Wyniki egzaminu

Nowy egzamin

Informacje o egzaminie:

Zawód: Technik archiwista
Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Data rozpoczęcia: 18 grudnia 2025 08:49
Data zakończenia: 18 grudnia 2025 09:10

Egzamin zdany!

Wynik: 34/40 punktów (85,0%)

Wymagane minimum: 20 punktów (50%)

Pochwal się swoim wynikiem!

Facebook

X.com

Szczegółowe wyniki:

Pytanie 1

W którym roku najwcześniej można usunąć Delegacje służbowe (kat. B5), które zostały wytworzone w 2019 roku?

A. W 2024 roku

B. W 2022 roku

C. W 2025 roku

D. W 2023 roku

Odpowiedź 2025 roku jako najwcześniejszy termin wybrakowania Delegacji służbowych (kat. B5) wytworzonych w 2019 roku jest prawidłowa, ponieważ zgodnie z obowiązującymi przepisami i normami, dokumenty oraz materiały archiwalne powinny być przechowywane przez co najmniej pięć lat od daty ich wytworzenia. W przypadku Delegacji służbowych z 2019 roku, okres przechowywania kończy się w 2024 roku, co oznacza, że najwcześniej można je wybrakować w 2025 roku. Przykładowo, w praktyce organizacje często stosują procedury archiwizacji, które są zgodne z ustawą o archiwizacji, co pozwala na efektywne zarządzanie dokumentacją. Umożliwia to także organizacjom uniknięcie potencjalnych problemów prawnych związanych z niewłaściwym przechowywaniem danych. Dlatego też, w kontekście dobrych praktyk, kluczowe jest przestrzeganie ustanowionych terminów i zasad dotyczących wybrakowania dokumentacji, co sprzyja organizacji i porządkowi w zarządzaniu informacjami.

Pytanie 2

Osoba odpowiedzialna za archiwa zlikwidowanej jednostki organizacyjnej jest zobowiązana poinformować syndyka

A. o ostatnio wykonanej konserwacji dokumentacji

B. o liczbie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej

C. o materiałach archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego

D. o zatwierdzeniu przepisów kancelaryjno-archiwalnych

Archiwista likwidowanej jednostki organizacyjnej ma obowiązek powiadomić syndyka o materiałach archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego, ponieważ jest to kluczowy element zapewnienia ciągłości w zarządzaniu dokumentacją. Zgodnie z Ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, archiwista powinien dokumentować przekazanie materiałów archiwalnych oraz zapewnić ich odpowiednie zabezpieczenie. Przekazywanie dokumentów do archiwum państwowego ma na celu ochronę dziedzictwa narodowego oraz umożliwienie przyszłym pokoleniom dostępu do informacji o działalności jednostek organizacyjnych. Praktycznym przykładem może być sytuacja, w której archiwista dokumentuje przekazanie akt do archiwum, co następnie ułatwia ich wyszukiwanie oraz udostępnianie w przyszłości. Prawidłowe zarządzanie archiwami wspiera także transparentność działań jednostek likwidowanych, co jest istotne w kontekście społecznej odpowiedzialności.

Pytanie 3

Jednym ze sposobów na popularyzację dokumentacji zgromadzonej w archiwum jest

A. gromadzenie

B. brakowanie

C. konserwacja

D. wystawa

Wystawa jest jedną z najskuteczniejszych form popularyzacji dokumentacji archiwalnej, ponieważ pozwala na bezpośrednie zaprezentowanie zbiorów szerszej publiczności. Przygotowanie ekspozycji wymaga starannego doboru dokumentów, ich odpowiedniego opisu oraz stworzenia narracji, która wzbudza zainteresowanie zwiedzających. Przykładem mogą być wystawy tematyczne, które prezentują określone aspekty historii lokalnej, kultury lub dziedzictwa narodowego. Dzięki wystawom archiwa mogą zwiększać swoją widoczność, angażować lokalne społeczności i edukować społeczeństwo na temat znaczenia zachowania dokumentów. W kontekście dobrych praktyk branżowych, warto przywołać standardy wystawiennicze, takie jak wytyczne ICOM (Międzynarodowej Rady Muzeów) dotyczące organizacji wystaw, które kładą nacisk na odpowiednie zabezpieczenie i konserwację materiałów wystawowych, jak również na ich przystosowanie do potrzeb osób z różnymi rodzajami niepełnosprawności.

Pytanie 4

Kto jest uprawniony do wydawania zgody generalnej na brakowanie dokumentacji, która nie jest archiwalna, w zakładowym archiwum?

A. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych

B. Dyrektor Archiwum Akt Nowych

C. Minister Kultury oraz Dziedzictwa Narodowego

D. Dyrektor odpowiedniego terytorialnie archiwum państwowego

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych jest odpowiedzialny za nadzór i koordynację działalności archiwalnej w Polsce, co obejmuje również kwestie związane z brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej. Zgoda na brakowanie dokumentacji jest istotnym procesem, który gwarantuje, że materiały, które nie mają wartości archiwalnej, są usuwane w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa oraz standardami archiwalnymi. W praktyce, oznacza to, że każda instytucja, która posiada dokumentację, musi uzyskać zgodę Naczelnego Dyrektora na brakowanie, aby uniknąć niezgodności z przepisami i utraty ważnych danych. Proces ten opiera się na Ustawie z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, która wskazuje na odpowiedzialność Naczelnego Dyrektora w kontekście zarządzania dokumentacją. Przykładowo, instytucje publiczne przed przystąpieniem do brakowania dokumentów, które nie są przechowywane jako materiały archiwalne, muszą przeprowadzić dokładną analizę wartości tych dokumentów oraz złożyć odpowiedni wniosek o zgodę do Naczelnego Dyrektora, co jest kluczowym elementem prowadzenia odpowiedzialnej gospodarki dokumentacją.

Pytanie 5

Organizacja, która po raz pierwszy przesyła materiały archiwalne do archiwum państwowego, powinna do spisów zdawczo-odbiorczych dołączyć

A. jednolity rzeczowy wykaz akt, który obowiązywał w czasie, gdy narastały akta

B. normatywy kancelaryjno-archiwalne

C. notatkę informacyjną zawierającą krótki rys historyczny oraz schemat dotyczący struktury organizacyjnej

D. ewidencję całego zbioru archiwum zakładowego

Notatka informacyjna zawierająca krótki rys historyczny i schemat dotyczący struktury organizacyjnej jest kluczowym dokumentem, który powinien towarzyszyć spisom zdawczo-odbiorczym, gdy jednostka organizacyjna przekazuje materiały archiwalne do archiwum państwowego po raz pierwszy. Tego rodzaju notatka ma na celu dostarczenie archivistom niezbędnych informacji o kontekście, w jakim materiały powstały. Przykładowo, krótki rys historyczny pozwala na zrozumienie znaczenia dokumentów w kontekście działalności jednostki, co jest istotne dla prawidłowej klasyfikacji i późniejszego udostępniania akt. Schemat dotyczący struktury organizacyjnej z kolei ułatwia orientację w hierarchii odpowiedzialności oraz do zrozumienia dynamiki funkcjonowania jednostki. W kontekście dobrych praktyk archiwalnych, takie informacje powinny być zawsze dołączane, aby zapewnić integralność zbiorów oraz ich właściwą interpretację w przyszłości. Dodatkowo, ułatwia to pracę archiwistów, którzy dzięki tym informacjom mogą skuteczniej zarządzać zasobami archiwalnymi.

Pytanie 6

Osoba odpowiedzialna za archiwizację w likwidowanej instytucji powinna powiadomić syndyka

A. o sytuacji zatrudnienia w danej jednostce organizacyjnej

B. o zmianach w przepisach dotyczących kancelarii i archiwizacji

C. o ostatnim usunięciu dokumentacji niearchiwalnej

D. o stanie porządkowania oraz ewidencjonowania dokumentacji

Odpowiedź 'o stanie uporządkowania i zewidencjonowania dokumentacji' jest całkiem trafna. Wiesz, archiwista zakładowy ma obowiązek informować syndyka o stanie dokumentów podczas likwidacji. No bo w końcu syndyk musi wiedzieć, co zostało zarchiwizowane, a co się zgubiło. Uporządkowanie dokumentacji to kluczowa sprawa, zwłaszcza kiedy chodzi o postępowania upadłościowe. Dobre praktyki archiwalne mówią, że archiwista powinien prowadzić szczegółowe rejestry, żeby później łatwiej było coś znaleźć. Weźmy na to procedurę, w której archiwista robi raport o stanie dokumentacji. To nie tylko zabezpiecza informacje, ale też ułatwia korzystanie z nich w sądach czy administracji.

Pytanie 7

Kto przygotowuje protokół wycofania dokumentów z zakładowego archiwum?

A. kierownik jednostki zajmującej się wycofywaniem akt

B. dyrektor, któremu podlega zakładowe archiwum

C. pracownik odpowiedniego archiwum państwowego

D. kierownik archiwum zakładowego

Kierownik archiwum zakładowego jest odpowiedzialny za przygotowanie protokołu wycofania dokumentów z archiwum, co wynika z jego roli w zarządzaniu archiwum. Jako osoba odpowiedzialna za organizację i nadzór nad dokumentacją, kierownik archiwum musi znać nie tylko przepisy prawa dotyczące archiwizacji, ale także wewnętrzne procedury zakładu. Protokół wycofania to formalny dokument, który powinien zawierać szczegóły dotyczące wycofywanych akt, takie jak numery teczek, daty, przyczyny wycofania oraz osoby odpowiedzialne za ich zabezpieczenie. Przykładowo, jeśli firma decyduje się na zniszczenie nieaktualnych dokumentów, kierownik archiwum powinien przygotować odpowiedni protokół, aby udokumentować ten proces zgodnie z wymogami prawa. Zgodnie z dobrymi praktykami, należy również zapewnić przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych oraz procedur związanych z archiwizowaniem informacji, co jest kluczowe w kontekście modernizacji zarządzania dokumentacją w przedsiębiorstwach.

Pytanie 8

Sygnatura akt w archiwum zakładowym powstaje w oparciu o

A. kolejność przyjęcia akt do archiwum

B. dziennik korespondencji

C. spis zdawczo-odbiorczy

D. spis spraw

Kiedy myślimy o sygnaturze akt w archiwum, należy zrozumieć, że jest ona kluczowym elementem organizacji dokumentów, który opiera się na odpowiednich fundamentalnych zasadach archiwizacji. Wybór dziennika korespondencji, spisu spraw lub kolejności przyjęcia akt do archiwum jako podstawy do tworzenia sygnatury jest błędny, ponieważ te dokumenty nie dostarczają wystarczających informacji potrzebnych do jednoznacznego identyfikowania akt. Dziennik korespondencji, choć ważny dla ewidencji przychodzącej i wychodzącej korespondencji, nie zawiera szczegółowych informacji o dokumentach archiwalnych, a jedynie odnotowuje ich wpływ lub wydanie. Spis spraw natomiast, mimo że może wydawać się przydatny, nie jest odpowiedni do archiwizacji, ponieważ skupia się na bieżących sprawach i aktywności, a nie na długoterminowym przechowywaniu akt. Kolejność przyjęcia akt do archiwum również nie jest właściwym kryterium, ponieważ nie zapewnia systematycznego i logicznego podejścia do klasyfikacji dokumentów. Właściwe podejście polega na wykorzystaniu spisu zdawczo-odbiorczego, który dostarcza pełne informacje dotyczące dokumentów przekazywanych do archiwum, a tym samym umożliwia właściwą organizację i dostęp do nich w przyszłości. W kontekście zarządzania dokumentacją istotne jest, aby unikać typowych pułapek myślowych, które prowadzą do błędnych wniosków w zakresie archiwizacji, a zamiast tego kierować się sprawdzonymi metodami i standardami branżowymi.

Pytanie 9

Przygotowując spis dokumentacji archiwalnej przekazywanej do archiwum państwowego, teczki w wykazie powinny być uporządkowane według

A. liczby dziennika obowiązującego w jednostce

B. numerów spisów zdawczo-odbiorczych

C. kolejności symboli klasyfikacyjnych z wykazu akt

D. dat wpływu dokumentów do archiwum

Sporządzając spis zdawczo-odbiorczy dokumentacji archiwalnej, kluczowym aspektem jest ułożenie teczek według kolejności symboli klasyfikacyjnych z wykazu akt. Ta metoda organizacji dokumentów jest zgodna z zasadami archiwizacji oraz zapewnia łatwiejszy dostęp do informacji. Symbole klasyfikacyjne są przypisane do każdych akt, co sprawia, że ich uporządkowanie według tych symboli pozwala na zachowanie logicznej struktury i spójności w archiwum. Przykładowo, w przypadku archiwizacji dokumentów związanych z różnymi projektami, każdy projekt może mieć przypisany unikalny symbol. Dzięki temu można szybko zidentyfikować i odnaleźć odpowiednie dokumenty, co jest szczególnie istotne w dużych jednostkach organizacyjnych. Wykorzystanie klasyfikacji ułatwia także tworzenie raportów i analiz, co stanowi wartość dodaną dla efektywności zarządzania dokumentacją. Ponadto, stosowanie tej zasady jest zgodne z polskimi normami dotyczącymi archiwizacji, co potwierdza jej zasadność i praktyczne zastosowanie w codziennej pracy archiwisty.

Pytanie 10

Brakowanie dokumentacji, która nie jest archiwalna, spowodowane regularnym typowaniem dokumentów przeznaczonych do usunięcia, rozpoczyna

A. archiwum zakładowe

B. kierownik komórki wytwarzającej dokumentację

C. archiwum państwowe

D. dyrektor jednostki organizacyjnej

Brakowanie dokumentów, które już nam nie są potrzebne, to ważna sprawa. Archiwum zakładowe zajmuje się przechowywaniem i zarządzaniem dokumentami, które stworzyła nasza jednostka. Zgodnie z przepisami, te dokumenty, które straciły wartość, powinny być regularnie usuwane. Dzięki temu nie zbieramy niepotrzebnych papierów, a zarządzanie informacjami staje się prostsze. W praktyce to kierownicy przeglądają dokumenty i wybierają te, które można zlikwidować, a potem informują archiwum. Dobrze jest też prowadzić ewidencję dokumentów poddawanych brakowaniu, to pozwala na kontrolowanie całego procesu i trzymanie się przepisów.

Pytanie 11

Z którego dokumentu ewidencyjnego dokonuje się selekcji dokumentów niearchiwalnych do zlikwidowania?

A. Wykazu spisów zdawczo-odbiorczych

B. Spisu zdawczo-odbiorczego komórki organizacyjnej

C. Protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej

D. Inwentarza archiwalnego

Rozważając inne środki ewidencyjne, które mogłyby być postrzegane jako alternatywy dla spisu zdawczo-odbiorczego komórki organizacyjnej, warto zauważyć, że inwentarz archiwalny jest dokumentem stworzonym w celu ewidencjonowania materiałów archiwalnych, a nie dokumentów niearchiwalnych. Jego głównym celem jest zapewnienie systematyzacji i ochrony zasobów, które mają wartość historyczną lub prawną, co wyklucza możliwość jego użycia w procesie brakowania dokumentów, które nie są przeznaczone do archiwizacji. Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, z kolei, jest narzędziem pomocniczym, które może być używane do organizowania przekazywania dokumentów pomiędzy jednostkami, ale sam w sobie nie ma funkcji typowania dokumentów do brakowania. Podobnie, protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej jest narzędziem oceny, które jest używane do analizy wartości dokumentów, ale nie stanowi bezpośredniego narzędzia do ich typowania do zniszczenia. Często pojawiającym się błędem jest mylenie funkcji tych dokumentów, co może prowadzić do niewłaściwego zarządzania dokumentacją i potencjalnych konsekwencji prawnych. Warto podkreślić, że brak właściwej identyfikacji dokumentów do brakowania może skutkować naruszeniem przepisów dotyczących ochrony danych oraz niewłaściwym obiegiem informacji w organizacji.

Pytanie 12

Procedura oceny dokumentów niearchiwalnych aktowych przeznaczonych do makulatury lub utylizacji?

A. jest opracowywana po fizycznym usunięciu dokumentów

B. dotyczy wyłącznie akt kategorii A

C. zawiera dane o liczbie metrów bieżących dokumentów przeznaczonych do zniszczenia

D. obowiązkowo podpisuje pracownik lokalnego archiwum państwowego

Protokół oceny dokumentów, które idą na makulaturę albo do zniszczenia, ma na celu dokładne opisanie, co się z nimi dzieje. Ważne jest, żeby wiedzieć, ile i jakie dokumenty uznajemy za zbędne, bo to pozwala nam lepiej zarządzać archiwum. Twoja odpowiedź, że w protokole są informacje o metrach bieżących dokumentów do zniszczenia, jest jak najbardziej trafna. Zgodnie z zasadami, które obowiązują przy zarządzaniu dokumentami, takie detale są istotne, bo pomagają w przejrzystości całego procesu. Na przykład, kiedy robimy audyt dokumentów, to taki protokół jest kluczowy, żeby dobrze zrozumieć, co mamy w archiwum i co trzeba z tym zrobić. Pamiętaj, że dobra dokumentacja jest ważna nie tylko dla firmy, ale też pomaga spełniać różne wymogi prawne, szczególnie te dotyczące ochrony danych osobowych.

Pytanie 13

Jakie działania są podejmowane w archiwum w celu ochrony dokumentacji przed zniszczeniem?

A. Udostępnianie dokumentacji w formie cyfrowej

B. Regularne przemieszczanie dokumentacji między różnymi pomieszczeniami

C. Wykorzystywanie dokumentacji wyłącznie w celach badawczych

D. Kontrola warunków klimatycznych i stosowanie środków konserwacyjnych

Ochrona dokumentacji w archiwach wymaga ścisłej kontroli warunków klimatycznych i stosowania odpowiednich środków konserwacyjnych. Archiwa są miejscami, gdzie przechowuje się często unikalne i nieodwracalne dokumenty, dlatego ich ochrona jest priorytetem. Kontrola warunków klimatycznych obejmuje monitorowanie temperatury, wilgotności oraz cyrkulacji powietrza, co jest kluczowe dla zachowania integralności papierowych i innych materiałów archiwalnych. Niewłaściwe warunki mogą prowadzić do pleśni, rozkładu papieru czy zmiany koloru dokumentów. Stosowanie środków konserwacyjnych, takich jak odkwaszanie papieru, naprawa uszkodzonych dokumentów czy stosowanie specjalnych pudeł archiwalnych, jest również istotne. Dbanie o te aspekty zgodnie z wytycznymi Międzynarodowej Rady Archiwów przyczynia się do długoterminowego zachowania zasobów. Ponadto, wdrażanie systemów zarządzania jakością w archiwach pomaga w utrzymaniu wysokich standardów ochrony dokumentacji.

Pytanie 14

Modyfikacje w wykazie akt dotyczące wprowadzenia dodatkowych symboli oraz haseł klasyfikacyjnych mogą zostać zrealizowane w porozumieniu

A. z kierownikiem komórki organizacyjnej, która proponuje zmiany

B. z dyrektorem odpowiedniego archiwum państwowego

C. z przedstawicielem jednostki nadzorującej daną instytucję

D. z pracownikiem archiwum zakładowego

Odpowiedź "z dyrektorem właściwego archiwum państwowego" jest prawidłowa, ponieważ wprowadzenie zmian w rzeczowym wykazie akt wymaga współpracy z odpowiednim organem archiwalnym, który odpowiada za nadzór nad dokumentacją w danej jednostce. Dyrektor archiwum państwowego ma odpowiednie kompetencje do zatwierdzania takich zmian, co zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami oraz standardami archiwizacyjnymi. W praktyce, aby na przykład zmienić lub dodać nowe symbole i hasła klasyfikacyjne, instytucja powinna przedstawić propozycję zmian dyrektorowi archiwum, który oceni ich zasadność oraz zgodność z klasyfikacją archiwalną. Współpraca ta jest kluczowa dla utrzymania porządku w dokumentacji oraz umożliwia archiwum monitorowanie i kontrolowanie jakości aktów przechowywanych w jednostkach. Standardy archiwalne, takie jak normy ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentacją, podkreślają znaczenie właściwego nadzoru i regulacji w zakresie tworzenia, przechowywania i udostępniania dokumentów.

Pytanie 15

Jakiego surowca powinny być zrobione regały w archiwalnym magazynie zakładowym?

A. Z drewna

B. Z płyty paździerzowej

C. Z metalu

D. Z płyty wiórowej

Regały w magazynach archiwum zakładowego powinny być wykonane z metalu, ponieważ ten materiał oferuje najwyższą wytrzymałość oraz stabilność, co jest kluczowe dla przechowywania dokumentów i materiałów archiwalnych. Metalowe regały charakteryzują się odpornością na uszkodzenia mechaniczne, co jest istotne w kontekście długoterminowego przechowywania cennych materiałów. Dodatkowo, metal nie jest podatny na działanie grzybów, pleśni czy szkodników, co czyni go idealnym materiałem w kontekście archiwizacji. W praktyce, regały metalowe mogą być łatwo dostosowywane pod względem wysokości i szerokości, co pozwala na efektywne zagospodarowanie przestrzeni magazynowej. Standardy branżowe, takie jak ISO 9001, zalecają stosowanie materiałów, które zapewniają trwałość i bezpieczeństwo przechowywanych danych. Przykładem zastosowania metalowych regałów mogą być archiwa publiczne, gdzie konieczne jest zachowanie integralności dokumentów przez wiele lat. Warto również zauważyć, że metalowe regały mogą być poddawane recyklingowi, co jest zgodne z trendami zrównoważonego rozwoju i odpowiedzialności ekologicznej.

Pytanie 16

Po uzyskaniu zgody na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej, archiwista zakładowy jest zobowiązany do wyselekcjonowania akt

A. zniszczyć w niszczarkach biurowych

B. spalić w lokalnej kotłowni

C. wyrzucić na wysypisko odpadów

D. umieścić na osobnym regale

Wybór odpowiedzi związanych z wyrzuceniem dokumentów na wysypisko, spaleniem w kotłowni czy umieszczeniem na oddzielnym regale ujawnia szereg nieprawidłowych praktyk w obszarze zarządzania dokumentacją. Wyrzucenie dokumentów na wysypisko jest skrajnie nieodpowiedzialne, ponieważ nie zapewnia ochrony danych osobowych oraz informacji poufnych, co może prowadzić do naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, takich jak RODO. Spalenie dokumentów w lokalnej kotłowni również jest niezalecane, ponieważ nie kontroluje się procesu, co może prowadzić do emisji szkodliwych substancji oraz braku dowodów na zniszczenie dokumentów. Umieszczenie dokumentów na oddzielnym regale nie tylko nie odpowiada na potrzebę ich zniszczenia, ale wręcz stwarza możliwość nieuprawnionego dostępu do danych, co jest szczególnie niebezpieczne w kontekście ochrony informacji wrażliwych. W każdym z tych przypadków brak zrozumienia zasad ochrony danych oraz dobrych praktyk w zarządzaniu dokumentacją może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i reputacyjnych dla instytucji. Dlatego kluczowe jest, aby archiwiści przestrzegali ustalonych procedur i standardów dotyczących zniszczenia dokumentów, aby skutecznie chronić informacje i działać zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Pytanie 17

Co oznacza poszukiwanie danych w zbiorze archiwalnym?

A. Interpelacja.

B. Badanie.

C. Kwerenda.

D. Sprawa.

Kwerenda to systematyczne poszukiwanie informacji w zasobach archiwalnych, które może obejmować dokumenty, zdjęcia, nagrania audio i wideo oraz inne materiały. Kwerenda polega na zadawaniu precyzyjnych pytań lub formułowaniu zapytań w celu uzyskania konkretnych informacji związanych z określonym tematem badawczym. Przykładowo, w kontekście badań genealogicznych, kwerenda może dotyczyć przeszukania aktów urodzenia, małżeństw lub zgonów w archiwum lokalnym. Dobry praktyk w realizacji kwerend to stosowanie metodyki badawczej opisanej w standardach archiwalnych, takich jak ISAD(G) (International Standard Archival Description), które określają sposób organizacji i dokumentowania tych informacji. Kwerenda jest kluczowym narzędziem dla naukowców, historyków i badaczy, ponieważ pozwala na zrozumienie kontekstu historycznego oraz odkrywanie nieznanych faktów, co może prowadzić do nowych odkryć i interpretacji danych.

Pytanie 18

Jak określane są dokumenty lub materiały wcześniej stworzone, które dotyczą tej samej sprawy?

A. Czystopisy

B. Nośniki

C. Poprzedniki

D. Załączniki

Wybór odpowiedzi związanych z nośnikami, załącznikami i czystopisami może prowadzić do nieporozumień dotyczących terminologii i funkcjonalności dokumentów w kontekście spraw sądowych czy administracyjnych. Nośniki, w szerszym rozumieniu, odnoszą się do urządzeń lub nośników informacji, takich jak dyski twarde czy pamięci USB, na których przechowywane są dokumenty. Niemniej jednak, nie są one terminem używanym w odniesieniu do akt sprawy, a raczej odnoszą się do technologii przechowywania danych. Załączniki to dodatkowe dokumenty dołączane do głównych pism procesowych, które mogą mieć charakter uzupełniający, ale nie obejmują one pełnego zestawu wcześniejszych akt. Czystopisy odnoszą się do wersji dokumentów sporządzonych w czystej formie, będących kopiami roboczymi bez poprawek, co również nie oddaje w pełni istoty przechowywania i analizy wcześniejszych akt. Warto zauważyć, że często w toku postępowania pomija się znaczenie wcześniejszych dokumentów w procesie decyzyjnym, co może prowadzić do błędnych wniosków. Zrozumienie, że wszystkie te terminy reprezentują różne aspekty dokumentacji, ale nie są równoważne z pojęciem poprzedników, jest kluczowe dla prawidłowego zarządzania sprawami oraz dokumentacją.

Pytanie 19

Które z podanych archiwów jest odpowiednie do udzielania zgody na likwidację dokumentacji niearchiwalnej wydawanej przez naczelne i centralne organy władzy oraz administracji rządowej, a także inne centralne jednostki organizacyjne mające siedzibę w Warszawie?

A. Narodowe Archiwum Cyfrowe

B. Archiwum Główne Akt Dawnych

C. Archiwum Instytutu Pamięci Narodowej

D. Archiwum Akt Nowych

Archiwum Akt Nowych jest instytucją odpowiedzialną za przechowywanie, opracowywanie i udostępnianie dokumentacji powstałej w wyniku działalności naczelnych i centralnych organów władzy oraz administracji rządowej. Zgodnie z przepisami prawa, to właśnie Archiwum Akt Nowych jest właściwe do wydawania zgody na brakowanie dokumentów niearchiwalnych, co oznacza, że odpowiada za procesy związane z selekcją i usuwaniem zbędnych akt. Praktyczne zastosowanie tej wiedzy jest niezbędne w kontekście zarządzania dokumentacją w instytucjach publicznych, gdzie przestrzeganie przepisów archiwalnych ma kluczowe znaczenie dla efektywności administracji oraz ochrony danych. Dobre praktyki wskazują, że instytucje powinny regularnie współpracować z Archiwum Akt Nowych w zakresie planowania brakowania dokumentów, co pozwala na zgodność z normami prawnymi oraz organizacyjnymi, a także na optymalizację zarządzania zasobami informacyjnymi. Współpraca ta jest istotna dla zapewnienia transparentności oraz skuteczności działania organów administracji publicznej.

Pytanie 20

W jednolitym rzeczowym wykazie akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy hasła klasyfikacyjne: "Staże zawodowe"; "Wolontariat"; "Praktyki" określane będą następującymi symbolami klasyfikacyjnymi

Jednolity rzeczowy wykaz akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy – fragment

Jednolity rzeczowy wykaz akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy – fragment
Symbole klasyfikacyjne		Hasło klasyfikacyjne	Oznaczenie kategorii archiwalnej
213		Staże, wolontariat, praktyki
	......	Staże zawodowe	BE10
	......	Wolontariat	BE10
	......	Praktyki	BE10

A. 1130; 1131; 1132

B. 0213; 1213; 2213

C. 0231; 2133; 0132

D. 2130; 2131; 2132

Odpowiedź 2130; 2131; 2132 jest poprawna, ponieważ zgodnie z Jednolitym rzeczowym wykazem akt, hasła klasyfikacyjne dotyczące staży, wolontariatu i praktyk są przypisane do symbolu 213. W szczególności, symbole 2130, 2131 i 2132 odpowiadają kolejno za 'Staże zawodowe', 'Wolontariat' oraz 'Praktyki'. Taki podział umożliwia łatwe wyszukiwanie i klasyfikację dokumentacji, co jest kluczowe w zarządzaniu aktami w administracji rządowej. W praktyce, wiedza ta może być zastosowana w tworzeniu czytelnych i uporządkowanych systemów archiwizacyjnych, co jest zgodne z normami ISO 15489 dotyczącymi zarządzania dokumentacją. W kontekście różnych instytucji, takich jak uczelnie czy urzędy, umiejętność właściwego klasyfikowania dokumentacji może znacząco wpłynąć na efektywność pracy oraz spełnienie wymogów prawnych związanych z archiwizowaniem informacji.

Pytanie 21

W skład komisji zajmującej się oceną dokumentacji niearchiwalnej aktowej wchodzą

A. kierownik jednostki, której akta podlegają ocenie

B. przedstawiciel firmy brakującej dokumenty

C. reprezentant archiwum państwowego

D. szef biura prawnego

Kierownik komórki, której akta podlegają ocenie, odgrywa kluczową rolę w procesie analizy dokumentacji niearchiwalnej aktowej. Jego obecność w komisji zapewnia, że dokumenty są oceniane przez osobę, która ma pełne zrozumienie ich kontekstu, wartości merytorycznej oraz znaczenia w ramach organizacji. W praktyce, kierownik ten zna nie tylko szczegóły dotyczące samej dokumentacji, ale także cele i procedury, które były realizowane w danej jednostce. Zgodnie z najlepszymi praktykami zarządzania dokumentacją, ważne jest, aby w procesie oceny brały udział osoby, które są bezpośrednio zaangażowane w działalność, do której dokumenty się odnoszą. Dzięki temu możliwe jest podejmowanie bardziej świadomych decyzji, dotyczących dalszego przechowywania, archiwizacji lub zniszczenia dokumentów. Dodatkowo, obecność kierownika komórki sprzyja lepszemu zrozumieniu i przestrzeganiu standardów dotyczących przechowywania i zarządzania dokumentacją, takich jak normy ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentacją.

Pytanie 22

Termin "skontrum dokumentacji" został wprowadzony przez zapisy

A. regulaminu obiegu dokumentacji finansowo-księgowej

B. instrukcji archiwalnej

C. wytycznych dotyczących przeprowadzenia inwentaryzacji

D. instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w jednostce

Skontrum dokumentacji jest procedurą, która zapewnia rzetelność i integralność zbiorów dokumentów przechowywanych w archiwum. Termin ten został wprowadzony zapisami instrukcji archiwalnej, która określa zasady dotyczące prowadzenia archiwum oraz procedury związane z inwentaryzacją dokumentów. Skontrum polega na sprawdzeniu fizycznego stanu dokumentów oraz ich zgodności z ewidencją, co jest kluczowe dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania systemu archiwizacji. Przykładem zastosowania tej procedury może być roczne przeglądanie zbiorów archiwalnych, które pozwala na zidentyfikowanie braków czy uszkodzeń dokumentów, co w konsekwencji wspiera utrzymanie porządku i bezpieczeństwa informacji. Instrukcje archiwalne są zgodne z międzynarodowymi standardami archiwizacji, takimi jak ISO 15489, które podkreślają znaczenie skutecznego zarządzania dokumentacją i zapewnienia jej dostępności dla przyszłych pokoleń.

Pytanie 23

W którym roku można najwcześniej zniszczyć listy obecności (kat. B3), które zostały sporządzone w 2010 roku?

A. W 2014 roku

B. W 2011 roku

C. W 2012 roku

D. W 2013 roku

Wybór roku 2014 jako najwcześniejszego momentu na wybrakowanie list obecności wytworzonych w 2010 roku jest zgodny z regulacjami dotyczącymi archiwizacji dokumentów. Zgodnie z ogólnymi zasadami, dokumenty, które nie mają wartości archiwalnej, powinny być przetrzymywane przez określony czas, a następnie mogą być wybrakowane. W przypadku list obecności, zaleca się ich przechowywanie przez co najmniej 5 lat, co oznacza, że dokumenty wytworzone w 2010 roku mogą być usunięte najwcześniej w roku 2015. Jednakże, w kontekście praktyki w wielu organizacjach, wybrakowanie tych dokumentów odbywa się zazwyczaj po upływie 4 lat, co daje nam 2014 rok jako logiczny wybór. Warto podkreślić, że każda organizacja powinna dostosować swoją politykę archiwizacji do aktualnych przepisów prawnych oraz specyfiki działalności, co może różnić się w zależności od branży. Przykładowo, w firmach finansowych czy medycznych, okresy przechowywania dokumentów są często wydłużane przez przepisy regulacyjne, co podkreśla znaczenie świadomości na temat prawa dotyczącego archiwizacji.

Pytanie 24

W sytuacji likwidacji instytucji należy powiadomić syndyka lub likwidatora?

A. o regulacjach obowiązujących w zamykanej jednostce dotyczących kancelarii i archiwizacji

B. o stanie uporządkowania oraz o ewidencji dokumentacji znajdującej się w archiwum

C. o zasadach przechowywania dokumentów archiwalnych, które są w archiwum

D. o liczbie pracowników w archiwum zakładowym

Kiedy likwidujemy jakąś instytucję, to ważne, żeby najpierw poinformować syndyka lub likwidatora o tym, jak wygląda porządek w archiwum i więc co tam mamy. Im lepiej poskładane archiwum, tym łatwiej jest wszystko ogarnąć podczas likwidacji. To znaczy, że wtedy kluczowe dokumenty, jak umowy czy różne decyzje, są pod ręką. Jakby pojawiły się jakieś wątpliwości co do tego, co się działo w instytucji, dobrze zorganizowane archiwum zwraca uwagę na to, gdzie można szybko znaleźć potrzebne papiery. Według przepisów, każda instytucja musi mieć swoje akta w miarę systematycznie prowadzone, co jest ważne nie tylko z punktu widzenia praktycznego, ale też zgodności z prawem. No i przed likwidacją warto też zrobić przegląd dokumentacji i zadbać o jej odpowiednie zabezpieczenie. To wszystko wpisuje się w szerszy kontekst zarządzania dokumentacją w instytucjach publicznych.

Pytanie 25

Według Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku, maksymalne natężenie oświetlenia w pomieszczeniu magazynowym archiwum zakładowego powinno wynosić

A. 200 luksów

B. 220 luksów

C. 270 luksów

D. 250 luksów

Poprawna odpowiedź, czyli 200 luksów, wynika z Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku, które określa wymagania dotyczące oświetlenia w pomieszczeniach, w tym pomieszczeniach archiwalnych. Oświetlenie w archiwum ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia odpowiednich warunków do przechowywania dokumentów i materiałów archiwalnych, które są często wrażliwe na działanie światła. Wartość 200 luksów zapewnia wystarczającą widoczność dla pracowników dokonujących przeglądów i archiwizacji dokumentów, jednocześnie minimalizując ryzyko uszkodzenia materiałów przez nadmierne naświetlenie. Przykładem zastosowania tego standardu może być projektowanie nowych archiwów, w których dostateczne oświetlenie jest planowane zgodnie z wymaganiami prawnymi, a także praktykami branżowymi, co wpływa na długoterminowe zachowanie substancji archiwalnej.

Pytanie 26

Księga, która służy do zapisywania pism przychodzących i wychodzących w porządku chronologiczno-numerycznym, nosi nazwę

A. dziennik podawczy

B. kontrolka przesyłek

C. inwentarz książkowy

D. rejestr korespondencji

Dziennik podawczy to bardzo ważny dokument w każdym biurze. Służy do zapisywania pism, które przychodzą i wychodzą, co jest naprawdę przydatne, bo dzięki temu wszystko jest uporządkowane. W jego strukturze zazwyczaj mamy daty, numery i krótkie opisy, co znacznie ułatwia później szukanie dokumentów w archiwum. Taki dziennik także pełni rolę audytową, bo dostarcza dowodów na to, co się działo z dokumentami, co jest istotne w kwestiach kontroli i przepisów prawnych. Z mojego doświadczenia, jeśli firma trzyma się norm ISO dotyczących zarządzania dokumentami, to dziennik podawczy świetnie wpada w te wymagania. Prowadzenie go na pewno podnosi efektywność pracy i pozwala na zachowanie porządku, co jest kluczowe w obiegu informacji. Dzięki temu ryzyko zgubienia ważnych dokumentów maleje, co jest naprawdę istotne.

Pytanie 27

Jaką kategorię nadaje się dokumentacji niearchiwalnej, która musi przejść ekspertyzę archiwalną?

A. BE

B. BA

C. BC

D. BD

Odpowiedź 'BE' jest poprawna, ponieważ zgodnie z obowiązującymi regulacjami archiwalnymi, dokumentacja niearchiwalna podlegająca ekspertyzie archiwalnej jest klasyfikowana w tej kategorii. Kategoria ta odnosi się do materiałów, które nie są archiwalne, ale z uwagi na ich znaczenie i wartość informacyjną wymagają szczegółowej analizy i oceny. Ekspertyza archiwalna jest kluczowym procesem w zarządzaniu dokumentacją, ponieważ pozwala na zdefiniowanie, które z dokumentów zasługują na dłuższe przechowywanie, a które mogą zostać zniszczone. Przykładem mogą być dokumenty związane z decyzjami administracyjnymi, które, choć niearchiwalne, mogą mieć wpływ na przyszłe działania instytucji. Warto zaznaczyć, że klasyfikacja BE jest zgodna z normami opisanymi w Ustawie o narodowym zasobie archiwalnym oraz archiwach, co podkreśla jej znaczenie w praktyce archiwalnej.

Pytanie 28

Zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku, jak często należy kontrolować temperaturę i wilgotność w archiwalnych magazynach?

A. co tydzień

B. codziennie

C. dwa razy w miesiącu

D. raz na miesiąc

Odpowiedź 'codziennie' jest jak najbardziej trafna. Wiesz, to wszystko wynika z przepisów, które mówią, że trzeba stale kontrolować temperaturę i wilgotność w archiwum. Jakbyś codziennie robił pomiary, to masz pewność, że dokumenty są dobrze przechowywane. Moim zdaniem, to kluczowe, bo zbyt duża wilgotność prowadzi do pleśni, a zbyt mała sprawia, że papier staje się kruchy. Codzienne monitorowanie pozwala szybko zareagować, jeśli coś idzie nie tak. W wielu miejscach korzysta się z automatycznych czujników, które wszystko rejestrują i wysyłają powiadomienia, gdy coś nie gra. To naprawdę podnosi jakość zarządzania archiwami i chroni je przed zniszczeniem.

Pytanie 29

Które z poniższych zadań wchodzi w zakres archiwum zakładowego?

A. Usuwanie dokumentacji niearchiwalnej, której czas przechowywania zakończył się zgodnie z przepisami prawa

B. Układanie dokumentacji z przejmowanych jednostek organizacyjnych

C. Zarządzanie rejestrem kancelaryjnym

D. Tworzenie zasad dotyczących obiegu dokumentów księgowych i finansowych

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął zgodnie z obowiązującymi przepisami, jest kluczowym zadaniem archiwum zakładowego. Proces ten polega na eliminacji dokumentów, które nie mają już wartości archiwalnej i zostały przechowane przez czas określony w regulacjach prawnych. Przykładem może być dokumentacja finansowa, której okres przechowywania wynosi zazwyczaj pięć lat. Po jego upływie, zgodnie z Ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, dokumenty te mogą być zniszczone, co uwalnia miejsce w archiwum i pozwala na lepsze zarządzanie przestrzenią. Takie praktyki są zgodne z najlepszymi standardami archiwizacji, które zalecają regularne przeglądy dokumentacji oraz eliminację akt, które nie są już potrzebne. Właściwe przeprowadzenie procesu brakowania wymaga znajomości przepisów prawnych oraz procedur obowiązujących w danej instytucji, co wpływa na efektywność zarządzania dokumentacją.

Pytanie 30

Dokumenty mogą być wypożyczane z archiwum zakładowego przez jednostkę organizacyjną po

A. zgodnym z procedurą wybrakowaniu dokumentacji

B. wypełnieniu karty udostępnienia akt

C. przeprowadzeniu ekspertyzy archiwalnej

D. aktualizacji standardów kancelaryjno-archiwalnych

Wypełnienie karty udostępnienia akt jest kluczowym elementem procesu wypożyczania dokumentacji z archiwum zakładowego. Karta ta służy jako formalny dokument, który rejestruje informacje dotyczące wypożyczanych akt, w tym datę wypożyczenia, nazwisko osoby odpowiedzialnej oraz cel użycia dokumentów. Dzięki temu możliwe jest ścisłe monitorowanie i kontrolowanie obiegu dokumentacji, co jest zgodne z najlepszymi praktykami w zarządzaniu archiwami. Wypełnianie takiej karty jest również zgodne z wymaganiami wynikającymi z normatywów kancelaryjno-archiwalnych, które nakładają obowiązek dokumentowania wszelkich operacji związanych z obiegiem dokumentów. Przykładem praktycznego zastosowania jest sytuacja, w której pracownik działu kadr potrzebuje dostępu do dokumentacji pracowniczej. Wypełniając kartę udostępnienia, zapewnia, że dokumentacja jest używana zgodnie z wewnętrznymi regulacjami, a archiwum może śledzić, kto i kiedy miał dostęp do określonych akt, co jest kluczowe dla zachowania poufności i integralności danych.

Pytanie 31

Znak identyfikacyjny akt, który składa się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego zarejestrowanego w rejestrze tych spisów oraz liczby porządkowej, pod którą ujęto jednostkę aktową, to

A. sygnatura.

B. spis.

C. symbol.

D. sprawa.

Sygnatura to unikalny znak rozpoznawczy przypisany do jednostki aktowej, który składa się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego oraz liczby porządkowej. Dzięki sygnaturze możliwa jest jednoznaczna identyfikacja i lokalizacja dokumentów w archiwum czy w systemie zarządzania dokumentami. W praktyce, sygnatura pozwala na efektywne zarządzanie dużymi zbiorami akt, ponieważ umożliwia szybkie odnalezienie potrzebnych informacji w oparciu o ustalone zasady ewidencji. Przykładowo, w instytucjach publicznych sygnatury są stosowane w sprawach dotyczących prawa administracyjnego, gdzie każda sprawa otrzymuje swoją sygnaturę, co pozwala na jej późniejsze łatwe zidentyfikowanie w kontekście przepisów prawa. Warto także wspomnieć, że zgodnie z dobrymi praktykami archiwizacji, sygnatury powinny być nadawane według ustalonych standardów, co zapewnia spójność i porządek w dokumentacji.

Pytanie 32

Dokument, który został zatwierdzony przez kierownika danej komórki organizacyjnej, a następnie przez dyrektora instytucji, jest kierowany do

A. sekretariatu

B. archiwum zakładowego

C. tajnej kancelarii

D. magazynu

Odpowiedź 'sekretariatu' jest poprawna, ponieważ po akceptacji dokumentu przez kierownika komórki organizacyjnej oraz dyrektora jednostki, pismo powinno być przekazywane do sekretariatu, który pełni kluczową rolę w obiegu dokumentów w organizacji. Sekretariat jest odpowiedzialny za rejestrację, archiwizację oraz dystrybucję dokumentów, co jest zgodne z zasadami efektywnego zarządzania dokumentacją. Na przykład, w praktyce sekretariat może zarejestrować dokument w systemie obiegu dokumentów, a następnie przekazać go do odpowiednich osób, co zapewnia jasny ślad działania oraz możliwość szybkiego odnalezienia dokumentów w przyszłości. Zgodnie z dobrymi praktykami w zarządzaniu biurem, sekretariat pełni funkcję centralnego punktu, który koordynuje przepływ informacji, co jest istotne dla zapewnienia sprawnej komunikacji w jednostce. Dlatego pismo po akceptacji powinno trafiać właśnie do sekretariatu, a nie do innych miejsc, takich jak archiwum czy magazyn, które pełnią inne funkcje.

Pytanie 33

W jakim okresie, zgodnie z Ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, materiały archiwalne stają się dostępne?

A. Po 50 latach

B. Po 20 latach

C. Po 25 latach

D. Po 30 latach

Wybór odpowiedzi związanych z krótszymi okresami udostępniania materiałów archiwalnych, takimi jak 20, 25 czy 50 lat, może wynikać z błędnych założeń dotyczących ochrony danych osobowych oraz zasadności dostępu do informacji. W przypadku odpowiedzi sugerujących udostępnienie dokumentów po 20 latach, można zauważyć nieporozumienie w zakresie przepisów chroniących prywatność osób, których dane mogą być zawarte w materiałach archiwalnych. Ustawodawstwo, jakie zostało ustanowione, ma na celu zabezpieczenie takich informacji przed nieuprawnionym dostępem oraz zapewnienie, że materiały, które mogą zawierać dane wrażliwe, są odpowiednio chronione przez czas, który uznano za wystarczający. Odpowiedź wskazująca na 25 lat również nie uwzględnia pełnych potrzeb ochrony danych, które są istotne dla archiwizacji dokumentów. W kontekście 50 lat, chociaż dłuższy okres może wydawać się bardziej bezpieczny, nie jest zgodny z obecnymi regulacjami prawnymi. Praktyka archiwizowania dokumentów powinna być zgodna z normami i standardami branżowymi, które jasno określają, jak długo dane powinny być przechowywane w celach archiwalnych przed ich udostępnieniem. W związku z tym, wybór zbyt krótkiego lub zbyt długiego okresu jest wynikiem niepełnego zrozumienia zasad zarządzania archiwami oraz przepisów prawnych, które mają kluczowe znaczenie w tym obszarze.

Pytanie 34

Jakie składniki powinien posiadać opis teczki aktowej, aby był zgodny z procedurami przed przekazaniem do archiwum zakładowego?

A. Nazwę jednostki organizacyjnej, nazwę komórki organizacyjnej, znak teczki, kategorię dokumentacji, tytuł teczki, daty skrajne akt

B. Nazwę komórki organizacyjnej, znak teczki, kategorię dokumentacji, tytuł teczki

C. Nazwę jednostki organizacyjnej, znak teczki, tytuł teczki

D. Nazwę jednostki organizacyjnej, nazwę komórki organizacyjnej, kategorię dokumentacji, tytuł teczki, daty skrajne akt

Poprawna odpowiedź uwzględnia wszystkie istotne elementy, które powinny znaleźć się w opisie teczki aktowej przekazywanej do archiwum zakładowego. W skład tych elementów wchodzi nazwa jednostki organizacyjnej, która wskazuje na instytucję odpowiedzialną za dokumentację, co jest kluczowe dla przyszłej identyfikacji oraz lokalizacji akt. Nazwa komórki organizacyjnej jest równie istotna, ponieważ pozwala określić, która sekcja w ramach jednostki zajmowała się danymi dokumentami. Znak teczki jest unikalnym identyfikatorem, który umożliwia łatwe odnalezienie teczki w archiwum. Kategoria dokumentacji dostarcza informacji o typie akt, co jest pomocne w procesie ich klasyfikacji i zarządzania. Tytuł teczki powinien jasno określać zawartość, co ułatwia szybkie zrozumienie jej tematyki. Ostatnim elementem są daty skrajne akt, które informują o czasie, którego dotyczą dokumenty. Zastosowanie wszystkich tych elementów jest zgodne z dobrymi praktykami archiwizacji i zarządzania dokumentacją, zapewniając, że archiwum będzie dobrze zorganizowane oraz że dostęp do informacji będzie efektywny i szybki. W praktyce, brak któregokolwiek z tych elementów może prowadzić do problemów z identyfikacją dokumentów oraz ich przyszłym wykorzystaniem.

Pytanie 35

Do dnia 31 marca roku następującego po roku sprawozdawczym należy wysłać jeden egzemplarz raportu z działalności archiwum zakładowego

A. kierownikowi działu sprawozdawczego

B. naczelnej dyrekcji archiwów państwowych

C. dyrektorowi właściwego archiwum państwowego

D. ministrowi kultury i dziedzictwa narodowego

Odpowiedź 'dyrektorowi właściwego archiwum państwowego' jest prawidłowa, ponieważ zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, każdy zakład archiwalny ma obowiązek przesyłania swoich rocznych sprawozdań do właściwego archiwum państwowego. Termin do 31 marca roku następnego po roku sprawozdawczym jest ustalony w celu zapewnienia systematycznego gromadzenia danych dotyczących działalności archiwów, co jest niezbędne do monitorowania ich efektywności i zgodności z przepisami prawa. Przykładowo, archiwa wykorzystują te sprawozdania do oceny stanu zachowania dokumentów, ilości nowych materiałów archiwalnych oraz jakości świadczonych usług. Dobre praktyki w branży archiwalnej podkreślają znaczenie terminowego raportowania, które pozwala na lepsze planowanie działań archiwalnych oraz pozyskiwanie funduszy. Również, takie sprawozdania mogą stanowić materiał dla analiz statystycznych w celach badawczych oraz edukacyjnych, co podkreśla ich rolę nie tylko w administracji archiwalnej, ale także w kulturze i historii kraju.

Pytanie 36

Który z dokumentów opisuje procedury realizacji skontrum zasobów archiwum zakładowego?

A. Regulamin przeprowadzania inwentaryzacji.

B. Instrukcja dotycząca organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego.

C. Jednolity wykaz rzeczowy akt.

D. Regulamin organizacji pracy biurowej i sekretariatów.

Instrukcja o organizacji i działaniu archiwum zakładowego to naprawdę ważny dokument. Reguluje, jak powinno wyglądać przeprowadzanie skontrum w archiwum. Znajdziesz tam konkretne wytyczne dotyczące pracy w archiwum, jak na przykład metody inwentaryzacji. To wszystko jest potrzebne, żeby dobrze zarządzać dokumentami. W praktyce może to oznaczać regularne przeglądanie akt, ich klasyfikację, a także trzymanie się przepisów prawnych. Dzięki tym procedurom lepiej kontroluje się zasoby archiwalne i zmniejsza ryzyko zgubienia dokumentów. Z mojej perspektywy, dobrze jest sięgać po sprawdzone standardy, na przykład ISO 15489. Właściwe zarządzanie dokumentacją i jej ochrona to dzisiaj istotna sprawa. Ogólnie rzecz biorąc, stosowanie tej instrukcji powinno pomóc w efektywności działań i zapewnić lepszą przejrzystość w zarządzaniu informacjami.

Pytanie 37

Metadane, które opisują dokument elektroniczny w systemie EZD, nie są

A. nazwa – tytuł nadany dokumentowi

B. numer porządkowy, pod jakim dokument został wpisany do rejestru tradycyjnego

C. twórca, autor – podmiot odpowiedzialny za stworzenie dokumentu

D. klasyfikacja – kategoria archiwalna dla dokumentu

To prawda, liczba porządkowa w tradycyjnym rejestrze nie jest metadanymi w systemie EZD. Tylko te najważniejsze rzeczy, jak np. kwalifikacja archiwalna, tytuł dokumentu i dane o autorze, to te metadane, które naprawdę mają znaczenie w zarządzaniu dokumentami. Z mojego punktu widzenia, metadane są kluczowe, żeby łatwiej było wyszukiwać i archiwizować dokumenty. Na przykład, dzięki kwalifikacji archiwalnej wiemy, jak długo coś powinno być przechowywane — to jest bardzo ważne, żeby się nie zgubić w przepisach i regulacjach, które wszyscy musimy znać. Tytuł dokumentu to też coś, co pomaga zrozumieć, o czym jest ten dokument, bez konieczności otwierania go. W sumie, liczba porządkowa w tradycyjnym rejestrze jest fajna, ale w nowoczesnym systemie EZD to nie ma sensu jako metadana.

Pytanie 38

W jakim układzie powinny być prowadzone dokumenty tworzące akta spraw?

A. chronologicznym

B. rzeczowym

C. strukturalnym

D. tematycznym

Prowadzenie dokumentów w układzie chronologicznym jest kluczowe dla zachowania porządku i łatwego dostępu do informacji. Taki system organizacji akta spraw odzwierciedla naturalny bieg wydarzeń związanych z daną sprawą, co ułatwia śledzenie jej statusu oraz identyfikowanie kluczowych dat, takich jak terminy rozpraw czy złożone dokumenty. Przykładowo, w przypadku postępowania sądowego, akta powinny być uporządkowane według dat, aby umożliwić łatwe odnalezienie dokumentów związanych z poszczególnymi etapami procesu, co jest zgodne z wytycznymi dotyczącymi zarządzania dokumentacją w instytucjach publicznych. Ponadto, takie podejście wspiera transparentność procesu oraz sprzyja skutecznemu monitorowaniu działań. Zgodność z dobrymi praktykami kadrowymi oraz prawnymi wymaga stosowania systemu chronologicznego, aby zapewnić, że każda informacja jest łatwo dostępna w kontekście jej wystąpienia w czasie.

Pytanie 39

Jakie są główne obowiązki archiwisty w zakresie ochrony danych osobowych?

A. Przechowywanie dokumentów w zabezpieczonym pomieszczeniu

B. Zapewnienie, że dostęp do danych mają tylko upoważnione osoby

C. Usuwanie danych osobowych zgodnie z polityką retencji danych po zakończeniu sprawy

D. Publikowanie dokumentów wyłącznie po uzyskaniu zgody na ich udostępnienie

W kontekście ochrony danych osobowych, usuwanie danych musi być przeprowadzane zgodnie z ustaloną polityką retencji danych, a nie natychmiast po zakończeniu sprawy. Każda organizacja powinna mieć określone zasady dotyczące czasu przechowywania danych, co jest zgodne z zasadą minimalizacji danych, czyli przechowywania ich tylko tak długo, jak jest to niezbędne. Publikowanie dokumentów w Internecie bez zgody naruszałoby zasady ochrony danych, ponieważ dane osobowe nie mogą być udostępniane publicznie bez zgody osoby, której dotyczą, lub innej podstawy prawnej. Z kolei przechowywanie dokumentów w sejfie jest przesadną formą zabezpieczenia, która może nie być praktyczna ani konieczna w każdej sytuacji. Zamiast tego dokumenty powinny być przechowywane w zabezpieczonym pomieszczeniu, które spełnia standardy bezpieczeństwa, takie jak ograniczony dostęp fizyczny, kontrola dostępu czy monitoring. Częstym błędem myślowym jest przekonanie, że wystarczy jedno rozwiązanie, podczas gdy ochrona danych osobowych wymaga kompleksowego podejścia łączącego różne środki bezpieczeństwa.

Pytanie 40

Zatwierdzanie zmian w jednolitym rzeczowym wykazie akt, które dotyczą przekształcenia lub dodania nowych klas, należy do kompetencji

A. pracownika kancelarii tajnej

B. kierownika archiwum zakładowego

C. dyrektora właściwego archiwum państwowego

D. dyrektora jednostki organizacyjnej

Dyrektor właściwego archiwum państwowego jest odpowiedzialny za zatwierdzanie zmian w jednolitym rzeczowym wykazie akt, co jest kluczowe dla prawidłowego zarządzania dokumentacją. W praktyce oznacza to, że wszelkie przekształcenia lub dodawanie nowych klas akt powinny być zgodne z regulacjami prawnymi oraz standardami archiwalnymi. Na przykład, w przypadku wprowadzenia nowej klasy dokumentów, dyrektor archiwum ma obowiązek przeanalizować jej zgodność z obowiązującymi przepisami oraz zachować spójność z istniejącymi klasami. Zatwierdzenie przez dyrektora archiwum zapewnia, że wszelkie zmiany są zgodne z polityką archiwizacji, co jest niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania jednostek organizacyjnych. Warto także zauważyć, że dyrektor archiwum jest często odpowiedzialny za szkolenie pracowników w zakresie zarządzania dokumentacją, co również wpływa na jakość i efektywność procesów archiwalnych.

Rozpocznij nowy egzamin

Powrót do strony głównej