Wyniki egzaminu

Nowy egzamin

Informacje o egzaminie:

Zawód: Technik archiwista
Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Data rozpoczęcia: 30 grudnia 2025 05:51
Data zakończenia: 30 grudnia 2025 06:03

Egzamin zdany!

Wynik: 23/40 punktów (57,5%)

Wymagane minimum: 20 punktów (50%)

Pochwal się swoim wynikiem!

Facebook

X.com

Szczegółowe wyniki:

Pytanie 1

Aby znaleźć dokumenty władz, urzędów oraz instytucji publicznych sporządzone przed 1795 rokiem, jakie zasoby należy wykorzystać?

A. Archiwum Głównego Akt Dawnych

B. Archiwum Polskiej Akademii Nauk

C. Archiwum Państwowego w Warszawie

D. Archiwum Akt Nowych

Archiwum Głównego Akt Dawnych (AGAD) jest instytucją, która gromadzi, przechowuje i udostępnia dokumenty oraz akta wytworzone przed 1795 rokiem, co czyni je kluczowym źródłem dla badaczy ceniących wiedzę o historii Polski. AGAD posiada bogatą kolekcję dokumentów, w tym akta administracyjne, sądowe i różnorodne materiały dotyczące życia społecznego i kulturalnego. Dzięki temu archiwum, możliwe jest prześledzenie nie tylko działań władz, ale także zmian społecznych i gospodarczych, które miały miejsce w Polsce przed rozbiorami. Przykładem użycia zasobów AGAD mogą być badania genealogiczne, gdzie historycy i osoby prywatne korzystają z dostępnych akt w celu odtworzenia drzew genealogicznych swoich przodków. Dobrą praktyką jest również zwrócenie się do AGAD z konkretnym zapytaniem o dokumenty, co może przyspieszyć proces poszukiwania i zwiększyć efektywność badań.

Pytanie 2

Jak powinien być sporządzony spis zdawczo-odbiorczy dla akt osobowych?

A. w sposób strukturalny

B. w sposób rzeczowy

C. w kolejności chronologicznej

D. w układzie alfabetycznym

Układanie akt osobowych w sposób chronologiczny czy rzeczowy to niezbyt dobry pomysł. Na przykład, gdy akt jest uporządkowany według dat, to w przypadku dokumentów jednej osoby może być bałagan, bo daty różnią się. Taki system na pewno wydłuża czas poszukiwania informacji, no i łatwo wtedy coś przeoczyć, co jest istotne. Podział na kategorie też nie jest najlepszy, bo trzeba stworzyć skomplikowany system, a w miarę przybywania nowych dokumentów może być z tym problem. Z kolei układanie akt według treści może być kłopotliwe, bo nie każdy dokument od razu wiesz, gdzie by pasował. Generalnie, te podejścia mogą wprowadzać zamęt w zarządzaniu aktami osobowymi i psuć efektywność pracy. Dlatego lepiej jednak trzymać się porządkowania alfabetycznego, bo to zdecydowanie upraszcza odnajdywanie dokumentów.

Pytanie 3

Raport z działalności archiwum nie zawiera danych dotyczących

A. reguł dotyczących obiegu pism w instytucji

B. uzgodnienia norm kancelaryjnych z archiwum państwowym

C. liczby dokumentów kategorii A przejętych do archiwum w danym roku

D. zmian w personelu archiwum

Zasady obiegu pism w instytucji nie są częścią sprawozdania z działalności archiwum, ponieważ archiwum koncentruje się na gromadzeniu, przechowywaniu oraz udostępnianiu dokumentacji, a nie na procesach administracyjnych dotyczących obiegu dokumentów. Standardy archiwizacji, zgodne z wytycznymi archiwów państwowych, podkreślają, że sprawozdania powinny zawierać informacje o stanie dokumentacji, a także o jej klasyfikacji i kategoriach, takich jak ilość dokumentów kategorii A. Przykładowo, w praktyce archiwalnej, sprawozdania mogą uwzględniać zmiany personalne w zespole archiwum oraz uzgodnienia dotyczące normatywów kancelaryjnych, które są istotne dla prawidłowego funkcjonowania archiwów, jednak same zasady obiegu pism są bardziej związane z administracją i zarządzaniem dokumentacją w instytucji, co wykracza poza zakres archiwizacji.

Pytanie 4

Kto decyduje o utworzeniu archiwum zakładowego w danej jednostce organizacyjnej?

A. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych

B. Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego

C. Dyrektor jednostki, w której ma być zorganizowane archiwum

D. Dyrektor archiwum państwowego

Prawidłowa odpowiedź to Dyrektor archiwum państwowego, ponieważ zgodnie z przepisami prawa, to on jest odpowiedzialny za nadzór nad archiwami zakładowymi oraz podejmowanie decyzji w sprawie ich powołania. W polskim systemie archiwalnym, archiwa zakładowe są integralną częścią polityki archiwalnej, a ich utworzenie powinno odpowiadać na potrzeby instytucji oraz zapewniać zgodność z normami prawnymi. Dyrektor archiwum państwowego kieruje pracami swoich jednostek i ma kluczowy wpływ na sposób gromadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentów. Przykładem dobrych praktyk w tej dziedzinie jest współpraca pomiędzy archiwami państwowymi a instytucjami publicznymi, co skutkuje nie tylko tworzeniem archiwów, ale także zapewnieniem ich efektywności i dostosowaniem do zmieniających się potrzeb administracji. Zrozumienie roli dyrektora archiwum państwowego jest niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania systemu archiwalnego w Polsce.

Pytanie 5

Czas przechowywania kart udostępnienia zbiorów rozpoczyna się od daty

A. przekazania dokumentacji do archiwum zakładowego

B. wytworzenia udostępnianej dokumentacji w komórce organizacyjnej

C. zwrotu wypożyczonych akt do archiwum zakładowego

D. wypożyczenia akt przez komórkę organizacyjną

Podejście wskazujące na inne daty, takie jak przekazanie dokumentacji do archiwum zakładowego, wytworzenie udostępnianej dokumentacji w komórce organizacyjnej, czy wypożyczenie akt przez komórkę organizacyjną, jest błędne z perspektywy zasad zarządzania dokumentacją. W przypadku przekazania dokumentacji do archiwum, dokumenty są już zarchiwizowane, a ich historia udostępnienia nie jest wówczas aktywnie monitorowana. Liczenie okresu od momentu przekazania do archiwum nie uwzględnia czasu, w którym dokumenty były w obiegu, co może prowadzić do niekompletności danych. Podobnie, wytworzenie dokumentacji w komórce organizacyjnej nie jest związane z jej wykorzystaniem, a tym samym nie wpływa na okres, przez który należy przechowywać informacje o udostępnieniu. W przypadku wypożyczenia akt, kluczowe jest zrozumienie, że z perspektywy archiwizacji, istotne jest, kiedy dokumenty wracają do archiwum, jako moment, w którym rozpoczyna się proces oczekiwania na ewentualne kontrole czy audyty. Niezastosowanie się do tych zasad może prowadzić do problemów z dostępem do informacji, a także naruszeń przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji, co grozi sankcjami w przypadku audytów. Dlatego ważne jest, aby wszyscy pracownicy zapoznali się z obowiązującymi procedurami i standardami w zakresie archiwizacji, co pozwoli na uniknięcie typowych błędów myślowych związanych z interpretacją terminów i procedur.

Pytanie 6

W skład komisji zajmującej się oceną dokumentacji niearchiwalnej aktowej wchodzą

A. kierownik jednostki, której akta podlegają ocenie

B. szef biura prawnego

C. reprezentant archiwum państwowego

D. przedstawiciel firmy brakującej dokumenty

Kierownik komórki, której akta podlegają ocenie, odgrywa kluczową rolę w procesie analizy dokumentacji niearchiwalnej aktowej. Jego obecność w komisji zapewnia, że dokumenty są oceniane przez osobę, która ma pełne zrozumienie ich kontekstu, wartości merytorycznej oraz znaczenia w ramach organizacji. W praktyce, kierownik ten zna nie tylko szczegóły dotyczące samej dokumentacji, ale także cele i procedury, które były realizowane w danej jednostce. Zgodnie z najlepszymi praktykami zarządzania dokumentacją, ważne jest, aby w procesie oceny brały udział osoby, które są bezpośrednio zaangażowane w działalność, do której dokumenty się odnoszą. Dzięki temu możliwe jest podejmowanie bardziej świadomych decyzji, dotyczących dalszego przechowywania, archiwizacji lub zniszczenia dokumentów. Dodatkowo, obecność kierownika komórki sprzyja lepszemu zrozumieniu i przestrzeganiu standardów dotyczących przechowywania i zarządzania dokumentacją, takich jak normy ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentacją.

Pytanie 7

W archiwach nie ma dokumentacji dotyczącej kategorii

A. B25

B. B10

C. A

D. B5

Zrozumienie, dlaczego odpowiedzi B5, B10 i B25 są błędne, wymaga spojrzenia na złożoność zarządzania dokumentacją w składnicach akt. Wiele osób myli pojęcia dotyczące klasyfikacji dokumentów, co prowadzi do nieprawidłowych wyborów w kontekście zarządzania i archiwizacji dokumentów. Odpowiedzi te sugerują, że istnieją kategorie dokumentacji, co jest sprzeczne z przepisami dotyczącymi składnic akt. Klasyfikowanie dokumentów na różne kategorie może prowadzić do błędów w archiwizacji, a także do nieprecyzyjnego przechowywania informacji, co z kolei zagraża integralności baz danych. W praktyce, klasyfikacja dokumentów często opiera się na ich typie, a nie na kategoriach, co powoduje, że taka interpretacja wprowadza zamieszanie. Ponadto, w sprawozdawczości archiwalnej i w systemie zarządzania dokumentacją, kluczowe jest zrozumienie, że metadane stanowią fundament efektywnego zarządzania. Kategoryzacja dokumentów, jak sugerują te odpowiedzi, może prowadzić do dezinformacji i utrudniać dostęp do informacji, co jest niezgodne z najlepszymi praktykami w tej dziedzinie. Należy również zauważyć, że zgodnie z obowiązującymi standardami, organizacje powinny unikać nadmiernej klasyfikacji dokumentów, która nie przynosi wartości dodanej, a zamiast tego skupiać się na ich rzeczywistych potrzebach archiwalnych i operacyjnych.

Pytanie 8

W którym roku należało wykonać ekspertyzę archiwalną, aby ocenić wartość dokumentacji kat. BE10 stworzonej w roku 2010?

A. W 2022 roku

B. W 2021 roku

C. W 2020 roku

D. W 2019 roku

Odpowiedź 'W 2021 roku' jest poprawna, ponieważ zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi archiwizacji dokumentów, ekspertyza archiwalna dla dokumentacji kat. BE10 wytworzonej w 2010 roku musi zostać przeprowadzona po upływie 10 lat od jej wytworzenia. Warto zauważyć, że dokumenty klasyfikowane jako BE10 to dokumenty, które mają znaczenie dla działalności administracyjnej i wymagają regularnej oceny ich wartości archiwalnej. Na przykład, jeśli dokumenty są istotne z perspektywy prawnej lub historycznej, ich przechowywanie może być uzasadnione. W praktyce, przeprowadzenie takiej ekspertyzy w 2021 roku pozwala na dokładną analizę ich wartości, co jest kluczowe dla zarządzania archiwum. Wiele instytucji stosuje zasady takie jak minimalizacja kosztów przechowywania oraz maksymalizacja efektywności zarządzania informacjami, co czyni tę analizę niezbędną.

Pytanie 9

Jednorazową zgodę na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej może udzielić

A. kierownik archiwum zakładowego

B. odpowiednie archiwum państwowe

C. szef jednostki organizacyjnej

D. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych

Niestety, odpowiedzi takie jak kierownik jednostki organizacyjnej, kierownik archiwum zakładowego czy Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych to nie to, czego szukamy. Ich kompetencje w sprawie brakowania dokumentów niearchiwalnych są dość ograniczone. Chociaż kierownik jednostki ma wysoką pozycję, to samodzielnie nie podejmie decyzji o brakowaniu dokumentów. Jego zadanie to głównie pilnowanie, żeby dokumenty były przechowywane i zarządzane prawidłowo. Jak chce coś brakować, musi to skonsultować z archiwum. Z kolei kierownik archiwum zakładowego zajmuje się swoją dokumentacją, ale nie ma pełnych uprawnień do wydawania zgód na brakowanie. Tylko archiwa państwowe mają prawo podejmować te decyzje. A Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych nadzoruje, ale nie zajmuje się brakowaniem na co dzień. Tak więc, każda instytucja powinna wiedzieć, gdzie kierować takie wnioski, żeby robić to zgodnie z przepisami.

Pytanie 10

Aby umożliwić dostęp do dokumentacji osobom z zewnątrz jednostki organizacyjnej, konieczne jest uzyskanie zgody

A. pracownika archiwum zakładowego

B. kierownika jednostki organizacyjnej

C. dyrektora archiwum państwowego

D. kierownika komórki organizacyjnej

Odpowiedź, że do udostępnienia dokumentacji osobom spoza jednostki organizacyjnej jest wymagane zezwolenie kierownika jednostki organizacyjnej, jest prawidłowa, ponieważ to właśnie kierownik ma odpowiednie uprawnienia do podejmowania decyzji dotyczących zarządzania dokumentacją w obrębie swojej jednostki. Kierownicy są odpowiedzialni za ochronę informacji, które mogą być wrażliwe lub mogą naruszać prywatność osób trzecich. Zgoda kierownika jednostki organizacyjnej jest kluczowa, ponieważ zapewnia, że proces udostępniania dokumentów jest zgodny z normami prawnymi oraz procedurami organizacyjnymi. Przykładem może być sytuacja, w której pracownik działu, który uporządkował dokumenty, ma dostęp do informacji poufnych. W przypadku zapytania zewnętrznego, kierownik jednostki powinien ocenić, czy udostępnienie tych informacji jest zasadne oraz jakie mogą być konsekwencje prawne. Takie podejście jest zgodne z najlepszymi praktykami w zakresie zarządzania informacjami oraz zapewnia ochronę organizacji przed potencjalnymi skutkami udostępnienia materiałów bez odpowiednich zezwoleń.

Pytanie 11

Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym jest klasyfikowana za pomocą kategorii archiwalnej

A. A

B. B5

C. BE50

D. B10

Wybór odpowiedzi B5, BE50 lub B10 wskazuje na nieprawidłowe zrozumienie kategorii archiwalnych i ich zastosowania w kontekście ewidencji dokumentów. Kategorie archiwalne są systematycznie klasyfikowane na podstawie ich znaczenia, okresu przechowywania oraz użyteczności w przyszłości. Kategoria B5 odnosi się zazwyczaj do dokumentów, które nie mają długotrwałego znaczenia i mogą być zniszczone po upływie określonego czasu, co nie dotyczy środków ewidencyjno-informacyjnych, które muszą być przechowywane przez dłuższy okres. BE50 z kolei może sugerować, że dokumenty są przestarzałe lub nieaktualne, co jest niezgodne z praktyką przechowywania ewidencji, które powinny być zgodne z obowiązującymi przepisami prawnymi i standardami archiwizacji. Oznaczenie B10 również nie znajduje zastosowania w przypadku ewidencji, ponieważ dotyczy dokumentów, które są przeznaczone do długoterminowego przechowywania, ale niekoniecznie muszą być dostępne dla bieżących potrzeb organizacji. Kluczowe jest zrozumienie, że odpowiednia klasyfikacja dokumentów jest nie tylko kwestią zgodności z regulacjami prawnymi, ale także efektywności zarządzania informacją w organizacji, co ma istotne znaczenie w kontekście audytów i kontroli.

Pytanie 12

Według jakich kryteriów powinny być przechowywane dokumenty w archiwum?

A. Tematyka i kategoria archiwalna

B. Kolor koperty i rozmiar dokumentu

C. Rok produkcji segregatora i rodzaj materiału

D. Imię i nazwisko archiwisty oraz data przyjęcia

Przechowywanie dokumentów w archiwum zgodnie z tematyką i kategorią archiwalną jest standardową praktyką w zarządzaniu dokumentami. Takie podejście pozwala na efektywne zarządzanie zasobami archiwalnymi, ułatwia ich wyszukiwanie i zapewnia właściwą ochronę informacji. Klasyfikacja dokumentów według tematyki i kategorii pozwala na organizację dokumentacji w sposób logiczny i spójny z działalnością instytucji. Archiwa często przyjmują standardowe systemy klasyfikacji, które mogą być oparte na funkcjach organizacyjnych, tematyce dokumentów lub ich wartości prawnej. Dzięki temu możliwe jest szybkie znalezienie potrzebnych akt, co jest kluczowe w sytuacjach wymagających szybkiego dostępu do informacji. Dodatkowo, takie podejście wspiera procesy związane z oceną wartości dokumentów i ich ewentualnym brakowaniem. W praktyce archiwalnej ważne jest także stosowanie odpowiednich systemów oznaczania i przechowywania, które zapewniają integralność i bezpieczeństwo dokumentów przez długie lata.

Pytanie 13

Jak można popularyzować dokumentację zgromadzoną w archiwum?

A. przejmowanie dokumentacji

B. prezentowanie zasobów on-line

C. wycofywanie dokumentacji

D. brakowanie dokumentacji

Przyjmowanie dokumentacji, wycofywanie dokumentacji oraz brakowanie dokumentacji to działania, które w rzeczywistości nie wspierają popularyzacji zasobów zgromadzonych w archiwum. Przejmowanie dokumentacji wiąże się z procesem pozyskiwania nowych materiałów do archiwum, jednak nie ma bezpośredniego wpływu na ich popularyzację. W rzeczywistości, aby zasoby mogły być popularyzowane, muszą być najpierw dostępne dla społeczności oraz odpowiednio udostępnione. Wycofywanie dokumentacji oznacza zabieranie dokumentów z obiegu, co jest działaniem przeciwnym do idei popularyzacji. W kontekście archiwizacji, takie działania mogą prowadzić do utraty cennych informacji i ograniczenia dostępu do historii. Brakowanie dokumentacji to proces wycofywania z użycia dokumentów, które są uznane za niepotrzebne. Może to prowadzić do niedostatecznej retencji informacji, co jest niekorzystne w kontekście zachowania dziedzictwa kulturowego. Typowe błędy myślowe w tym zakresie obejmują przekonanie, że procesy związane z zarządzaniem dokumentami są równoznaczne z ich popularyzacją. W rzeczywistości, aby skutecznie popularyzować dokumentację, należy stosować podejścia, które zapewniają jej dostępność i atrakcyjne formy prezentacji, jak na przykład zasoby on-line.

Pytanie 14

Jaki dokument jest stosowany w instytucjach, które wdrożyły bezdziennikowy system obiegu dokumentów?

A. Spis spraw

B. Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie

C. Spis zdawczo-odbiorczy

D. Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych

Spis spraw jest fundamentalnym narzędziem w bezdziennikowym systemie kancelaryjnym, który umożliwia ewidencjonowanie oraz monitorowanie wszystkich spraw i procesów zachodzących w instytucji. Jego głównym celem jest uporządkowanie pracy biura poprzez zapewnienie przejrzystości oraz dostępności informacji. W praktyce spis spraw pozwala na efektywne zarządzanie dokumentami i umożliwia szybsze odnajdywanie potrzebnych informacji. Ponadto, zgodnie z normami kancelaryjnymi, spis spraw powinien być prowadzony w sposób systematyczny, co gwarantuje, iż wszelkie sprawy są odpowiednio rejestrowane i mogą być łatwo przyporządkowywane do odpowiednich dokumentów. Dzięki temu narzędziu, instytucje mogą nie tylko zwiększyć efektywność swoich procesów, ale również spełnić wymagania dotyczące przechowywania i obiegu dokumentacji, co jest szczególnie istotne w kontekście audytów i kontroli. Spis spraw stanowi więc kluczowy element w zapewnieniu transparentności i odpowiedzialności w zarządzaniu dokumentami.

Pytanie 15

Który z poniższych dokumentów stanowi załącznik do instrukcji dotyczącej organizacji oraz zakresu działalności archiwum zakładowego?

A. Warunki wilgotności i temperatury w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego

B. Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych

C. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia

D. Jednolity rzeczowy wykaz akt

Wybór innych odpowiedzi może wynikać z niepełnego zrozumienia roli poszczególnych dokumentów w kontekście archiwizacji. Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, na przykład, jest istotnym narzędziem służącym do dokumentacji przekazania akt do archiwum, ale nie jest bezpośrednio związany z organizacją i warunkami przechowywania. W praktyce, spis ten pomaga w odnalezieniu i identyfikacji dokumentów, ale nie odnosi się do wymogów dotyczących samego środowiska archiwalnego. Warunki wilgotności i temperatury, które są kluczowe dla zachowania materiałów, nie mają nic wspólnego z protokołem oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia. Ten protokół służy do oceny wartości dokumentów i podjęcia decyzji o ich dalszym losie, co jest etapem w procesie zarządzania dokumentacją, a nie jej przechowywania. Również, jednolity rzeczowy wykaz akt, mimo że jest użyteczny w kategoryzacji i organizacji dokumentacji, nie wskazuje na standardy przechowywania, a jego główną funkcją jest uporządkowanie informacji. Błędem jest zatem przypisanie tych dokumentów do kontekstu, który dotyczy bezpośrednio warunków przechowywania, co prowadzi do mylnych wniosków.”

Pytanie 16

Do zadań archiwisty względem syndyka lub likwidatora nie należy

A. poinformowanie o stanie uporządkowania oraz zewidencjonowania dokumentacji

B. protokolarne przekazanie zasobu archiwum

C. powiadomienie o dokumentacji kategorii A znajdującej się w zasobie archiwum

D. zwrócenie uwagi na potrzebę ustalenia sukcesora dla dokumentacji

Odpowiedzi dotyczące obowiązków archiwisty wobec syndyka lub likwidatora, które sugerują konieczność poinformowania o dokumentacji kategorii A, ustalenia sukcesora dla dokumentacji oraz powiadomienia o stanie uporządkowania i zewidencjonowania dokumentacji, są błędne w kontekście zadań przypisanych archiście w ramach postępowania upadłościowego. Po pierwsze, archiwista ma obowiązek utrzymania porządku w archiwum oraz dbałości o dokumentację, jednakże jego rola w relacji z syndykiem lub likwidatorem nie obejmuje funkcji decyzyjnych dotyczących przyszłości dokumentacji. Poinformowanie o znajdującej się dokumentacji kategorii A ma swoje uzasadnienie, jednak archiwista nie jest odpowiedzialny za ustalenie sukcesora dla dokumentacji, co jest bardziej skomplikowaną sprawą prawną. Warto również zauważyć, że powiadomienie o stanie uporządkowania i zewidencjonowania dokumentacji ma na celu jedynie przekazanie informacji, a nie zlecanie działań, co wprowadza w błąd co do roli archiwisty. Typowe błędy myślowe, które mogą prowadzić do takich nieporozumień, obejmują mylenie odpowiedzialności archiwisty z obowiązkami syndyka, co skutkuje nieprecyzyjnym rozumieniem zadań związanych z zarządzaniem dokumentacją w kontekście upadłości.

Pytanie 17

Jak nazywa się proces organizacji dokumentów, który polega na fizycznym wydzieleniu z całego zbioru i umieszczeniu na osobnych regałach różnych zespołów archiwalnych?

A. Systematyzacja dokumentacji

B. Studia wstępne

C. Segregacja dokumentacji

D. Kwalifikacja archiwalna

Kwalifikacja archiwalna, jak podaje pierwsza odpowiedź, jest procesem polegającym na ocenieniu wartości dokumentów w kontekście ich dalszego przechowywania lub zniszczenia, a nie na fizycznym porządkowaniu. To podejście ma znaczenie w długofalowym zarządzaniu zasobami archiwalnymi, ale nie odnosi się bezpośrednio do wyodrębnienia dokumentów na regałach. Z kolei studia wstępne to etap, który skupia się na analizie i przygotowaniu dokumentacji do archiwizacji, co nie jest tym samym co jej segregacja. To myślenie prowadzi do nieporozumienia, ponieważ studia wstępne mają na celu jedynie przygotowanie zasobów do dalszych działań, a nie ich fizyczne uporządkowanie. Systematyzacja dokumentacji także nie jest właściwą odpowiedzią, ponieważ odnosi się do ogólnego zorganizowania dokumentów, a nie wskazuje na fizyczne segregowanie ich na regałach. Tego rodzaju pomyłki mogą wynikać z mylnego utożsamiania różnych pojęć związanych z archiwizacją, co może prowadzić do błędnych decyzji podczas zarządzania dokumentami. Kluczowe jest zrozumienie, że każdy z tych procesów ma swoją specyfikę i cel, a ich właściwe rozróżnienie jest niezbędne dla efektywnego zarządzania dokumentacją.

Pytanie 18

Z jakiego archiwum należy skorzystać, aby znaleźć dokumenty władz, urzędów oraz instytucji publicznych stworzonych przed rokiem 1875?

A. Z zasobu Archiwum Akt Nowych

B. Z zasobu Archiwum Polskiej Akademii Nauk

C. Z zasobu Archiwum Głównego Akt Dawnych

D. Z zasobu Archiwum Państwowego w Warszawie

AGAD to naprawdę ważne miejsce dla tych, co interesują się historią Polski sprzed 1875 roku. Znaleźć tam można dokumenty stworzone przez różne władze i instytucje publiczne, które pomagają lepiej zrozumieć, co się działo w przeszłości. W AGAD są akta sądowe, dokumenty administracyjne i wiele innych, co sprawia, że to dla badaczy skarbnicą wiedzy. Na przykład, jeśli ktoś chce zbadać, jak wyglądały procedury prawne w różnych epokach, to AGAD to idealne miejsce, żeby sięgnąć po akta sądowe. Historycy polityczni także mogą tam znaleźć sporo ciekawych rzeczy o tym, jak działał rząd i administracja. W praktyce korzystanie z tego archiwum to standard w badaniach nad historią, a to, co można tam znaleźć, potwierdzają liczne publikacje naukowe czy prace magisterskie. Ważne jest też, żeby korzystać z tych zasobów w odpowiedni sposób, czyli robić dokładne kwerendy i dokumentować źródła, bo to naprawdę pomaga w badaniach.

Pytanie 19

Jak powinien być zorganizowany układ dokumentacji przekazywanej do archiwum zakładowego na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych?

A. zgodny z rzeczowym wykazem akt

B. alfabetyczny w ramach tytułów teczek

C. zgodny z układem strukturalno-rzeczowym

D. układ chronologiczny

Podejmowanie próby uporządkowania dokumentacji w archiwum według chronologicznego, alfabetycznego czy strukturalno-rzeczowego układu może wydawać się na pierwszy rzut oka logiczne, jednak takie podejścia nie uwzględniają kluczowych wytycznych, jakie daje rzeczowy wykaz akt. Układ chronologiczny, choć ma swoje zastosowanie, nie ułatwia identyfikacji konkretnych akt, które powinny być przechowywane zgodnie z ich wartością archiwalną, a nie tylko datą wytworzenia. Z kolei układ alfabetyczny w ramach tytułów teczek może prowadzić do chaosu, gdyż nie odzwierciedla struktury dokumentacji i ich powiązań z różnymi obszarami działalności instytucji. Nie można również zapominać, że strukturalno-rzeczowy układ może być niewystarczający w przypadku dużych jednostek organizacyjnych, gdzie różnorodność dokumentów wymaga bardziej precyzyjnych wytycznych. Stosowanie systemu RWA jako podstawy do archiwizacji zapewnia, że dokumenty są przechowywane zgodnie z ich znaczeniem, co w dłuższej perspektywie wpływa na efektywność zarządzania dokumentacją i ułatwia dostęp do informacji. Naruszanie tej zasady może prowadzić do trudności w odnajdywaniu dokumentów oraz potencjalnych strat w obiegu informacji, co w dłuższej perspektywie zagraża integralności i wiarygodności instytucji.

Pytanie 20

Jaki dokument zawiera hasła rzeczowe oznaczone symbolami klasyfikacyjnymi, kwalifikacją archiwalną akt oraz kategorią archiwalną dokumentacji?

A. Regulamin organizacji archiwum zakładowego

B. Rejestr spraw

C. Jednolity rzeczowy wykaz akt

D. Regulamin kancelaryjny

Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) jest kluczowym dokumentem w systemie zarządzania dokumentacją, który zawiera szczegółowe informacje na temat haseł rzeczowych wraz z przypisanymi im symbolami klasyfikacyjnymi oraz kwalifikacją archiwalną akt. JRWA pozwala na jednolite i uporządkowane prowadzenie ewidencji akt, co jest zgodne z wymaganiami przepisów prawa oraz standardami archiwalnymi. W praktyce oznacza to, że każdy dokument tworzony w organizacji jest klasyfikowany według wcześniej ustalonych haseł, co ułatwia zarówno archiwizację, jak i późniejsze odszukiwanie informacji. Na przykład, w instytucjach publicznych JRWA umożliwia efektywne zarządzanie dokumentacją, co jest istotne w kontekście transparentności działania administracji. W związku z tym, znajomość JRWA jest niezbędna dla pracowników zajmujących się archiwizacją oraz obiegiem dokumentów, co potwierdzają dobre praktyki w zarządzaniu informacją i dokumentacją w instytucjach publicznych.

Pytanie 21

Dokumentacja z jednostki organizacyjnej jest przekazywana do archiwum zakładowego na podstawie

A. karty udostępnienia

B. spisu spraw

C. spisu zdawczo-odbiorczego

D. rejestru korespondencji

Spis zdawczo-odbiorczy jest kluczowym dokumentem, który służy do formalnego przekazywania materiałów z jednej komórki organizacyjnej do archiwum zakładowego. Jego główną funkcją jest potwierdzenie, że wszystkie dokumenty zostały dostarczone w pełni oraz w odpowiednim stanie. Przykładowo, po zakończeniu roku budżetowego, dział finansowy może przekazywać swoje dokumenty do archiwum, a spis zdawczo-odbiorczy będzie stanowił potwierdzenie tego przekazania. Ponadto, zgodnie z regulacjami dotyczącymi zarządzania dokumentacją, taki spis powinien zawierać szczegółowy wykaz przekazywanych dokumentów, daty ich przekazania oraz podpisy osób odpowiedzialnych za ich przygotowanie i odbiór. Praktyka ta jest zgodna z ogólnymi standardami archiwizacji, które wymagają, aby każdy proces przekazywania dokumentów był dobrze udokumentowany i przejrzysty, co z kolei ułatwia wszelkie audyty oraz kontrole wewnętrzne. Odpowiednie prowadzenie spisu zdawczo-odbiorczego zapewnia również, że dokumenty są przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz wewnętrznymi regulacjami firmy.

Pytanie 22

W jakim roku najwcześniej dopuszczalne jest wybrakowanie dokumentacji "Rozliczania podróży krajowych" o kategorii archiwalnej B5, która została stworzona w 2021 roku?

A. W 2026 roku

B. W 2025 roku

C. W 2027 roku

D. W 2028 roku

Wybór odpowiedzi 'W 2027 roku' jest prawidłowy, ponieważ dokumentacja o kategorii archiwalnej B5 jest klasyfikowana zgodnie z przepisami dotyczącymi archiwizacji dokumentów. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumenty tego typu mogą być wybrakowane po upływie 5 lat od końca roku, w którym zostały wytworzone. W przypadku dokumentacji 'Rozliczania podróży krajowych' wytworzonej w 2021 roku, termin wybrakowania przypada na 31 grudnia 2026 roku, a więc dokumenty te mogą być zniszczone od 2027 roku. Przykładowo, jeśli rozpatrzymy dokumentację w kontekście zarządzania zasobami informacyjnymi, taką jak dokumenty podróży służbowych, ważne jest, aby przestrzegać przepisów dotyczących przechowywania i eliminacji dokumentów, co zapewnia zgodność z regulacyjami oraz efektywność organizacyjną. W praktyce, przestrzeganie tych zasad umożliwia organizacjom skuteczne zarządzanie przestrzenią biurową oraz ochronę danych osobowych, co jest kluczowe w dobie rosnących wymagań dotyczących bezpieczeństwa informacji.

Pytanie 23

W jaki sposób powinny być uporządkowane akta spraw w teczce aktowej?

A. Alfabetycznie, według nazwisk nadawców

B. Zgodnie z ważnością sprawy

C. W kolejności spisu spraw

D. Rzeczowo

Ułożenie akt spraw w kolejności spisu spraw jest fundamentalnym elementem efektywnego zarządzania dokumentacją w instytucjach. Taki sposób organizacji umożliwia szybki dostęp do informacji oraz zapewnia logiczny porządek w archiwizacji danych. Każda sprawa powinna być umieszczona zgodnie z numeracją określoną w spisie spraw, co umożliwia łatwe odnalezienie dokumentów w przypadku potrzeby ich przeszukiwania czy audytowania. Przykładowo, jeśli sprawa jest numerowana od 001 do 100, to wszystkie dokumenty dotyczące danej sprawy powinny być umieszczone obok siebie, co ułatwia ich przeglądanie. Ponadto, stosowanie się do ustalonych procedur i standardów dotyczących archiwizacji dokumentów, takich jak normy ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentacją, przyczynia się do zwiększenia efektywności organizacji oraz minimalizacji ryzyka utraty ważnych informacji. W praktyce, taka organizacja dokumentów wspiera także zgodność z regulacjami prawnymi oraz zapewnia przejrzystość w działaniach instytucji.

Pytanie 24

Jakie meble powinny być używane do składowania materiałów fotograficznych w zakładowym archiwum?

A. Regały z drewna

B. Regały metalowe z elementami drewnianymi

C. Szafy z drewna

D. Szafy ze stali nierdzewnej

Zastosowanie regałów drewnianych w archiwum zakładowym może prowadzić do wielu problemów związanych z bezpieczeństwem i trwałością przechowywanych materiałów fotograficznych. Drewno, jako materiał organiczny, jest podatne na działanie szkodników, takich jak owady, oraz na zmiany wilgotności, co może prowadzić do deformacji i zniszczenia przechowywanych dokumentów. Dodatkowo, w przypadku pożaru, drewno jest materiałem łatwopalnym, co stwarza dodatkowe ryzyko dla bezpieczeństwa archiwum. Regały metalowe z elementami drewna mogą wydawać się atrakcyjną opcją, jednak ich trwałość i odporność na czynniki zewnętrzne nie są wystarczające, aby zapewnić optymalne warunki przechowywania materiałów fotograficznych. Szafy drewniane również nie spełniają wymagań dla archiwizacji, ponieważ podobnie jak regały drewniane, mogą być podatne na uszkodzenia i nie oferują takiego poziomu ochrony, jak stal nierdzewna. Właściwe podejście do przechowywania materiałów fotograficznych powinno opierać się na wyborze mebli, które zapewnią maksymalną ochronę przed czynnikami zewnętrznymi, a także zgodność z normami branżowymi, co w przypadku drewna i materiałów pochodnych jest zdecydowanie niewystarczające.

Pytanie 25

Który z obowiązków nie jest przypisany archiwiście jednostki w procesie likwidacji?

A. Odtajnienie dokumentacji objętej klauzulą "tajne"

B. Opracowanie i przedstawienie likwidatorowi planu porządkowania archiwum

C. Informowanie likwidatora o prawnych aspektach postępowania z dokumentacją jednostki likwidowanej

D. Informowanie likwidatora o przekazaniu akt kat. A do archiwum państwowego

Odpowiedź "Odtajnienie dokumentacji objętej klauzulą 'tajne'" jest poprawna, ponieważ archiwista likwidowanej jednostki nie ma kompetencji ani obowiązku do podejmowania działań związanych z odtajnieniem dokumentów. Takie decyzje leżą w gestii organów odpowiedzialnych za bezpieczeństwo informacji oraz regulacji prawnych dotyczących ochrony danych. W praktyce, archiwista powinien skupić się na kwestiach związanych z przechowywaniem, klasyfikowaniem oraz porządkowaniem dokumentacji, a nie na ich deklasyfikacji. Dobre praktyki w archiwistyce nakładają na archiwistów obowiązek przestrzegania przepisów dotyczących tajności dokumentów, co znacząco ogranicza ich rolę w procesie odtajniania. W przypadku dokumentów objętych klauzulą tajności, archiwista powinien współpracować z odpowiednimi służbami i zapewnić, że wszelkie działania są zgodne z obowiązującym prawem oraz wewnętrznymi regulacjami jednostki. Przykładem może być sytuacja, w której archiwista musi złożyć wniosek o odtajnienie do odpowiedniego organu, ale samodzielnie nie może podjąć decyzji o odtajnieniu.

Pytanie 26

Dokumenty, aby zapewnić ich fizyczne zabezpieczenie zgodne z normami konserwatorskimi, powinny być umieszczane

A. w torbie foliowej

B. w pudełku z plastiku

C. w pudełku z tektury bezkwasowej

D. w torbie bawełnianej

Trzymanie dokumentów w pudle z tektury bezkwasowej to naprawdę dobry krok. Tektura bezkwasowa nie zawiera kwasów, więc nie ma ryzyka, że coś się z papierem stanie. To ważne, zwłaszcza gdy chodzi o cenne dokumenty. Takie pudła chronią przed kurzem i światłem, a ich budowa pozwala na cyrkulację powietrza, co zmniejsza szansę na pleśń. Naturalne włókna tektury są przewiewne, więc wilgoć nie zbiera się w środku. Dlatego użycie pudła z tektury bezkwasowej to nie tylko spełnienie wymogów konserwatorskich, ale też standard w dbaniu o dokumenty.

Pytanie 27

Brakowanie dokumentacji, która nie jest archiwalna, spowodowane regularnym typowaniem dokumentów przeznaczonych do usunięcia, rozpoczyna

A. dyrektor jednostki organizacyjnej

B. kierownik komórki wytwarzającej dokumentację

C. archiwum zakładowe

D. archiwum państwowe

Zrozumienie tego, jak różne instytucje działają w temacie zarządzania dokumentacją, jest naprawdę istotne, żeby brakowanie odbywało się prawidłowo. Archiwum państwowe gromadzi dokumenty ważne dla kraju, ale nie zajmuje się brakowaniem tych, które nie są archiwalne w konkretnych jednostkach. Z tego powodu często mylimy archiwum państwowe z zakładowym, co prowadzi do błędów w myśleniu o tym, kto odpowiada za brakowanie. Wydaje mi się, że kierownik jednostki powinien znać wytyczne dotyczące brakowania, ale nie to on zaczyna cały proces. Dyrektor ma nadzór nad dokumentami w swojej jednostce, ale sam proces brakowania to techniczna robota, która wymaga znajomości szczegółowych zasad. Trzeba pamiętać, że brakowanie to złożona sprawa, która nie powinna odbywać się chaotycznie; odpowiednie procedury są kluczowe, żeby wszystko było zgodne z prawem.

Pytanie 28

Ilość członków komisji odpowiedzialnej za przeprowadzenie skontrum powinna wynosić co najmniej

A. pięciu członków

B. trzech członków

C. dwóch członków

D. czterech członków

Odpowiedź wskazująca na to, że komisja do przeprowadzenia skontrum powinna składać się z co najmniej dwóch członków jest zgodna z obowiązującymi standardami w zakresie przeprowadzania kontroli wewnętrznych. Zgodnie z wytycznymi dotyczącymi audytów i kontroli, kluczowe jest, aby skład komisji umożliwiał obiektywne oceny oraz zapobiegał konfliktowi interesów. Dwa członkowie w komisji to minimalna liczba, która pozwala na zapewnienie różnorodności perspektyw oraz wzajemne wsparcie w podejmowaniu decyzji. Taki skład pozwala na lepsze rozdzielenie ról i zadań, co jest niezbędne w procesie skontrum. Na przykład, jeden członek może skupić się na weryfikacji dokumentów, podczas gdy drugi analizuje stan faktyczny. Dodatkowo, w wielu instytucjach wprowadza się regulacje, które wymagają, aby w skład komisji weszły osoby z różnych działów lub poziomów zarządzania, co zwiększa transparentność i rzetelność procesu. Wszelkie procedury powinny być zgodne z wewnętrznymi regulacjami instytucji oraz przepisami prawa, co potwierdza konieczność posiadania co najmniej dwóch członków w komisji.

Pytanie 29

Jak nazywa się zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. każda jednostka organizacyjna, w tym sekretariat, kancelaria lub stanowisko pracy, których pracownicy mają prawo do odbierania lub wysyłania przesyłek?

A. Punkt kancelaryjny

B. Biuro przepustek

C. Registratura

D. Punkt kontroli

Punkt kancelaryjny to tak naprawdę każda komórka w biurze, jak sekretariat czy sama kancelaria, która zajmuje się przyjmowaniem i wysyłaniem przesyłek. To jest ważne, bo te punkty są kluczowe dla obiegu dokumentów w różnych instytucjach. Dzięki nim mamy pewność, że wszystko jest zarejestrowane i odpowiednio skategoryzowane. Jak to wygląda w praktyce? Przykładowo, instytucje publiczne czy prywatne firmy dzięki takim punktom mogą skuteczniej zarządzać informacjami. To naprawdę pomaga uniknąć gubienia ważnych dokumentów. Dobrze zorganizowany punkt kancelaryjny sprawia, że wszystko jest bardziej przejrzyste i zgodne z prawem. Moim zdaniem, to ma ogromne znaczenie dla całego systemu administracyjnego.

Pytanie 30

Generalną zgodę dla jednostki organizacyjnej na zniszczenie całej dokumentacji niearchiwalnej lub jej fragmentu wydaje

A. Dyrektor Archiwum Państwowego w Warszawie

B. Dyrektor Archiwum Akt Nowych

C. Dyrektor Narodowego Archiwum Cyfrowego

D. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych jest organem odpowiedzialnym za nadzór nad systemem archiwalnym w Polsce, co obejmuje również wydawanie zgód na brakowanie dokumentów. Zgoda generalna na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej lub jej części jest istotnym procesem, który zapewnia, że dokumenty, które nie mają wartości archiwalnej, mogą być usunięte zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi i regulacjami. Przykładem zastosowania tej zgody jest sytuacja, w której jednostka organizacyjna, po przeprowadzeniu analizy zgodności dokumentacji z kryteriami archiwizacji, stwierdza, że pewne dokumenty mogą być zniszczone. W takim przypadku, uzyskanie zgody Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych jest kluczowe, aby uniknąć nieprawidłowości i zapewnić prawidłowe zarządzanie dokumentami. W praktyce, organizacje powinny regularnie przeglądać swoje zbiory dokumentów oraz stosować się do wytycznych archiwalnych, co jest zgodne z dobrą praktyką zarządzania informacją i archiwizacją w instytucjach publicznych.

Pytanie 31

Jakie dokumenty powinny być zarchiwizowane w pierwszej kolejności?

A. Dokumenty nieaktualne.

B. Dokumenty o najniższej wartości archiwalnej.

C. Dokumenty o najwyższej wartości archiwalnej.

D. Dokumenty osobiste pracowników.

Dokumenty o najwyższej wartości archiwalnej są kluczowe do zarchiwizowania w pierwszej kolejności, ponieważ często zawierają informacje o istotnej wartości historycznej, prawnej czy administracyjnej dla organizacji. Przechowywanie takich dokumentów zgodnie z najlepszymi praktykami archiwizacji zapewnia, że w razie potrzeby można je łatwo odnaleźć i że będą one dostępne dla przyszłych pokoleń. Przykłady takich dokumentów to umowy długoterminowe, dokumenty założycielskie firmy, czy też ważne korporacyjne decyzje. Wartość archiwalna dokumentu zależy od jego zawartości i kontekstu, w jakim powstał, co sprawia, że identyfikacja takich dokumentów wymaga zrozumienia ich znaczenia dla organizacji. Działania te są zgodne z zasadami zarządzania danymi i dokumentacją, które promują efektywne i zgodne z prawem zarządzanie zasobami informacyjnymi.

Pytanie 32

Jednostki organizacyjne powinny przekazać materiały archiwalne do odpowiedniego archiwum państwowego nie później niż po upływie

A. 20 lat od ich wytworzenia

B. 30 lat od ich wytworzenia

C. 35 lat od ich wytworzenia

D. 25 lat od ich wytworzenia

Wybór innych niż 25 lat odpowiedzi opiera się na powszechnych nieporozumieniach dotyczących przepisów prawnych związanych z archiwizacją. Często mylone są różne terminy przechowywania dokumentów, które mogą wynikać z różnorodnych regulacji, w tym wewnętrznych polityk konkretnych instytucji. Na przykład, niektórzy mogą błędnie przypuszczać, że materiały archiwalne można przekazywać po 30 czy 35 latach, co wynika z nieaktualnych informacji lub specyficznych regulacji dotyczących pewnych typów dokumentacji. Ponadto, myślenie, że wystarczające jest długie przechowywanie dokumentów, pomija istotny aspekt ich selekcji i wartości archiwalnej. Przepisy dotyczące archiwizacji nie tylko definiują czas, po którym materiały powinny być przekazywane, ale również podkreślają znaczenie ich odpowiedniego przetwarzania i klasyfikacji przed przekazaniem. Istotnym błędem jest również założenie, że każde dokumenty muszą być przechowywane w tej samej formie przez długi czas, co nie uwzględnia zmieniających się potrzeb informacyjnych instytucji oraz postępu technologicznego w zakresie zarządzania dokumentacją. Ważne jest, aby każdy pracownik odpowiedzialny za archiwizację miał świadomość obowiązujących przepisów oraz umiał interpretować i stosować je w praktyce, co jest kluczowe dla efektywnego zarządzania dokumentami.

Pytanie 33

Jaką kategorię archiwalną powinno się przypisać listom płac oraz imiennym kartom zbiorczym wynagrodzeń?

A. B10

B. B25

C. B5

D. B50

Wybór kategorii archiwalnej innej niż B50 dla listów płac oraz imiennych kart zbiorczych wynagrodzeń może prowadzić do poważnych konsekwencji w zakresie zgodności z przepisami prawa oraz praktykami archiwizacyjnymi. W przypadku kategorii B5, która jest zarezerwowana dla dokumentów o krótkoterminowym charakterze, takich jak bieżąca korespondencja, brakuje odpowiedniego zabezpieczenia długoterminowej historii płac, co może wpłynąć na możliwość udowodnienia wynagrodzeń w przyszłych audytach czy kontrolach. Podobnie, kategorie B10 i B25 są przeznaczone dla dokumentacji, która nie wymaga tak długiego okresu przechowywania i może dotyczyć spraw mniej istotnych. Wybór tych kategorii mógłby wynikać z błędnego założenia, że dokumenty płacowe nie muszą być przechowywane przez długi czas, co jest niezgodne z praktykami branżowymi. W rzeczywistości, wynagrodzenia pracowników są kluczowym elementem dokumentacji, która ma długotrwałe znaczenie prawne oraz finansowe. Ignorowanie wymagań dotyczących archiwizacji takich dokumentów może prowadzić do naruszenia przepisów i potencjalnych kar. Ponadto, brak przestrzegania tych standardów może wpłynąć na zaufanie pracowników i organów kontrolnych do organizacji oraz przyczynić się do chaosu w zarządzaniu dokumentacją.

Pytanie 34

Jaką dokumentację, która nie jest już potrzebna do prowadzenia codziennej działalności, powinno przechowywać archiwum firmowe?

A. Jedynie dokumenty finansowo-księgowe.

B. Wszystkie akta wytworzone przez jednostkę organizacyjną.

C. Wszystkie dokumenty, których czas przechowywania się zakończył.

D. Wyłącznie akta kategorii A.

Odmienne podejścia do archiwizacji dokumentów, jak na przykład ograniczenie się jedynie do materiałów finansowo-księgowych, są nieadekwatne i mogą prowadzić do poważnych problemów w zarządzaniu informacją. Ograniczając zakres archiwizacji do jednego rodzaju dokumentów, jednostka organizacyjna naraża się na utratę cennych informacji, które mogą być potrzebne w przyszłości. Każda jednostka generuje różnorodne akta, które są nie tylko istotne z perspektywy finansowej, ale również operationalnej, prawnej i strategicznej. Wiele dokumentów, takich jak protokoły, umowy czy sprawozdania, może być kluczowych w kontekście audytów czy analiz efektywności. Stąd też, podejście zakładające selektywne przechowywanie akt, a zwłaszcza tylko tych z kategorii A, jest niewłaściwe. Kategoria A dotyczy dokumentów, które są istotne przez określony czas, ale inne akta również mogą mieć znaczenie z perspektywy historycznej lub dowodowej. Dobre praktyki w zakresie archiwizacji nakładają na organizacje obowiązek zachowania pełnej dokumentacji dla zapewnienia transparentności, zgodności z regulacjami prawnymi, a także dla ułatwienia przyszłych działań badawczych czy analitycznych.

Pytanie 35

W jakich klasach w rzeczowym wykazie akt klasyfikuje się akta standardowe?

A. 5-8

B. 4-9

C. 0-9

D. 0-3

Akta typowe klasyfikowane są w klasach 0-3 rzeczowego wykazu akt, co jest zgodne z przyjętymi normami archiwalnymi i praktykami zarządzania dokumentacją. Klasa 0 obejmuje akta, które mają znaczenie dla całego systemu archiwizacji, natomiast klasy 1-3 dotyczą bardziej szczegółowych i specyficznych typów dokumentacji. Na przykład, klasa 1 może dotyczyć akt osobowych, klasa 2 akta dotyczące finansów, a klasa 3 dokumentację związaną z działalnością operacyjną. Zrozumienie struktury klasyfikacji akt jest kluczowe dla efektywnego zarządzania dokumentacją oraz zapewnienia jej dostępności i bezpieczeństwa. Ponadto, odpowiednia klasyfikacja przyczynia się do usprawnienia procesów archiwizacji oraz ułatwia pracę w instytucjach, które muszą przestrzegać norm prawnych dotyczących przechowywania informacji. W praktyce, właściwa klasyfikacja pomaga również w szybszym odnajdywaniu dokumentów oraz lepszym zarządzaniu cyklem życia akt.

Pytanie 36

Najbardziej optymalny sposób rozmieszczania dokumentów w magazynie archiwalnym na półkach oraz regałach, mający na celu efektywne wykorzystanie przestrzeni, to układanie

A. na podstawie komórek organizacyjnych

B. według numerów spisów zdawczo-odbiorczych

C. zgodnie z częstotliwością udostępniania

D. w oparciu o okresy przechowywania

Ułożenie akt w magazynie archiwalnym według numerów spisów zdawczo-odbiorczych jest najefektywniejszym sposobem optymalizacji przestrzeni, ponieważ umożliwia szczegółowe śledzenie i szybkie odnajdywanie dokumentów. Dzięki temu podejściu, każdy akt jest przypisany do określonego spisu, co minimalizuje ryzyko pomyłek i pozwala na łatwą lokalizację potrzebnych materiałów. W praktyce, takie rozwiązanie jest zgodne z najlepszymi praktykami w zarządzaniu dokumentami, które zalecają systematyczne katalogowanie akt w oparciu o zdefiniowane normy. Przykładowo, w administracji publicznej oraz w instytucjach finansowych stosuje się podobne systemy zarządzania dokumentacją, co pozwala na zgodność z regulacjami prawnymi oraz efektywne zarządzanie przestrzenią archiwalną. Tego rodzaju organizacja znacząco wspiera procesy audytowe oraz kontrolne, co czyni ją nie tylko praktycznym, ale i strategicznym rozwiązaniem dla każdej instytucji.

Pytanie 37

Jaką kategorię archiwalną mają dokumenty wydane przez kierownika jednostki, w której nie tworzy się materiały archiwalne?

A. Kat. B25

B. Kat. BE50

C. Kat. BE25

D. Kat. B50

Odpowiedź 'Kat. B25' jest prawidłowa, ponieważ dotyczy dokumentów, które nie wytwarzają materiałów archiwalnych w jednostkach organizacyjnych. Zarządzenia wydane przez kierownika jednostki organizacyjnej, w której nie są tworzone materiały archiwalne, klasyfikowane są jako dokumenty mające charakter operacyjny. W praktyce, dokumenty te powinny być przechowywane przez określony czas, a następnie mogą być zniszczone, jeśli nie są już potrzebne do bieżącego zarządzania. Klasyfikacja B25 stosuje się do dokumentów, które wymagają krótkotrwałego przechowywania, co jest zgodne z zasadą ograniczonego czasu archiwizacji. Warto zwrócić uwagę, że takie zarządzenia mogą dotyczyć ważnych procedur wewnętrznych, które są kluczowe dla funkcjonowania jednostki, mimo że nie generują materiałów archiwalnych. Prawidłowe zarządzanie tymi dokumentami zgodnie z klasyfikacją B25 jest kluczowe dla zapewnienia porządku i efektywności operacyjnej jednostki organizacyjnej.

Pytanie 38

Termin przechowywania dokumentów niearchiwalnych liczy się od

A. 1. dnia miesiąca po miesiącu, w którym zakończono teczkę

B. 1 stycznia roku następnego po roku, w którym zakończono teczkę

C. daty przekazania dokumentów do archiwum zakładowego

D. daty zakończenia sprawy

Przyjrzenie się pozostałym odpowiedziom oraz ich analizie ujawnia pewne powszechne nieporozumienia związane z zasadami przechowywania dokumentacji niearchiwalnej. Na przykład, wskazanie daty przekazania akt sprawy do archiwum zakładowego jako punktu wyjścia do liczenia okresu przechowywania jest błędne. Przechowywanie dokumentacji niearchiwalnej odnosi się do czasu, w którym dokumenty są jeszcze w obiegu w instytucji, a nie do momentu ich przekazania do archiwum, które dotyczy zupełnie innego etapu zarządzania dokumentami. Ponadto, sugestia, aby okres przechowywania liczyć od 1. dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym została zakończona teczka, nie jest zgodna z przepisami, ponieważ nie uwzględnia pełnych lat przechowywania, co może prowadzić do wcześniejszego zniszczenia dokumentów. Warto również zauważyć, że wskazanie daty zamknięcia sprawy jako punktu wyjścia może prowadzić do pominięcia istotnych dni w kontekście pełnych okresów przechowywania, które są precyzyjnie określone. W praktyce, nieprawidłowe interpretacje mogą skutkować niewłaściwym zarządzaniem dokumentacją, co z kolei naraża instytucję na ryzyko utraty ważnych danych oraz problemów prawnych. Właściwe zrozumienie przepisów dotyczących przechowywania dokumentów jest kluczowe dla efektywnego zarządzania informacjami oraz zapewnienia zgodności z regulacjami prawnymi.

Pytanie 39

Jakie informacje powinny znajdować się na opakowaniu teczki aktowej w archiwum?

A. Symbol klasyfikacyjny, okres przechowywania, tytuł teczki

B. Rodzaj papieru użytego do dokumentów, rozmiar teczki, numer referencyjny

C. Data utworzenia dokumentów, imię i nazwisko archiwisty odpowiedzialnego za przekazanie, liczba stron

D. Opis zawartości dokumentów, kolor teczki, data przekazania do archiwum

Na opakowaniu teczki aktowej w archiwum powinny znaleźć się takie informacje jak symbol klasyfikacyjny, okres przechowywania oraz tytuł teczki. Symbol klasyfikacyjny to kluczowy element, który ułatwia identyfikację i klasyfikację dokumentów w archiwum. Jest to zazwyczaj unikalna sekwencja liter i cyfr, która odzwierciedla system klasyfikacyjny stosowany w danym archiwum. Dzięki temu symbolowi, pracownicy archiwum mogą szybko odnaleźć potrzebne dokumenty i przyporządkować je do odpowiednich kategorii. Kolejnym istotnym elementem jest okres przechowywania. Każda teczka powinna mieć określony czas, przez jaki dokumenty w niej zawarte powinny być przechowywane, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi i regulacjami wewnętrznymi danej instytucji. Okres ten może się różnić w zależności od rodzaju dokumentów i ich wartości prawnej czy historycznej. Ostatecznie, tytuł teczki powinien precyzyjnie odzwierciedlać zawartość dokumentów, co ułatwia ich identyfikację bez konieczności otwierania teczki. Wszystkie te elementy są zgodne ze standardami i dobrymi praktykami archiwistycznymi, które mają na celu zapewnienie efektywnego zarządzania dokumentacją.

Pytanie 40

Zadaniem archiwisty zakładowego w likwidowanej jednostce organizacyjnej jest informowanie syndyka

A. o dokumentacji niearchiwalnej, która podlega wybrakowaniu

B. o stanie uporządkowania i zewidencjonowania zebranego materiału

C. o liczbie wypożyczonych dokumentów

D. o braku aktualnych przepisów dotyczących kancelarii i archiwizacji

Wszystkie inne odpowiedzi nie spełniają wymogów i nie odnoszą się do kluczowych obowiązków archiwisty w procesie likwidacji jednostki organizacyjnej. Informowanie o dokumentacji niearchiwalnej i potrzebie jej wybrakowania może być istotne, ale nie jest to główny obowiązek archiwisty wobec syndyka, którego powinnością jest zrozumienie pełnego obrazu dokumentacji posiadanej przez likwidowaną jednostkę. Brak aktualnych przepisów kancelaryjnych i archiwalnych nie może być podstawą dla archiwisty do zaniedbania obowiązków. Właściwe zarządzanie dokumentacją opiera się na przestrzeganiu istniejących norm, dlatego twierdzenie, że nie ma przepisów, jest mylące i niewłaściwe. Z kolei informowanie o ilości wypożyczonej dokumentacji nie ma bezpośredniego znaczenia w kontekście likwidacji, ponieważ nie odnosi się do całościowej analizy zasobów archiwalnych. W tych odpowiedziach brakuje zrozumienia fundamentalnych zasad zarządzania dokumentami w sytuacjach kryzysowych. Kluczowe jest, aby archiwista potrafił ocenić zarówno stan dokumentacji, jak i jej wartość archiwalną, co jest niezbędne do prawidłowego funkcjonowania procesu likwidacji. Nieświadomość tych aspektów może prowadzić do poważnych błędów w zarządzaniu dokumentami, co może skutkować utratą istotnych informacji i naruszeniem przepisów prawa.

Rozpocznij nowy egzamin

Powrót do strony głównej