentów zalecają stosowanie jednolitych norm, takich jak Katalogi akt, które precyzują zasady nadawania symboli oraz ich struktury. Warto również zauważyć, że stosowanie symboli klasyfikacyjnych wspiera zachowanie porządku w obiegu dokumentów oraz ułatwia audyty i kontrole wewnętrzne, co jest istotne w kontekście zgodności z regulacjami prawnymi i standardami archiwizacyjnymi.

Pytanie 31

Zgodnie z PN-ISO 11799, w archiwum minimalna odległość pomiędzy dolną krawędzią najniżej umieszczonej półki regałów a podłogą oraz pomiędzy sufitem a przedmiotami umieszczonymi na najwyższej półce powinna wynosić co najmniej

A. 80 mm

B. 130 mm

C. 100 mm

D. 150 mm

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź 150 mm jest jak najbardziej w porządku. Zgodnie z normą PN-ISO 11799, ta minimalna odległość między podłogą a najniższą półką oraz między najwyższą półką a sufitem rzeczywiście powinna wynosić 150 mm. To ważne, bo dzięki temu dokumenty i zasoby archiwalne są lepiej chronione. Na przykład, jeśli zorganizujesz archiwum w ten sposób, łatwiej będzie utrzymać porządek i nie uszkodzisz materiałów podczas sprzątania. A jeśli chodzi o najwyższe półki, to wystarczająca przestrzeń między nimi a sufitem zapobiega zgnieceniu dokumentów, które mogą być np. brudne lub wilgotne. Takie przestrzeganie zasad jest kluczowe dla długotrwałej ochrony archiwalnych zasobów.

Pytanie 32

Aby nadać sprawie odpowiedni symbol klasyfikacyjny, należy skorzystać z

A. instrukcji archiwalnej

B. regulaminu organizacyjnego

C. rzeczowego wykazu akt

D. dziennika korespondencji

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Rzeczowy wykaz akt jest kluczowym dokumentem w systemie zarządzania dokumentacją, który pozwala na właściwą klasyfikację spraw oraz nadanie im odpowiednich symboli klasyfikacyjnych. Zgodnie z zasadami archiwizacji, wykaz ten precyzuje, jakie dokumenty powinny być tworzone, jak długo powinny być przechowywane oraz jakie mają przypisane kategorie. Przykładowo, w instytucjach publicznych, w których obowiązuje rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej, rzeczowy wykaz akt będzie wskazywał symbol klasyfikacyjny dla różnych typów dokumentów, co ułatwi ich późniejsze wyszukiwanie i archiwizację. Właściwe użycie wykazu sprzyja zachowaniu porządku i zgodności z normami prawnymi oraz organizacyjnymi. W praktyce, podczas tworzenia nowej sprawy, pracownik powinien skonsultować się z rzeczowym wykazem akt, aby upewnić się, że dokumentacja jest odpowiednio klasyfikowana, co pozwoli uniknąć potencjalnych problemów związanych z dostępem do informacji oraz ich zarządzaniem.

Pytanie 33

Akcja związana z poszukiwaniem danych w zasobie archiwalnym nosi nazwę

A. kwerenda

B. konkordancja

C. kontrasygnata

D. kwalifikacja

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Kwerenda to termin używany w kontekście wyszukiwania i pozyskiwania informacji z zbiorów danych, takich jak bazy danych czy archiwa. W praktyce kwerenda odnosi się do procesu formułowania zapytań, które pozwalają na skuteczne przeszukiwanie dokumentów, rekordów czy innych zasobów informacyjnych. Przykładowo, w archiwistyce osoba wykonująca kwerendę może korzystać z różnych narzędzi, takich jak systemy komputerowe do zarządzania archiwami, aby odnaleźć specyficzne dokumenty dotyczące danego tematu czy wydarzenia. Kwerenda umożliwia uzyskanie precyzyjnych odpowiedzi na postawione pytania i jest kluczowym elementem pracy z materiałami archiwalnymi. W kontekście dobrych praktyk archiwistycznych, kwerenda powinna być przeprowadzana z zachowaniem zasad etyki, ochrony danych osobowych oraz z uwzględnieniem kontekstu historycznego danego zasobu, co umożliwia pełniejsze zrozumienie poszukiwanych informacji.

Pytanie 34

Raport z działalności archiwum nie zawiera danych dotyczących

A. liczby dokumentów kategorii A przejętych do archiwum w danym roku

B. zmian w personelu archiwum

C. reguł dotyczących obiegu pism w instytucji

D. uzgodnienia norm kancelaryjnych z archiwum państwowym

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Zasady obiegu pism w instytucji nie są częścią sprawozdania z działalności archiwum, ponieważ archiwum koncentruje się na gromadzeniu, przechowywaniu oraz udostępnianiu dokumentacji, a nie na procesach administracyjnych dotyczących obiegu dokumentów. Standardy archiwizacji, zgodne z wytycznymi archiwów państwowych, podkreślają, że sprawozdania powinny zawierać informacje o stanie dokumentacji, a także o jej klasyfikacji i kategoriach, takich jak ilość dokumentów kategorii A. Przykładowo, w praktyce archiwalnej, sprawozdania mogą uwzględniać zmiany personalne w zespole archiwum oraz uzgodnienia dotyczące normatywów kancelaryjnych, które są istotne dla prawidłowego funkcjonowania archiwów, jednak same zasady obiegu pism są bardziej związane z administracją i zarządzaniem dokumentacją w instytucji, co wykracza poza zakres archiwizacji.

Pytanie 35

Zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. odpowiednia wilgotność w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego dla dokumentów papierowych powinna wynosić

A. 50÷60%

B. 45÷55%

C. 30÷50%

D. 35÷55%

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Właściwa wilgotność w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego dla dokumentacji papierowej powinna wynosić 30÷50%. Taki zakres wilgotności jest kluczowy dla zachowania trwałości dokumentów papierowych, gdyż niewłaściwe warunki mogą prowadzić do ich degradacji. Wysoka wilgotność sprzyja rozwojowi pleśni i grzybów, które mogą zniszczyć cenne archiwa. Z kolei zbyt niska wilgotność może powodować kruchość papieru, co zwiększa ryzyko uszkodzeń mechanicznych. W praktyce, odpowiednie nawilżenie można osiągnąć poprzez stosowanie systemów klimatyzacyjnych lub nawilżaczy, które monitorują i regulują poziom wilgotności. Dobre praktyki zalecają także regularne kontrole warunków panujących w archiwum oraz wprowadzenie procedur dotyczących konserwacji dokumentów. Zgodnie z normami ISO 11799:2015, które określają wymagania dla przechowywania dokumentów, wilgotność powinna być kontrolowana w zależności od rodzaju przechowywanych materiałów, co podkreśla znaczenie odpowiednich warunków dla zachowania integralności archiwum.

Pytanie 36

Między stacjonarnymi regałami w archiwum powinny być zachowane korytarze o szerokości co najmniej

A. 110 cm

B. 120 cm

C. 80 cm

D. 50 cm

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Przy organizacji magazynu ważne jest, żeby przejścia między regałami miały szerokość przynajmniej 80 cm. Taka szerokość pozwala pracownikom na swobodne poruszanie się oraz łatwe transportowanie sprzętu, jak wózki widłowe czy paletowe. Z mojego doświadczenia, węższe przejścia mogą powodować stres i niebezpieczne sytuacje, zwłaszcza jak trzeba szybko zmienić kierunek. Zgodnie z normą PN-EN 15635, dobrze zaprojektowana przestrzeń magazynowa naprawdę wpływa na bezpieczeństwo i efektywność pracy. Przejścia o szerokości 80 cm to standard, który nie tylko ułatwia pracę, ale też zmniejsza ryzyko wypadków, które w każdych warunkach powinny być priorytetem.

Pytanie 37

Na którym schemacie przedstawiono prawidłowe ułożenie akt w magazynie archiwalnym?

A. C.

B. B.

C. A.

D. D.

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź B jest prawidłowa, ponieważ przedstawia zgodne z normami archiwizacji ułożenie akt w magazynie archiwalnym. Warto zwrócić uwagę, że w archiwach ważne jest nie tylko prawidłowe ułożenie dokumentów, ale także ich dostępność i ochrona przed uszkodzeniami. Schemat B ilustruje poziome ułożenie akt, które sprzyja ich łatwemu przeszukiwaniu oraz zminimalizowaniu ryzyka zniszczenia. W praktyce, przestrzeganie zasad archiwizacji, takich jak zalecana kolejność i sposób układania dokumentów, ma kluczowe znaczenie dla efektywności zarządzania informacją. Wiele instytucji korzysta z takich standardów, jak ISO 15489, które wskazują na istotę dobrych praktyk w archiwizacji dokumentów. Dzięki odpowiedniemu ułożeniu, użytkownicy mają szybki dostęp do potrzebnych materiałów, co wpływa na efektywność pracy i oszczędność czasu. Dodatkowo, poziome ułożenie akt pozwala na stosowanie przegrody lub etykiet, co dodatkowo ułatwia orientację w przechowywanych dokumentach i ich segregację.

Pytanie 38

Ile zestawień powinna przygotować jednostka organizacyjna zajmująca się spisami dokumentacji niearchiwalnej, która podlega brakowaniu o symbolach B, BE i Bc?

A. Dwa

B. Trzy

C. Jeden

D. Cztery

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Jednostka organizacyjna odpowiedzialna za spisy dokumentacji niearchiwalnej, która podlega brakowaniu, powinna sporządzić trzy spisy: jeden dla dokumentów oznaczonych symbolem B, drugi dla dokumentów oznaczonych symbolem BE, a trzeci dla dokumentów oznaczonych symbolem Bc. Każdy z tych symboli oznacza inny poziom ważności i procedury związane z brakowaniem dokumentów, co jest zgodne z regulacjami prawnymi oraz standardami archiwizacji. Dokumenty oznaczone symbolem B to dokumenty, które należy przechowywać przez określony czas, a następnie je zniszczyć. Dokumenty z symbolem BE mogą być przechowywane, ale także mogą być poddane natychmiastowemu brakowaniu w przypadku, gdy nie są już potrzebne. Z kolei dokumenty oznaczone symbolem Bc to dokumenty, które charakteryzują się szczególnym traktowaniem w kontekście brakowania, co oznacza, że wymagają dodatkowej analizy przed ich zniszczeniem. Sporządzanie oddzielnych spisów dla tych kategorii dokumentacji jest kluczowe dla zachowania porządku i zgodności z przepisami dotyczącymi zarządzania dokumentacją.

Pytanie 39

Zgoda na udostępnienie dokumentów znajdujących się w archiwum zakładowym jest wydawana przez

A. dyrektora archiwum państwowego odpowiedniego dla jednostki

B. Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych

C. Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego

D. dyrektora jednostki, do której należy archiwum zakładowe

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Zgoda na udostępnianie akt w archiwum zakładowym jest wydawana przez dyrektora jednostki, której podlega to archiwum. To kluczowy element zarządzania dokumentacją, który opiera się na zasadach archiwizacji oraz ochrony danych osobowych. Dyrektor jednostki ma pełne zrozumienie potrzeb organizacyjnych oraz kontekstu prawnego, w jakim operuje archiwum. Przykładem może być sytuacja, gdy pracownicy jednostki potrzebują dostępu do historycznych dokumentów do celów badawczych lub edukacyjnych. W takich przypadkach dyrektor, bazując na zasadzie ochrony danych i wymaganiach prawnych, może wydać zgodę, uwzględniając jednocześnie przepisy dotyczące dostępu do informacji publicznej. Dobrym praktyką w tej dziedzinie jest prowadzenie dokumentacji dotyczącej udzielania takich zgód, co pozwala na transparentność procesu oraz zgodność z regulacjami archiwalnymi. Warto zauważyć, że dyrektor archiwum państwowego zajmuje się innymi aspektami, takimi jak nadzór nad archiwum oraz jego działalnością, jednak nie jest odpowiedzialny za decyzje dotyczące konkretnych akt w archiwum zakładowym.

Pytanie 40

Kto przygotowuje protokół wycofania dokumentów z zakładowego archiwum?

A. kierownik jednostki zajmującej się wycofywaniem akt

B. pracownik odpowiedniego archiwum państwowego

C. dyrektor, któremu podlega zakładowe archiwum

D. kierownik archiwum zakładowego

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Kierownik archiwum zakładowego jest odpowiedzialny za przygotowanie protokołu wycofania dokumentów z archiwum, co wynika z jego roli w zarządzaniu archiwum. Jako osoba odpowiedzialna za organizację i nadzór nad dokumentacją, kierownik archiwum musi znać nie tylko przepisy prawa dotyczące archiwizacji, ale także wewnętrzne procedury zakładu. Protokół wycofania to formalny dokument, który powinien zawierać szczegóły dotyczące wycofywanych akt, takie jak numery teczek, daty, przyczyny wycofania oraz osoby odpowiedzialne za ich zabezpieczenie. Przykładowo, jeśli firma decyduje się na zniszczenie nieaktualnych dokumentów, kierownik archiwum powinien przygotować odpowiedni protokół, aby udokumentować ten proces zgodnie z wymogami prawa. Zgodnie z dobrymi praktykami, należy również zapewnić przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych oraz procedur związanych z archiwizowaniem informacji, co jest kluczowe w kontekście modernizacji zarządzania dokumentacją w przedsiębiorstwach.

Rozpocznij nowy egzamin

Powrót do strony głównej