Wyniki egzaminu

Nowy egzamin

Informacje o egzaminie:

Zawód: Technik archiwista
Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych
Data rozpoczęcia: 19 grudnia 2025 12:38
Data zakończenia: 19 grudnia 2025 12:54

Egzamin zdany!

Wynik: 35/40 punktów (87,5%)

Wymagane minimum: 20 punktów (50%)

Pochwal się swoim wynikiem!

Facebook

X.com

Szczegółowe wyniki:

Pytanie 1

Jak nazywa się jednostka inwentarzowa dla materiałów filmowych?

A. zestaw tematów, który wraz z komentarzem tworzy całość

B. film, który ma wspólny tytuł z innymi dziełami

C. oddzielnie zapakowany fragment taśmy filmowej

D. część autonomicznego tematu filmowego

Niepoprawne odpowiedzi bazują na niepełnym zrozumieniu definicji jednostki inwentarzowej dla materiałów filmowych, co prowadzi do mylnych interpretacji. Odrębnie opakowany odcinek taśmy filmowej sugeruje, że jednostką inwentarzową może być pojedynczy fragment, co jest zbyt ograniczone. W filmie, takie fragmenty mogą być traktowane jako poszczególne elementy, ale nie oddają one całokształtu koncepcji organizacji materiałów filmowych. Z kolei część samodzielnego tematu filmowego i utwór filmowy objęty wspólnym tytułem z innymi utworami również nie oddają całego obrazu. Pojęcie jednostki inwentarzowej odnosi się do zbioru, który łączy różne elementy, co pozwala na ich lepsze zarządzanie oraz archiwizowanie. W praktyce, bowiem, archiwizacja polega na gromadzeniu materiałów w sposób, który pozwala na ich łatwe przeszukiwanie i dostępność. Często błędne rozumienie jednostek inwentarzowych prowadzi do dezorganizacji zasobów filmowych, co może skutkować utratą wartościowych materiałów. Dlatego kluczowe jest zrozumienie, że odpowiednia klasyfikacja i systematyzacja są fundamentalne dla każdego archiwum filmowego, co podkreślają najlepsze praktyki w tej dziedzinie.

Pytanie 2

Dźwiękowych nagrań, które zostały zarejestrowane na analogowym nośniku, nie należy kwalifikować do cyfryzacji z powodu

A. fizycznego stanu płyty

B. miejsca, w którym jest przechowywany

C. jego artystycznej wartości

D. częstotliwości udostępnień

Analizując pozostałe odpowiedzi, warto zwrócić uwagę na ich niedokładności w kontekście cyfryzacji nagrań dźwiękowych. Wartość artystyczna nagrania nie powinna być podstawą do decyzji o cyfryzacji. Nawet najbardziej wartościowe artystycznie nagrania mogą ulegać degradacji, a ich zachowanie w formie cyfrowej jest kluczowe dla zachowania dziedzictwa kulturowego. Miejsce przechowywania jest istotne, a nie wartość artystyczna. Co więcej, częstotliwość udostępnień nagrania również nie jest czynnikiem determinującym jego cyfryzację. Nagrania, które rzadko są odtwarzane, mogą wymagać cyfryzacji z powodu ich fizycznego stanu, aby nie uległy one całkowitym zniszczeniu. Odniesienie się do stanu fizycznego płyty również nie jest właściwe. Chociaż stan nośnika ma znaczenie, to kluczowym aspektem jest jego przechowywanie, które bezpośrednio wpływa na jego trwałość. Myślenie, że wartość artystyczna lub częstotliwość udostępnień mogą decydować o procesie cyfryzacji jest błędne; należy skupić się przede wszystkim na technicznych i fizycznych aspektach przechowywania nośników.

Pytanie 3

Jak często powinny być wykonywane przeglądy płyt CD zawierających dokumentację elektroniczną?

A. Co sześć miesięcy

B. Każdego roku

C. Co dwa lata

D. Co pięć lat

Przegląd płyt CD zawierających dokumentację elektroniczną co pięć lat jest zalecany zgodnie z najlepszymi praktykami zarządzania informacją oraz standardami archiwizacji. Taki okres jest uzasadniony, ponieważ pozwala na regularne aktualizowanie informacji oraz zapewnienie, że dokumentacja pozostaje w odpowiedniej formie przez długi czas. W ciągu pięciu lat technologie mogą się zmieniać, a formaty plików mogą stać się przestarzałe, co sprawia, że konieczne jest ponowne sprawdzenie i, w razie potrzeby, migracja danych do nowszych nośników lub formatów. Przykładowo, organizacje często stosują ten cykl przeglądów, aby upewnić się, że ich dokumentacja jest zgodna z aktualnymi regulacjami prawnymi oraz wymaganiami branżowymi, takimi jak ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentacją. Regularne przeglądy pomagają także w identyfikacji i eliminacji nieaktualnych lub niepotrzebnych informacji, co przyczynia się do zwiększenia efektywności zarządzania danymi.

Pytanie 4

Co oznacza symbol BE?

A. dokumentację, która ma czasową wartość praktyczną dla jej twórcy i nie jest uznawana za materiały archiwalne

B. dokumentację, która po upływie określonego dla niej okresu przechowywania wymaga ekspertyzy ze względu na jej charakter, treść i znaczenie

C. akta manipulacyjne, które mają krótkotrwałe znaczenie praktyczne

D. dokumentację, która z uwagi na wartość historyczną jest przeznaczona do stałego przechowywania

Poprawna odpowiedź odnosi się do dokumentacji, która po upływie określonego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Tego typu dokumentacja, często określana jako dokumentacja o wartości czasowej, wymaga szczegółowej analizy, aby ocenić, czy powinna zostać zachowana dłużej, czy też może być zniszczona. W praktyce, proces ten obejmuje ocenę merytoryczną i prawną, co jest zgodne z dobrą praktyką zarządzania dokumentacją. Na przykład, w instytucjach publicznych, dokumenty takie mogą zawierać raporty roczne lub korespondencję, które mają znaczenie dla przyszłych działań organizacji. Standardy zarządzania dokumentacją, takie jak ISO 15489, podkreślają znaczenie tego procesu, który pomaga w optymalizacji archiwizacji oraz w podtrzymaniu odpowiednich praktyk zarządzania informacjami. Zrozumienie wartości dokumentów pozwala nie tylko na efektywne zarządzanie zasobami, ale również na spełnienie obowiązków prawnych i regulacyjnych.

Pytanie 5

Wzorcowe kopie materiałów archiwalnych tworzone w trakcie digitalizacji są przekazywane do

A. Rady Dziedzictwa Narodowego

B. Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny

C. Centralnego Repozytorium Cyfrowego

D. Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych

Kopia wzorcowa materiałów archiwalnych sporządzona podczas digitalizacji jest przekazywana do Centralnego Repozytorium Cyfrowego (CRC), które pełni kluczową rolę w zarządzaniu i przechowywaniu zasobów cyfrowych. CRC jest instytucją, która gromadzi cyfrowe zasoby archiwalne, zapewniając ich długoterminowe przechowywanie oraz dostępność dla przyszłych pokoleń. W ramach dobrych praktyk archiwizacji, wszystkie cyfryzowane materiały powinny być rejestrowane w systemie, co umożliwia śledzenie ich pochodzenia i stanu. Przykładem zastosowania tych praktyk może być współpraca archiwów z instytucjami badawczymi, które korzystają z zasobów CRC do prowadzenia badań nad historią i kulturą. Zgodnie z normami ISO 14721 (OAIS - Open Archival Information System), CRC powinno również zapewniać odpowiednie metadane, co ułatwia użytkownikom odnalezienie i zrozumienie zasobów. Przekazywanie wzorcowych kopii do CRC jest więc kluczowym elementem efektywnego zarządzania archiwami, co przyczynia się do sukcesywnego rozwoju cyfrowego dziedzictwa narodowego.

Pytanie 6

Umieszczone w załączonym opisie teczki aktowej daty nazywa się datami

Ministerstwo Ziem Odzyskanych

Regulaminy organizacyjne
i schematy Ministerstwa

1945 - 1952

AAN
2/121/0/736

A. całkowitymi.

B. skrajnymi.

C. końcowymi.

D. początkowymi.

Odpowiedź "skrajnymi" jest na dobrym tropie, bo dotyczy najwcześniejszych i najpóźniejszych dat w teczce aktowej. W archiwizacji to istotna sprawa, bo te skrajne daty pomagają ustalić, jak długi jest okres, którego dotyczą zgromadzone dokumenty. Na przykład, jeżeli mamy dokumenty z lat 1945 i 1952, to te daty wyznaczają ramy czasowe, które są przydatne do ogarnięcia całego zbioru. W praktyce, wiedza o tych skrajnych datach ułatwia planowanie działań związanych z konserwacją czy digitalizacją archiwów. Przestrzegając dobrych praktyk archiwistycznych, możemy lepiej zorganizować dokumentację, co zdecydowanie ułatwia późniejsze badania i analizy. Warto pamiętać, że w wielu systemach zarządzania dokumentami skrajne daty są wręcz wymagane, więc to pokazuje ich wagę, zwłaszcza w kontekście administracyjnym i prawnym.

Pytanie 7

Jak brzmi sygnatura archiwalna dla zbioru fotografii?

A. 72/3541/kat. A

B. 72/3541

C. 72/3541/l.dz. 12

D. 72/3541/0

Sygnatura archiwalna '72/3541/0' jest prawidłowa, ponieważ w pełni odzwierciedla standardy klasyfikacji dokumentów w archiwach. W systemie archiwizacji numerycznej, sygnatura składa się z trzech elementów: numeru zespołu, numeru jednostki archiwalnej oraz dodatkowego oznaczenia, które w tym przypadku jest '0'. To oznaczenie często wskazuje na konkretną podkategorię lub typ dokumentu, co ułatwia identyfikację w obrębie zespołu fotografii. Przykładem zastosowania takich sygnatur mogą być archiwa państwowe, gdzie klasyfikacja dokumentów jest kluczowa dla zachowania porządku i umożliwienia szybkiego dostępu do informacji. W praktyce, stosowanie strukturalnych sygnatur ułatwia również procesy digitalizacji oraz udostępniania zbiorów, co jest istotne w kontekście rosnącego nacisku na dostępność zasobów archiwalnych. Warto również zaznaczyć, że zgodność z normami archiwalnymi zwiększa efektywność pracy archiwistów oraz użytkowników, którzy korzystają z tych zasobów.

Pytanie 8

Podczas tworzenia zbioru zdjęć, przypisanie tematowi lub pojedynczemu zdjęciu słowa kluczowego (słów kluczowych) mającego na celu ułatwienie użytkownikom znalezienia danego tematu, to

A. inwentaryzacja

B. systematyzacja

C. indeksowanie

D. konkordancja

Indeksowanie jest kluczowym procesem w zarządzaniu zbiorami fotografii, który polega na przypisywaniu odpowiednich haseł tematycznych do obrazów. Dzięki indeksowaniu, użytkownicy mogą łatwo wyszukiwać konkretne obrazy na podstawie przypisanych słów kluczowych. W branży fotografii oraz w systemach zarządzania treścią, stosowanie skutecznego indeksowania pozwala na efektywne organizowanie i zarządzanie dużymi zbiorami danych. Na przykład, w profesjonalnych agencjach fotograficznych, zdjęcia są indeksowane na podstawie różnych kryteriów, takich jak miejsce, temat, styl czy czas wykonania zdjęcia. Dzięki temu, gdy użytkownik wpisuje poszukiwane hasło, system może szybko przeszukać i wyświetlić odpowiednie obrazy. Warto również zauważyć, że dobrym standardem w indeksowaniu jest stosowanie taksonomii, co ułatwia zarówno użytkownikom, jak i systemom komputerowym zrozumienie struktury zbioru oraz przyspiesza proces wyszukiwania. W kontekście branżowych dobrych praktyk, indeksowanie powinno również uwzględniać wykorzystanie metadanych, co pozwala na dodatkowe informacje o każdym obrazie, zwiększając jego dostępność w sieci.

Pytanie 9

Baza danych SEZAM pochodząca z archiwum zawiera dane

A. na temat ksiąg metrykalnych oraz stanu cywilnego

B. na temat dokumentacji kartograficznej

C. o zespołach archiwalnych

D. na temat spisów ludności

Odpowiedź dotycząca zespołów archiwalnych jest prawidłowa, ponieważ baza danych SEZAM koncentruje się na gromadzeniu, przechowywaniu i udostępnianiu informacji o zespołach archiwalnych, które są fundamentalnymi elementami archiwistyki. Zespoły archiwalne to zorganizowane zbiory dokumentów, które powstają w wyniku działalności instytucji, organizacji czy osób fizycznych. W kontekście archiwów, dbanie o te zbiory zgodnie z zasadami klasyfikacji, ochrony i udostępniania jest kluczowe dla zachowania dziedzictwa kulturowego. Przykładem zastosowania wiedzy na temat zespołów archiwalnych jest możliwość prowadzenia badań genealogicznych, historycznych czy naukowych, gdzie dostęp do poprawnie zorganizowanych zbiorów pozwala na efektywniejsze i bardziej precyzyjne wykorzystanie źródeł. Współczesne archiwa korzystają z dobrych praktyk, takich jak metodyki ISAD(G) czy ISAAR(CPF), które służą do opisu zespołów archiwalnych, co ułatwia ich wyszukiwanie i udostępnianie.

Pytanie 10

Działanie, które prowadzi do zarejestrowania zespołu archiwalnego oraz opracowania dla każdej jednostki fizycznej opisu informacyjnego w celu udostępnienia tego zespołu, to

A. akcesja

B. inwentaryzacja

C. selekcja

D. ekstradycja

Inwentaryzacja to kluczowy proces w zarządzaniu archiwami, który polega na zewidencjonowaniu zespołu archiwalnego oraz przygotowaniu opisu informacyjnego dla każdej jednostki fizycznej. W praktyce oznacza to, że każda dokumentacja jest systematycznie katalogowana, co umożliwia skuteczne zarządzanie i dostęp do materiałów archiwalnych. Dzięki inwentaryzacji, archiwiści mogą tworzyć bazy danych, które zawierają szczegółowe informacje na temat zawartości zespołów archiwalnych, co jest niezbędne do ich późniejszego udostępniania. W kontekście standardów branżowych, inwentaryzacja powinna być przeprowadzana zgodnie z wytycznymi, takimi jak ISAD(G) (International Standard Archival Description), które określają struktury opisu archiwalnego. Przykładem praktycznego zastosowania inwentaryzacji jest możliwość szybkiego odnalezienia potrzebnych dokumentów przez użytkowników, co zwiększa efektywność pracy w instytucjach archiwalnych oraz pozwala na lepszą ochronę i przechowywanie zasobów archiwalnych.

Pytanie 11

Należy uzupełnić opis teczki aktowej o daty skrajne, które mogą być dzienne lub miesięczne dla

A. korespondencji związanej z współpracą międzyresortową

B. protokołów z posiedzeń ciał kolegialnych

C. raportów rocznych

D. materiałów roboczych dotyczących rocznych planów działalności

Odpowiedź dotycząca protokołów posiedzeń ciał kolegialnych jest poprawna, ponieważ zgodnie z obowiązującymi normami archiwizacji dokumentacji, teczki aktowe powinny zawierać dzienne lub miesięczne daty skrajne dla tego rodzaju dokumentów. Protokoły posiedzeń są kluczowym elementem dokumentacji instytucjonalnej, zawierającym szczegółowe ustalenia, decyzje oraz przebieg obrad. Uzupełnienie ich o daty skrajne ułatwia zarządzanie dokumentacją oraz jej późniejsze przeszukiwanie. Przykładowo, jeśli protokół dotyczy zebrania z dnia 15 czerwca 2023 roku, to w teczce aktowej jako daty skrajne powinny być wskazane: 01.06.2023 (początek miesiąca) oraz 30.06.2023 (koniec miesiąca). Takie podejście jest zgodne z dobrymi praktykami w zarządzaniu dokumentacją, które rekomendują prowadzenie ewidencji opartej na czasie, co zwiększa efektywność organizacyjną i pozwala na łatwiejszy dostęp do informacji.

Pytanie 12

Inwentarz, który stracił wartość użytkową w wyniku swojej praktycznej dezaktualizacji to inwentarz

A. idealny

B. realny

C. rozstawniczy

D. historyczny

Inwentarz historyczny odnosi się do zbiorów, które straciły swoją wartość użytkową z powodu dezaktualizacji, co czyni go przestarzałym w kontekście współczesnych potrzeb. W praktyce oznacza to, że taki inwentarz nie spełnia już wymaganych standardów ani nie jest używany w aktualnych procesach. Przykłady inwentarza historycznego to stare maszyny, które nie są już produkowane i ze względu na postęp technologiczny nie mogą być używane w nowoczesnych zakładach produkcyjnych. W branży muzealnej i archiwalnej, inwentarz historyczny jest niezwykle ważny, ponieważ pozwala zrozumieć ewolucję technologii i kultury, co jest istotne dla zachowania dziedzictwa kulturowego. Utrzymywanie takiego inwentarza w odpowiednich warunkach jest kluczowe dla edukacji i badań naukowych, a także dla przyszłych pokoleń. W związku z tym, klasyfikacja inwentarza historycznego jest niezbędna w zarządzaniu zasobami kulturowymi oraz ich konserwacji, co wpisuje się w standardy najlepszych praktyk w dziedzinie zarządzania zasobami i archiwizacji.

Pytanie 13

Nie da się ustalić przynależności zespołowej jednostki archiwalnej na podstawie

A. kategorii archiwalnej

B. opisu teczki aktowej

C. znaku akt

D. spisu spraw

Kategoria archiwalna to kluczowy element klasyfikacji i zarządzania dokumentacją archiwalną. Oznacza ona grupę dokumentów, które mają podobne cechy, takie jak cel, forma, czy kontekst ich powstania. Przynależność zespołowa jednostki archiwalnej jest ściśle związana z jej funkcją w organizacji oraz z układem dokumentów w archiwum. W praktyce, na podstawie kategorii archiwalnej nie można jednak określić przynależności do konkretnego zespołu archiwalnego, ponieważ ta przynależność może być determinowana przez inne czynniki, takie jak struktura organizacyjna jednostki, kontekst powstania dokumentów czy ich historyczne znaczenie. Przykładowo, różne dokumenty mogą należeć do tej samej kategorii archiwalnej, ale być częścią różnych zespołów archiwalnych, co sprawia, że analiza przynależności wymaga szerszego kontekstu niż sama kategoria archiwalna. W standardach archiwalnych, takich jak ISAD(G) (International Standard Archival Description), podkreśla się znaczenie kontekstu w opisie jednostek archiwalnych, co wskazuje na potrzebę uwzględnienia wielu aspektów przy analizie przynależności zespołowej.

Pytanie 14

Dokumentacją audiowizualną nie jest przykład

A. baza danych

B. film

C. polaroid

D. nagranie dźwiękowe

Baza danych to w skrócie uporządkowany zbiór danych, który umożliwia ich łatwe przechowywanie i zarządzanie. Jeśli chodzi o dokumentację audiowizualną, to baza danych działa jak narzędzie do katalogowania różnych materiałów, na przykład filmów, nagrań dźwiękowych czy zdjęć. Warto pamiętać, że sama baza danych nie jest dokumentacją, ale raczej platformą, którą używamy do organizowania tych materiałów. W zakładach filmowych na przykład, mogą być wykorzystywane do zarządzania informacjami o filmach, aktorach czy prawach autorskich. Kiedy stosujesz bazy danych zgodnie z normami jak SQL, to naprawdę możesz je efektywnie wykorzystać w różnych aplikacjach. Z mojego doświadczenia, to narzędzie jest mega przydatne w zarządzaniu informacją.

Pytanie 15

W jaki sposób powinna być uporządkowana dokumentacja techniczna?

A. Alfabetycznie według nazwisk twórców

B. Chronologicznie według roku powstania

C. Zgodnie z kategorią dokumentacji

D. Według daty ostatniej korekty

Wybór alfabetycznego porządku według nazwisk twórców dokumentacji technicznej może wydawać się logiczny w kontekście personalizacji dokumentów, jednak w praktyce może prowadzić do chaosu. Dokumentacja techniczna jest tworzona przez zespoły, a nie indywidualne osoby, a jej wartość nie zależy od osoby, która ją stworzyła, lecz od zawartości i zastosowania. Stosowanie tego podejścia może prowadzić do trudności w odnalezieniu dokumentów związanych z konkretnym projektem lub produktem. Z kolei porządkowanie dokumentacji według daty ostatniej korekty może być przydatne w przypadku dokumentów wymagających częstych aktualizacji. Jednak w przypadku dokumentacji technicznej taki system nie odzwierciedla logicznego układu informacji, co może utrudniać szybki dostęp do potrzebnych dokumentów. Wreszcie, chronologiczne porządkowanie dokumentacji według roku powstania jest również mało efektywne. Choć pozwala na śledzenie postępu prac w czasie, to jednak nie bierze pod uwagę tematyki dokumentów czy ich praktycznego zastosowania. Dokumenty z różnych lat mogą dotyczyć tego samego projektu, a ich rozdzielenie może utrudniać analizę i korzystanie z nich. Właściwe uporządkowanie dokumentacji powinno skupiać się na jej funkcji i tematyce, a nie na datach czy nazwiskach twórców.

Pytanie 16

Mapy urbanistyczne powinny być zorganizowane według

A. kryteriów przedmiotowych

B. oznaczeń ewidencyjnych

C. jednostek obszarowych

D. symboli klasyfikacyjnych

Jednostki obszarowe to właściwa odpowiedź, bo mapy planowania przestrzennego zazwyczaj tworzy się z myślą o konkretnych terytoriach, jak gminy czy powiaty. Dobry pomysł to zrozumienie, które przestrzenie są objęte danym planem oraz jakie mają granice. Użycie tych jednostek to klucz do skutecznego koordynowania działań związanych z zagospodarowaniem, a także podejmowania decyzji na poziomie lokalnym. Na przykład, w Polsce, dokumenty jak Studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy są przygotowywane z myślą o konkretnych terenach, co sprawia, że są bardziej trafne i zgodne z lokalnymi potrzebami. Pamiętaj, żeby korzystać z aktualnych danych ewidencyjnych i przestrzennych, bo to ważne dla zachowania standardów w planowaniu i geoinformacji.

Pytanie 17

Przypisanie dokumentacji twórcy zespołu do odpowiednich kategorii archiwalnych to

A. klasyfikacja

B. indeksacja

C. inwentaryzacja

D. kwalifikacja

Kwalifikacja to proces, który polega na przypisaniu dokumentów do odpowiednich kategorii archiwalnych, co jest kluczowe dla efektywnego zarządzania dokumentacją. Kwalifikacja pozwala na określenie wartości archiwalnej dokumentów, co jest istotnym krokiem w utrzymaniu porządku w archiwach. Przykładem praktycznego zastosowania kwalifikacji może być klasyfikacja dokumentów w instytucjach publicznych, gdzie dokumenty są dzielone na te, które należy przechowywać przez dłuższy czas, oraz na te, które mogą być zniszczone po upływie określonego okresu. W zgodzie z dobrymi praktykami archiwalnymi, kwalifikacja powinna być dokonywana na podstawie ustalonych kryteriów oraz wytycznych, takich jak przepisy prawne lub wewnętrzne regulacje instytucji, co zapewnia zgodność z normami archiwalnymi, a także ułatwia późniejsze odzyskiwanie informacji. Dobrze przeprowadzona kwalifikacja przyczynia się do lepszego porządku w dokumentacji oraz umożliwia optymalne zarządzanie zasobami informacyjnymi.

Pytanie 18

Na zamieszczonej ilustracji przedstawiono dokumentację

A. sfragistyczną.

B. obrazową.

C. aktową.

D. kartograficzną.

Poprawna odpowiedź to dokumentacja aktowa, którą ilustruje przedstawiona na zdjęciu legitymacja. Dokumentacja aktowa obejmuje różnorodne dokumenty urzędowe, takie jak legitymacje, umowy, protokoły, czy zaświadczenia. W praktyce, dokumentacja ta jest niezbędna w wielu obszarach życia codziennego oraz w działalności instytucji publicznych i prywatnych. Przykładem może być legitymacja studencka, która potwierdza status studenta i umożliwia korzystanie z ulg i zniżek. Ważne jest, aby dokumenty aktowe były zgodne z obowiązującymi przepisami prawnymi oraz standardami archiwalnymi, co zapewnia ich wiarygodność i trwałość. Dobrą praktyką jest również regularne aktualizowanie takich dokumentów, aby odzwierciedlały bieżący stan faktyczny. W kontekście administracji publicznej, odpowiednia klasyfikacja i przechowywanie dokumentacji aktowej są kluczowe dla efektywności działania urzędów.

Pytanie 19

Przydzielanie jednostkom archiwalnym zestawu archiwalnego układu kancelaryjnego (registraturalnego) to

A. systematyzacja dokumentacji

B. kwalifikacja dokumentacji

C. segregacja dokumentacji

D. inwentaryzacja dokumentacji

Systematyzacja dokumentacji jest kluczowym etapem w nadawaniu jednostkom archiwalnym układu kancelaryjnego. Polega ona na uporządkowaniu materiałów w logiczny sposób, co pozwala na efektywne zarządzanie informacjami oraz ich późniejsze wykorzystanie. W praktyce, systematyzacja obejmuje nadawanie jednostkom archiwalnym określonych kategorii, co umożliwia ich łatwe odnalezienie oraz przetwarzanie. W kontekście archiwizacji, ważne jest stosowanie zasad klasyfikacji dokumentów, które są zgodne z normami ISO 15489 dotyczącymi zarządzania dokumentami. Przykładem zastosowania systematyzacji może być tworzenie teczek tematycznych, w których dokumenty są grupowane według określonych kryteriów, takich jak data, temat czy typ dokumentu. Dzięki temu archiwa stają się bardziej przejrzyste, co z kolei ułatwia pracę archiwistów oraz użytkowników poszukujących informacji.

Pytanie 20

Boczna mapa (dodatkowa), powiązana z mapą podstawową, znajdująca się w obrębie arkusza mapy, która nie jest osobną jednostką archiwalną, to

A. inspicjum

B. regest

C. mikrokarta

D. karton

Karton to termin stosowany w archiwistyce, który odnosi się do mapy bocznej, umieszczonej w obrębie arkusza mapy głównej, ale nie stanowiącej odrębnej jednostki archiwalnej. Takie rozwiązanie ma na celu zwiększenie funkcjonalności mapy głównej, umożliwiając jednoczesne przedstawienie dodatkowych informacji wizualnych bez potrzeby tworzenia nowych, osobnych dokumentów. W praktyce karton może zawierać na przykład szczegółowe oznaczenia, legendy, komentarze lub inne istotne dane, które są powiązane z mapą główną. W archiwach i bibliotekach karton często stosuje się do organizowania materiałów geograficznych, aby ułatwić użytkownikom dostęp do informacji. Przykładowo, w przypadku historycznych map miast, karton może zawierać dodatkowe opisy dotyczące ważnych budowli lub lokalnych wydarzeń. Stosowanie kartonów w dokumentacji przestrzennej jest zgodne z dobrymi praktykami archiwalnymi, które podkreślają znaczenie zachowania kontekstu informacji w celu ich lepszego zrozumienia i wykorzystania.

Pytanie 21

Zestaw akt, który jest zszyty i oprawiony zazwyczaj w półsztywny karton, określa się mianem

A. księgi

B. wiązki

C. teczki

D. poszytu

Termin 'poszyt' odnosi się do grupy dokumentów, które zostały zszyte i oprawione w sposób półsztywny, najczęściej w karton. Jest to standardowa praktyka w archiwizacji, która zapewnia zarówno ochronę, jak i łatwy dostęp do zbiorów. Poszyty są często wykorzystywane w instytucjach takich jak biblioteki, archiwa oraz biura, gdzie konieczne jest przechowywanie dokumentów w sposób uporządkowany i trwały. Oprawienie dokumentów w poszyt umożliwia ich długoterminowe przechowywanie oraz łatwą identyfikację dzięki etykietom lub numerom katalogowym na okładkach. Dodatkowo, poszyty są często stosowane do grupowania materiałów o podobnej tematyce, co sprzyja efektywnemu zarządzaniu informacjami. W kontekście dobrych praktyk archiwalnych, poszyty powinny być tworzone z materiałów odpornych na działanie czynników zewnętrznych, takich jak wilgoć czy światło, co znacznie wydłuża ich trwałość.

Pytanie 22

Najbardziej szczegółowy typ ewidencji archiwalnej, który oprócz hasła i sygnatury zawiera regest dokumentu, stosowany najczęściej w przypadku zasobu staropolskiego, to

A. ewidencja

B. dziennik

C. sumariusz

D. katalog

Sumariusz jest najbardziej rozbudowanym rodzajem ewidencji archiwalnej, który zawiera szczegółowe informacje o dokumentach, w tym hasło, sygnaturę oraz regest. Regest, czyli skrótowe streszczenie treści dokumentu, jest kluczowym elementem w kontekście zasobów archiwalnych, szczególnie tych pochodzących z okresu staropolskiego. Dzięki sumariuszom archiwiści i badacze mogą szybko zorientować się w zawartości zbiorów, co znacznie ułatwia proces kwerendy oraz poszukiwania konkretnych informacji. W praktyce sumariusz umożliwia efektywne zarządzanie dokumentacją, a także wspiera zachowanie ciągłości historycznej, co jest zgodne z wytycznymi Międzynarodowego Stowarzyszenia Archiwów. W archiwach, które stosują takie praktyki, możliwe jest szybkie odnalezienie dokumentów, co ma istotne znaczenie dla prac badawczych oraz dla osób korzystających z zasobów archiwalnych w celach naukowych czy genealogicznych. W tym kontekście sumariusz pełni rolę nie tylko ewidencyjną, ale również informacyjną, co czyni go niezastąpionym narzędziem w pracy archiwisty.

Pytanie 23

Aby zabezpieczyć dokumentację filmową przechowywaną na nośniku cyfrowym (płycie CD), należy

A. przekopiować dane z płyty CD na serwer

B. co 20 lat przeprowadzać kontrolę poprawności działania nośnika

C. wykonać wydruk zawartości nośnika

D. co dekadę weryfikować poprawność działania nośnika

Przekopiowanie zawartości płyty CD na serwer jest kluczowym krokiem w procesie zabezpieczania dokumentacji filmowej. Nośniki optyczne, takie jak płyty CD, są podatne na degradację w czasie, co może prowadzić do utraty danych. Przekopiowanie danych na serwer, który zapewnia odpowiednie środki ochrony, takie jak redundantne kopie zapasowe i systemy RAID, znacznie zwiększa bezpieczeństwo przechowywanych informacji. Dodatkowo, serwery często oferują lepsze warunki przechowywania danych, a także umożliwiają łatwiejszy dostęp i zarządzanie danymi, co jest istotne w kontekście archiwizacji. Praktyki takie jak regularne tworzenie kopii zapasowych oraz zabezpieczanie danych przed nieautoryzowanym dostępem są zgodne z zasadami zarządzania danymi, które są powszechnie stosowane w branży filmowej i medialnej. Warto również rozważyć wykorzystanie systemów chmurowych, które oferują dodatkowe usługi zabezpieczeń oraz automatyczne aktualizacje, co jeszcze bardziej minimalizuje ryzyko utraty danych.

Pytanie 24

Jakie typy dokumentacji nie są uwzględniane w zespole archiwalnym podczas przygotowywania druków ulotnych?

A. Broszury

B. Programy teatralne

C. Projekty wstępne

D. Jednodniówki

Projekty wstępne nie są włączane do zespołu archiwalnego w trakcie opracowywania druków ulotnych, ponieważ mają charakter roboczy i służą jako wstępne założenia do dalszej produkcji dokumentów. W przeciwieństwie do finalnych wersji broszur, programów teatralnych czy jednodniówek, które mają swoją definicję i formę, projekty wstępne często zmieniają się w trakcie pracy nad danym dokumentem. W praktyce oznacza to, że te dokumenty nie są w pełni zrealizowane i nie spełniają wymogów formalnych oraz jakościowych, które są niezbędne do ich archiwizacji. Przykładem mogą być szkice czy konspekty, które są częścią procesu twórczego, ale nie mogą być uznane za dokumenty gotowe do archiwizacji. Według standardów archiwalnych, dokumenty muszą być zatwierdzone i mieć ostateczną formę, aby mogły zostać włączone do zbiorów archiwalnych.

Pytanie 25

Elementem identyfikacyjnym teczki aktowej, który nie jest wewnętrzny, jest

A. adresat

B. znak sprawy

C. format

D. pieczątka wpływu

Odpowiedź 'format' jest prawidłowa, ponieważ w kontekście porządkowania teczki aktowej, format odnosi się do rozmiaru i kształtu dokumentów, ale nie jest elementem rozpoznawczym dla akt. W praktyce, elementy rozpoznawcze teczki aktowej obejmują informacje, które jednoznacznie identyfikują sprawę, takie jak adresat, znak sprawy czy pieczątka wpływu. Na przykład, znak sprawy, często zawierający numer i datę, jest kluczowy do śledzenia dokumentów w systemie archiwizacji. Właściwe stosowanie tych elementów pomaga w efektywnym zarządzaniu dokumentacją i zwiększa wydajność pracy w biurze. Zgodnie z dobrymi praktykami, wszystkie dokumenty powinny być odpowiednio oznaczone, aby umożliwić szybkie ich odnalezienie w przyszłości oraz zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi archiwizacji akt.

Pytanie 26

Standard opisu archiwalnego ISAD (G) umożliwia stworzenie opisu na poziomach

A. serii, podserii, akt spraw (klas), jednostki

B. zespołu, podzespołu, serii, podserii, akt spraw (klas), jednostki

C. podzespołu, serii, podserii, akt spraw (klas), jednostki

D. zespołu, serii, akt spraw (klas), jednostki

Ta odpowiedź jest całkiem w porządku, bo pokazuje, że wiesz, jak działa ISAD(G). To takie zasady, które mówią, że mamy poziomy opisu archiwalnego – zaczynamy od zespołu, który jest na samej górze, a potem schodzimy w dół do jednostek. Dzięki temu możemy ogarnąć dokumenty, które są związane z jakąś instytucją albo tematem. Potem mamy podzespół, który pomaga nam zorganizować mniejsze elementy w ramach zespołu. Dalej pojawiają się seria, podseria, akty spraw i jednostki – to wszystko jest ważne, żeby dobrze zorganizować informacje archiwalne. Przykładowo, w muzeum mogą mieć zespół związany z wystawą, który dzieli się na podzespoły – każda sekcja wystawy może mieć swoje serie dotyczące różnych aspektów. Dzięki tej hierarchii łatwiej znaleźć potrzebne informacje, co jest zgodne z tym, co się robi najlepiej w zarządzaniu archiwami.

Pytanie 27

Jakiego typu dokumenty są klasyfikowane jako materiały archiwalne?

A. Podania o urlop

B. Dokumenty finansowe

C. Protokoły z posiedzeń kolegium

D. Rejestracja środków trwałych i nietrwałych

Protokoły posiedzeń kolegium są dokumentami, które dokumentują przebieg i wyniki spotkań organów decyzyjnych w instytucjach. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz standardami archiwizacji, dokumenty te mają charakter materiałów archiwalnych, gdyż są niezbędne do analizy procesów decyzyjnych i są dowodem działalności instytucji. Dobrą praktyką w zarządzaniu dokumentacją jest systematyczne archiwizowanie takich protokołów, co pozwala na zachowanie ciągłości informacji oraz ułatwia pracę w przyszłości. Przykładem zastosowania tych protokołów może być sytuacja, w której potrzebujemy odtworzyć przebieg podjętych decyzji w odpowiedzi na audyt lub kontrolę, co jest kluczowe dla transparentności działań instytucji. Dodatkowo, protokoły te mogą być wykorzystywane do celów szkoleniowych oraz jako materiał dowodowy w przypadku sporów prawnych, co podkreśla ich znaczenie w kontekście archiwizacji. W związku z tym, ich właściwe przechowywanie i klasyfikacja są niezbędne dla efektywnego zarządzania informacją w organizacji.

Pytanie 28

Termin kopiowania nagrań na nowy nośnik w celu ich ochrony, należy liczyć od daty

A. zakończenia porządkowania nagrania

B. pierwszego nagrania na taśmie

C. ostatniego zapisu egzemplarza archiwalnego nagrania

D. przekazania nagrania do archiwum państwowego

Odpowiedź, iż termin przegrywania nagrań na nowy nośnik w celu ich zabezpieczenia należy liczyć od daty ostatniego zapisu egzemplarza archiwalnego nagrania, jest prawidłowa zgodnie z zasadami archiwizacji i ochrony danych. Uznaje się, że ostatni zapis stanowi moment, w którym materiał jest uznawany za kompletny i ostateczny. W praktyce oznacza to, że wszelkie zmiany, poprawki czy aktualizacje powinny być zakończone przed przystąpieniem do procesu archiwizacji. Po zakończeniu zapisywania, nagranie powinno być zabezpieczone przed dalszymi zmianami, co umożliwia zachowanie jego autentyczności i integralności. W kontekście archiwizacji, np. w instytucjach kultury, takich jak muzea czy archiwa państwowe, ważne jest, by prowadzić dokładną dokumentację dat i czasów zapisów, co stanowi kluczowy element zgodności z normami ISO 15489 dotyczącymi zarządzania dokumentacją. Odpowiedni proces przechowywania nagrań stanowi fundament dla zapewnienia ich długoterminowej dostępności i wykorzystania.

Pytanie 29

Dokumentacja kartograficzna nie obejmuje

A. atlas nieba

B. opis techniczny maszyny do pisania

C. plan miasta

D. mapa turystyczna

Odpowiedź "opis techniczny maszyny do pisania" jest prawidłowa, ponieważ nie należy do kategorii dokumentacji kartograficznej. Dokumentacja kartograficzna odnosi się do zbioru materiałów, które przedstawiają różne aspekty geograficzne, takie jak lokalizacje, kształty i relacje przestrzenne. Przykładem dokumentacji kartograficznej mogą być mapy, plany oraz atlasy, które służą do ułatwienia zrozumienia przestrzeni. Mapa turystyczna ilustruje szlaki turystyczne oraz atrakcje, a atlas nieba pokazuje konstelacje i inne obiekty astronomiczne. Z kolei plan miasta precyzyjnie przedstawia ulicę, budynki i infrastrukturę. W przeciwieństwie do tego, opis techniczny maszyny do pisania jest dokumentacją techniczną, dotyczącą urządzenia mechanicznego, a nie geograficznego lub kartograficznego. Tego typu dokumentacja jest kluczowa w obszarze inżynierii i produkcji, gdzie precyzyjne opisy i instrukcje są niezbędne do efektywnego użytkowania i konserwacji maszyn.

Pytanie 30

W którym rozdziale inwentarza dokumentów należy zamieścić informację o przebiegu losów akt?

A. Zawartość zespołu.

B. Dzieje ustrojowe twórcy zespołu.

C. Dzieje zespołu.

D. Charakterystyka archiwalna zespołu.

Odpowiedź 'Dzieje zespołu' jest właściwa, bo ten rozdział w inwentarzu jest poświęcony tym wszystkim rzeczom, które się działy z danym zespołem archiwalnym. Tu zbiera się informacje o losach dokumentów, ich zmianach miejsc oraz statusach prawnych i fizycznych. Z mojego doświadczenia, dobrze prowadzona dokumentacja jest kluczowa, żeby zachować porządek i ciągłość zbiorów archiwalnych. Standardy, jak ISAD(G), podkreślają, jak ważne są te informacje dla przyszłych badaczy. Uważam, że troska o dokumentowanie dziejów zespołu archiwalnego pomaga lepiej rozumieć kontekst historyczny, w którym dany zespół działał, co jest naprawdę istotne w pracach naukowych i edukacyjnych.

Pytanie 31

Zasada terytorialnej pertynencji odnosi się do

A. regulacji dotyczących rozmieszczenia zasobów w wielostronnych stosunkach międzynarodowych

B. ochrony zasobów archiwalnych przed ich przemieszczaniem i rozpraszaniem

C. zachowania odrębności poszczególnych zespołów archiwalnych

D. poszanowania związku zespołów archiwalnych z terytorium, na którym zostały stworzone

Zasada pertynencji terytorialnej odnosi się do fundamentalnego związku pomiędzy zespołami archiwalnymi a terytorium, na którym zostały one utworzone. Poszanowanie tej zasady jest kluczowe dla ochrony i zachowania kontekstu kulturowego oraz historycznego dokumentów archiwalnych. Przykładem praktycznego zastosowania tej zasady jest sposób, w jaki różne państwa traktują archiwa z okresów kolonialnych lub wojennych, gdzie ważne jest, by dokumentacja związana z danym terytorium była zarządzana i konserwowana w miejscu jej powstania, co wspiera lokalne tożsamości i historię. Dobre praktyki w archiwistyce, takie jak standardy ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentacją, podkreślają konieczność uwzględnienia kontekstu terytorialnego w praktykach archiwalnych. Przestrzeganie zasady pertynencji terytorialnej przyczynia się do lepszego zrozumienia i interpretacji historycznych materiałów, co jest niezbędne w badaniach naukowych oraz w edukacji.

Pytanie 32

Zamieszczony formularz jest fragmentem

Sygnatura aktualna	Tytuł jednostki, treść	Daty	Opis zewnętrzny	Dawna sygnatura	Uwagi

A. inwentarza kartkowego.

B. kartoteki zespołów.

C. inwentarza książkowego.

D. przewodnika po zasobie.

Wybór odpowiedzi inwentarza kartkowego sugeruje nieporozumienie dotyczące podstawowych różnic między różnymi rodzajami dokumentacji archiwalnej. Inwentarz kartkowy, choć może być użyty w różnych kontekstach archiwalnych, nie posiada struktury i szczegółowości charakterystycznych dla inwentarza książkowego. Zazwyczaj inwentarze kartkowe są mniej formalne i nie obejmują tak bogatej klasyfikacji danych jak 'Sygnatura aktualna' czy 'Opis zewnętrzny'. Ponadto, odpowiedź dotycząca przewodnika po zasobie nie odnosi się do konkretnego ewidencjonowania jednostek, lecz raczej do ogólnych informacji o zasobach, co również nie pasuje do przedstawionego formularza. Odpowiedź odnosząca się do kartoteki zespołów jest kolejnym błędnym tropem, ponieważ kartoteki zespołów są narzędziem służącym do klasyfikacji i opisu grupy jednostek, a nie pojedynczych elementów, jak to ma miejsce w inwentarzu książkowym. Typowe błędy myślowe w tym przypadku obejmują mylenie celów i funkcji poszczególnych rodzajów dokumentacji archiwalnej oraz brak znajomości specyfikacji i standardów dotyczących prowadzenia inwentarzy. Warto zatem zgłębić temat inwentarzy archiwalnych, aby poprawić zdolność do rozpoznawania ich kluczowych cech oraz zastosowania w praktyce archiwistycznej.

Pytanie 33

Jakie oznaczenie jednostki miary używa się do wskazania ilości dokumentacji aktowej?

A. min.

B. godz.

C. cm

D. mb.

Odpowiedź "mb." to skrót od "megabajt", który jest jednostką miary stosowaną szczególnie w kontekście ilości danych czy dokumentacji elektronicznej. W przypadku dokumentacji aktowej, określenie jej objętości w megabajtach pozwala na lepsze zrozumienie, ile miejsca zajmują zbiory danych. W praktyce, jednostka ta jest szczególnie przydatna w działach IT, archiwizacji oraz zarządzaniu dokumentami cyfrowymi, gdzie objętość plików ma kluczowe znaczenie dla efektywności przechowywania oraz transferu danych. Ponadto, w kontekście przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, często wymagane jest monitorowanie ilości danych przetwarzanych w organizacji, co czyni znajomość jednostek takich jak megabajt istotną dla spełnienia norm prawnych. Warto również zauważyć, że w dobie cyfryzacji, umiejętność oceny objętości dokumentacji w MB jest niezbędna w zarządzaniu projektami IT oraz w analizie efektywności operacyjnej.

Pytanie 34

Zespół dokumentów o skomplikowanej strukturze, z powodu istnienia w ramach jednego twórcy kilku niezależnych, najczęściej równorzędnych kancelarii bądź w wyniku przekształcenia dokumentacji innych aktodawców lub w efekcie działania obu tych elementów, to zespół

A. złożony

B. szczątkowy

C. przykładowy

D. typowy

Odpowiedź "złożony" jest prawidłowa, ponieważ zespół archiwalny o układzie powikłanym charakteryzuje się posiadaniem wielu równorzędnych kancelarii lub sukcesji dokumentacji, co prowadzi do złożoności w zarządzaniu i klasyfikacji tych dokumentów. W praktyce, archiwa złożone mogą powstawać w wyniku procesów fuzji instytucji, gdzie różne kancelarie łączą swoje zbiory, co skutkuje skomplikowaną strukturą dokumentacyjną. Dobrym przykładem mogą być archiwa instytucji publicznych, które obsługują wiele działów lub projektów, gdzie każdy wydział generuje swoją dokumentację, tworząc mieszankę materiałów archiwalnych. W takich przypadkach kluczowe jest stosowanie jasnych kryteriów klasyfikacji oraz opracowanie spójnych zasad archiwizacji, aby umożliwić późniejsze wyszukiwanie i dostęp do dokumentów. W standardach archiwalnych, takich jak ISAD(G) (Międzynarodowy standard opisu archiwalnego), podkreśla się znaczenie dokładnego opisu zespołów archiwalnych, co pozwala na ich efektywne zarządzanie i użytkowanie przez badaczy oraz inne zainteresowane strony.

Pytanie 35

W jaki sposób określa się układ archiwum, w którym do stworzenia schematu struktury zastosowano organizacyjny wzór twórcy aktów?

A. Kancelaryjny

B. Strukturalno-rzeczowy

C. Funkcyjny

D. Rzeczywisty

Analizując pozostałe odpowiedzi, warto zauważyć, że układ rzeczywisty odnosi się do praktycznego zorganizowania dokumentów w archiwum, co jednak nie wiąże się bezpośrednio z innym schematem organizacyjnym aktotwórcy. Układ ten często nie uwzględnia kontekstu, w jakim dokumenty zostały stworzone, a jego efektywność może być ograniczona przez brak strukturalnego nadzoru. Z kolei układ kancelaryjny definiuje sposób, w jaki dokumenty są wytwarzane i obiegają w instytucji, jednak nie skupia się na ich długoterminowym zarządzaniu ani archiwizacji. Funkcyjny układ natomiast kładzie nacisk na funkcje i zadania wykonywane przez organizację, a nie bezpośrednio na jej strukturę. Te podejścia mogą prowadzić do nieefektywności w archiwizacji, ponieważ dokumenty mogą być trudne do zlokalizowania i klasyfikacji. Typowym błędem myślowym jest zakładanie, że jakiekolwiek zorganizowanie dokumentów wystarczy do ich skutecznej archiwizacji, podczas gdy kluczowym elementem jest ich zgodność z praktykami i strukturą organizacyjną instytucji. Zrozumienie różnicy między strukturą a funkcjami jest istotne dla efektywnego zarządzania dokumentacją.

Pytanie 36

Nazwy instytucji, firm, organizacji oraz innych podmiotów prawnych powinny być uwzględniane w spisach

A. rzeczowych

B. podmiotowych

C. osobowych

D. instytucjonalnych

Zaznaczenie odpowiedzi "rzeczowych" to dobry wybór! To dlatego, że indeksy rzeczowe są właśnie po to, żeby klasyfikować i porządkować różne info o rzeczach, zjawiskach i pojęciach, a więc też o urzędach, firmach, organizacjach czy osobach prawnych. Taki indeks ułatwia ludziom dotarcie do danych związanych z konkretnym tematem. Na przykład, gdy robimy katalogi czy bibliografie, to używanie indeksów rzeczowych jest standardem. Dzięki temu łatwiej wyszukać odpowiednie materiały. W bibliotece akademickiej możesz trafić na kategorie jak 'uczelnie' czy 'organizacje non-profit', co mega ułatwia szukać tego, czego się potrzebuje. Stosowanie standardów jak RDA czy ISBD również pokazuje, jak ważne są te indeksy w organizacji informacji, co jest kluczowe przy zarządzaniu wiedzą dziś.

Pytanie 37

Na podstawie jakich dokumentów dokonuje się przekazywania elektronicznych materiałów na cyfrowych nośnikach do archiwum zakładowego?

A. wykazu akt

B. podpisu elektronicznego

C. spisu zdawczo-odbiorczego

D. informacji e-mail

Spis zdawczo-odbiorczy to naprawdę ważny dokument, kiedy mówimy o przekazywaniu dokumentów do archiwum zakładowego. Jest to taki formalny dowód, który powinien zawierać szczegóły o tym, co dokładnie przekazujesz, czyli ilość, rodzaj i stan tych dokumentów. Dobrym pomysłem jest, żeby ten spis był w formie elektronicznej i podpisały go osoby odpowiedzialne. Dzięki temu mamy pewność, że wszystko jest w porządku i że nie ma co do tego wątpliwości. W praktyce, taki spis ułatwia archiwizację i późniejsze szukanie dokumentów. Działa też jak zabezpieczenie, żeby uniknąć nieporozumień przy przekazywaniu akt. Zgodnie z normami ISO 15489, spis zdawczo-odbiorczy powinien być częścią procesu archiwizacji. To podkreśla, jak ważny jest on w systemach zarządzania dokumentami i informacją.

Pytanie 38

Mapy związane z planowaniem przestrzennym powinny być najpierw uporządkowane według

A. symboli klasyfikacyjnych

B. kryterium rzeczowego

C. jednostek obszarowych

D. oznakowań ewidencyjnych

Mapy do planowania przestrzennego są naprawdę ważne, jeśli chodzi o to, jak zarządzamy terenem. Jak dla mnie, uporządkowanie ich według jednostek obszarowych to najlepszy pomysł, bo wtedy łatwiej analizować dane w kontekście konkretnych miejsc. Na przykład, jak analizujemy działki budowlane, to każda gmina czy powiat ma swoje specyficzne potrzeby i zasady. W dobrych praktykach mówi się, że mapy trzeba tworzyć z uwzględnieniem lokalnych realiów, co naprawdę pomaga w lepszym rozumieniu i wykorzystaniu tych danych. Poza tym, jeśli uporządkujemy mapy według jednostek obszarowych, to łatwiej zintegrować je z innymi systemami geoinformacyjnymi, a to jest szczególnie istotne, gdy myślimy o zrównoważonym rozwoju i odpowiedzialnym zarządzaniu zasobami.

Pytanie 39

Jednostką ewidencyjną dla materiałów audiowizualnych jest

A. jedno nagranie, niezależnie od liczby nośników

B. jeden wspólny autor dla grupy nagrań, niezależnie od liczby nośników

C. jedno opakowanie zawierające nośniki, niezależnie od ich ilości

D. jeden nośnik, bez względu na to, czy nagranie jest kompletne

Jednostką inwentarzową dla dokumentacji audiowizualnej jest jedno nagranie bez względu na liczbę nośników, co oznacza, że klasyfikacja i ewidencjonowanie materiałów audiowizualnych opiera się na treści nagrania, a nie na fizycznym nośniku. W praktyce oznacza to, że niezależnie od tego, czy nagranie znajduje się na jednym nośniku, czy jest rozdzielone na kilka różnych nośników, traktujemy je jako jedną jednostkę inwentarzową. Takie podejście jest zgodne z normami archiwalnymi oraz dobrymi praktykami w zarządzaniu zasobami informacyjnymi, które kładą nacisk na treść jako kluczowy element dokumentacji. W przypadku dokumentacji multimedialnej, istotne jest, aby w ewidencji skupić się na archiwizacji treści, co ułatwia przyszłe wyszukiwanie i zarządzanie tymi zasobami. Przykładowo, jeśli mamy film podzielony na kilka odcinków, które są przechowywane na różnych nośnikach, ewidencja powinna odnosić się do całego filmu jako jednego dzieła, co pozwala na lepsze zrozumienie jego kontekstu oraz łatwiejsze zarządzanie materiałem.

Pytanie 40

Jaką czynność należy przeprowadzić w archiwum państwowym po otrzymaniu prawidłowo uporządkowanego i zewidencjonowanego zbioru fotografii?

A. Uporządkowanie

B. Brakowanie

C. Skontrum

D. Kwalifikacja

Skontrum to kluczowa czynność w zarządzaniu archiwami, polegająca na weryfikacji stanu ewidencji zbiorów. Po przejęciu dobrze uporządkowanego i zewidencjonowanego zespołu fotografii, przeprowadzenie skontrum pozwala na potwierdzenie, że wszystkie elementy zbioru są zgodne z ewidencją oraz na identyfikację ewentualnych braków czy niezgodności. W praktyce skontrum polega na fizycznym porównaniu stanu zbioru z dokumentacją, co jest zgodne z zasadami dobrej praktyki archiwalnej, które zalecają regularne kontrole stanu zbiorów w celu zapewnienia ich integralności oraz bezpieczeństwa. Ważnym elementem skontrum jest również dokumentowanie wyników kontroli, co pozwala na dalsze zarządzanie zbiorami oraz podejmowanie decyzji dotyczących ich przechowywania i konserwacji. Przykładowo, w archiwum państwowym po przeprowadzeniu skontrum można zauważyć, które fotografie wymagają dodatkowej ochrony lub digitalizacji, co jest kluczowe w kontekście zachowania dziedzictwa kulturowego. Skontrum powinno być regularnie wykonywane, aby zapewnić, że zasoby archiwalne są w dobrym stanie oraz dostępne dla przyszłych pokoleń.

Rozpocznij nowy egzamin

Powrót do strony głównej