Wyniki egzaminu

Nowy egzamin
Informacje o egzaminie:
  • Zawód: Technik archiwista
  • Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
  • Data rozpoczęcia: 29 października 2025 13:52
  • Data zakończenia: 29 października 2025 13:53

Egzamin niezdany

Wynik: 0/40 punktów (0,0%)

Wymagane minimum: 20 punktów (50%)

Udostępnij swój wynik
Facebook
X.com
LinkedIn
Szczegółowe wyniki:
Pytanie 1

Zamieszczony w ramce tekst to fragment

§13. 1. Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.

2. Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.

3. Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę.

4. Metadane mogą być dodawane automatycznie.

5. Metadane opisujące przesyłkę wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy.

6. Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających identyfikator, określany jako numer z rejestru przesyłek wpływających, prowadzonego dla danego roku kalendarzowego.

(...)

A. instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego.
B. instrukcji kancelaryjnej.
C. wytycznych dotyczących obiegu dokumentacji aktowej.
D. instrukcji obsługi systemu EZD.
Wskazanie na inne opcje odpowiedzi, takie jak instrukcja obsługi systemu EZD czy wytyczne dotyczące obiegu dokumentacji aktowej, jest nietrafne, ponieważ te dokumenty dotyczą szczegółowych aspektów zarządzania dokumentami, ale nie obejmują pełnego zakresu działań kancelaryjnych. Instrukcja obsługi systemu EZD skupia się na technicznych aspektach korzystania z oprogramowania, a nie na ogólnych zasadach obiegu dokumentów, co może prowadzić do niepełnego zrozumienia procedur kancelaryjnych. Ponadto, wytyczne dotyczące obiegu dokumentacji aktowej to bardziej szczegółowe normy, które nie uwzględniają podstawowych zasad przyjmowania i rejestrowania przesyłek, co jest kluczowym elementem instrukcji kancelaryjnej. Decydując się na tę odpowiedź, można nie dostrzegać, jak ważne jest zrozumienie całości procesu zarządzania dokumentami, w tym zarówno przyjmowania, rejestrowania, jak i archiwizowania. Błędem myślowym jest zatem skupienie się na szczegółowych procedurach bez uwzględnienia ich miejsca w szerszym kontekście organizacyjnym, co może prowadzić do nieefektywnego zarządzania dokumentacją i utrudniać codzienną pracę w biurze.
Pytanie 2

Jaką klasę można przypisać pomocom ewidencyjnym w archiwum zakładowym?

A. A
B. B50
C. BE25
D. BE50
Wybór odpowiedzi B50, BE50 lub BE25 nie odzwierciedla właściwej klasyfikacji pomocy ewidencyjnych archiwum zakładowego. Klasyfikacja B50 i BE50 odnosi się do dokumentacji o innej specyfice, która nie obejmuje pomocy w ewidencji, lecz raczej inne formy dokumentacji, takie jak akta spraw, które nie są bezpośrednio związane z systemem zarządzania archiwami. Przyjmowanie tych kategorii jako właściwych może prowadzić do nieporozumień w zakresie archiwizacji, ponieważ pomoce ewidencyjne mają na celu wspieranie organizacji i efektywności w zarządzaniu archiwum. Odpowiedź BE25, z kolei, koncentruje się na innej klasie dokumentów, które również nie są związane z działalnością ewidencyjną archiwów. Typowym błędem w analizie takiego pytania jest mylenie ogólnych kategorii dokumentacji z bardziej szczegółowymi funkcjami, które są kluczowe dla odpowiedniego funkcjonowania archiwów. Zrozumienie różnicy między tymi kategoriami jest istotne dla prawidłowego zarządzania dokumentacją, a także dla przestrzegania standardów archiwalnych, które wymagają precyzyjnego podejścia do klasyfikacji dokumentów w archiwach. Dobre praktyki w dziedzinie archiwistyki wskazują na konieczność stosowania precyzyjnych i jednoznacznych klasyfikacji, by uniknąć chaosu informacyjnego i zapewnić efektywność procesu archiwizacji.
Pytanie 3

Z którego normatywu pochodzi zamieszczony fragment tekstu?

Fragment instrukcji
(…)
§ 23
1.Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.
2.Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.
3.Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę.
4.Metadane mogą być dodawane automatycznie.
5.Metadane opisujące przesyłkę wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy.
6.Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających identyfikator, określany jako numer z rejestru przesyłek wpływających, prowadzonego dla danego roku kalendarzowego.
(…)
A. Z instrukcji obiegu dokumentacji księgowej.
B. Z instrukcji kancelaryjnej.
C. Z instrukcji bezpieczeństwa i danych osobowych.
D. Z instrukcji archiwalnej.
Wybierając niepoprawną odpowiedź, można zauważyć, że część z nich odnosi się do różnych instrukcji, które również mogą regulować procesy w organizacji, ale nie są bezpośrednio związane z opisanymi w pytaniu procedurami. Instrukcja archiwalna, na przykład, koncentruje się na zasadach przechowywania dokumentów oraz zarządzania archiwami, co jest zupełnie innym obszarem niż bezpośredni obieg dokumentów, który reguluje instrukcja kancelaryjna. Ponadto, instrukcja bezpieczeństwa i danych osobowych zajmuje się ochroną informacji i zapewnieniem zgodności z przepisami prawa, ale nie odnosi się do procedur rejestracji przesyłek czy wydawania potwierdzeń. Wybierając instrukcję obiegu dokumentacji księgowej, można z kolei wpaść w pułapkę myślenia, że wszystkie instrukcje dotyczące dokumentacji są podobne, podczas gdy różnią się one pod względem zastosowania i szczegółowych procedur. Kluczowym błędem jest nieodróżnienie specyfiki poszczególnych instrukcji i ich zastosowania w codziennej praktyce. Zrozumienie różnic między tymi normatywami jest istotne, aby móc prawidłowo stosować przepisy i procedury w zarządzaniu dokumentacją w organizacji.
Pytanie 4

Jakie zadania wykonuje archiwum zakładowe?

A. przyjmowanie akt od jednostek organizacyjnych danego zakładu pracy
B. organizowanie szkoleń z dziedziny biurowości
C. udzielanie zgody na zniszczenie dokumentacji, której czas przechowywania minął
D. znoszenie klauzul tajności z dokumentów

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Dobrze, że wybrałeś odpowiedź o przejmowaniu akt z różnych działów w zakładzie pracy. To naprawdę ważna rola archiwum zakładowego, bo ono jest jak taka centralna baza, gdzie zbiera się i przechowuje wszystkie dokumenty. Jakieś dokumenty z różnych działów muszą trafić do archiwum, żeby wszystko było uporządkowane i dostępne. Z tego, co pamiętam, według normy ISO 15489 każda organizacja powinna mieć ustalone zasady dotyczące tego, co i jak archiwizować. W praktyce to znaczy, że trzeba mieć jakieś procedury, które mówią, co powinno trafić do archiwum i jak to ogarnąć. Na przykład, po końcu projektów ważne jest, żeby akta były odpowiednio opisane i uporządkowane, żeby łatwo je potem było znaleźć. Dzięki temu archiwum wspiera organizację w zarządzaniu wiedzą i pamięcią instytucjonalną, co jest mega istotne.
Pytanie 5

Które z Rozporządzeń określa zasady oraz sposób składania wniosków dotyczących likwidacji dokumentacji niearchiwalnej?

A. Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 maja 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu gromadzenia, ewidencjonowania, kwalifikowania, klasyfikacji oraz udostępniania materiałów archiwalnych tworzących zasób jednostek publicznej radiofonii i telewizji
B. Ministra Kultury z 16 września 2002 r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
C. Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych
D. Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Twoja odpowiedź jest trafna i odnosi się do Rozporządzenia Ministra Kultury z 16 września 2002 roku. To ważny dokument, bo mówi, jak należy postępować z dokumentami, które nie są archiwalne. W skrócie określa zasady, kiedy i jakie materiały powinny trafić do archiwów, a co należy zniszczyć. Przykładowo, instytucje publiczne muszą się tych wytycznych trzymać, aby dobrze zarządzać dokumentami, które straciły swoją wartość archiwalną. W praktyce to oznacza, że zanim coś się usunie lub przekaże, trzeba dokładnie się nad tym zastanowić, żeby nie złamać przepisów i dobrze dbać o dane. Z mojego doświadczenia, trzymanie się tego rozporządzenia może bardzo pomóc w efektywnym zarządzaniu informacjami i zmniejsza ryzyko utraty ważnych dokumentów.
Pytanie 6

Po uzyskaniu zgody na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej, archiwista zakładowy jest zobowiązany do wyselekcjonowania akt

A. spalić w lokalnej kotłowni
B. wyrzucić na wysypisko odpadów
C. umieścić na osobnym regale
D. zniszczyć w niszczarkach biurowych

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź 'zniszczyć w niszczarkach biurowych' jest poprawna, ponieważ zgodnie z zasadami zarządzania dokumentacją, wszelkie dokumenty niearchiwalne, które zostały zatwierdzone do brakowania, powinny być zniszczone w sposób zapewniający ich nieodwracalność i ochronę danych osobowych oraz informacji poufnych. Wykorzystanie niszczarek biurowych jest standardową praktyką, która pozwala na skuteczne zniszczenie papierowych dokumentów, co minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu do informacji. Dobrą praktyką jest również wybór niszczarek o odpowiedniej klasie bezpieczeństwa, co jest zgodne z normą DIN 66399, która klasyfikuje poziomy niszczenia papieru. Przykładem może być zniszczenie dokumentów zawierających dane osobowe pracowników, co chroni przed możliwością ich wykorzystania w nieuprawniony sposób. Zniszczenie w niszczarkach powinno być dokumentowane, co stanowi dodatkowy krok w kierunku transparentności i odpowiedzialności w zarządzaniu dokumentacją.
Pytanie 7

W sytuacji likwidacji instytucji należy powiadomić syndyka lub likwidatora?

A. o zasadach przechowywania dokumentów archiwalnych, które są w archiwum
B. o regulacjach obowiązujących w zamykanej jednostce dotyczących kancelarii i archiwizacji
C. o stanie uporządkowania oraz o ewidencji dokumentacji znajdującej się w archiwum
D. o liczbie pracowników w archiwum zakładowym

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Kiedy likwidujemy jakąś instytucję, to ważne, żeby najpierw poinformować syndyka lub likwidatora o tym, jak wygląda porządek w archiwum i więc co tam mamy. Im lepiej poskładane archiwum, tym łatwiej jest wszystko ogarnąć podczas likwidacji. To znaczy, że wtedy kluczowe dokumenty, jak umowy czy różne decyzje, są pod ręką. Jakby pojawiły się jakieś wątpliwości co do tego, co się działo w instytucji, dobrze zorganizowane archiwum zwraca uwagę na to, gdzie można szybko znaleźć potrzebne papiery. Według przepisów, każda instytucja musi mieć swoje akta w miarę systematycznie prowadzone, co jest ważne nie tylko z punktu widzenia praktycznego, ale też zgodności z prawem. No i przed likwidacją warto też zrobić przegląd dokumentacji i zadbać o jej odpowiednie zabezpieczenie. To wszystko wpisuje się w szerszy kontekst zarządzania dokumentacją w instytucjach publicznych.
Pytanie 8

Który format znaku teczki powinien być umieszczony na przedstawionej na rysunku teczce aktowej?

Ministerstwo Finansów
Departament Prawny
...............
Kat. A
Interpretacja przepisów prawnych
2002 r.
A. DP.346-1
B. DP.234-1/12
C. DP.123/2012
D. DP.456

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź 'DP.456' została wybrana jako poprawna, ponieważ jest najbardziej zgodna z kontekstem przedstawionej teczki aktowej. Na teczce widnieje napis związany z Ministerstwem Finansów oraz Departamentem Prawnym, co sugeruje, że oznaczenie powinno być spójne z używanymi formatami w dokumentacji prawnej. W praktyce, oznaczenia teczek są kluczowe dla organizacji dokumentów, ułatwiają ich późniejsze odnalezienie oraz identyfikację tematyki. Oznaczenie 'DP.456' jest wystarczająco ogólne, co czyni je odpowiednim do szerszego zakresu spraw związanych z interpretacją przepisów prawnych. W branży prawnej panują różne standardy oznaczania dokumentów, jednak dążenie do prostoty i przejrzystości jest jedną z podstawowych zasad. Stosowanie się do takich zasad poprawia efektywność pracy z dokumentacją oraz wspiera procesy zarządzania informacją.
Pytanie 9

Które z podanych archiwów jest odpowiednie do udzielania zgody na likwidację dokumentacji niearchiwalnej wydawanej przez naczelne i centralne organy władzy oraz administracji rządowej, a także inne centralne jednostki organizacyjne mające siedzibę w Warszawie?

A. Archiwum Główne Akt Dawnych
B. Archiwum Akt Nowych
C. Narodowe Archiwum Cyfrowe
D. Archiwum Instytutu Pamięci Narodowej

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Archiwum Akt Nowych jest instytucją odpowiedzialną za przechowywanie, opracowywanie i udostępnianie dokumentacji powstałej w wyniku działalności naczelnych i centralnych organów władzy oraz administracji rządowej. Zgodnie z przepisami prawa, to właśnie Archiwum Akt Nowych jest właściwe do wydawania zgody na brakowanie dokumentów niearchiwalnych, co oznacza, że odpowiada za procesy związane z selekcją i usuwaniem zbędnych akt. Praktyczne zastosowanie tej wiedzy jest niezbędne w kontekście zarządzania dokumentacją w instytucjach publicznych, gdzie przestrzeganie przepisów archiwalnych ma kluczowe znaczenie dla efektywności administracji oraz ochrony danych. Dobre praktyki wskazują, że instytucje powinny regularnie współpracować z Archiwum Akt Nowych w zakresie planowania brakowania dokumentów, co pozwala na zgodność z normami prawnymi oraz organizacyjnymi, a także na optymalizację zarządzania zasobami informacyjnymi. Współpraca ta jest istotna dla zapewnienia transparentności oraz skuteczności działania organów administracji publicznej.
Pytanie 10

Kategoryzacja dokumentacji jako archiwalnej o symbolu BE5 wskazuje, że po upływie ustalonego czasu przechowywania dokumentacja

A. zostaje zakwalifikowana przez pracownika archiwum do zbiorów archiwalnych
B. może być zwrócona do jednostki organizacyjnej, która ją dostarczyła
C. powinna zostać wycofana, po wcześniejszym zdigitalizowaniu
D. podlega ocenie ze względu na jej charakter, treść oraz znaczenie

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź wskazująca, że dokumentacja archiwalna o symbolu BE5 podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie, jest poprawna, ponieważ zgodnie z zasadami zarządzania dokumentacją, każda kategoria archiwalna wymaga analizy przed podjęciem decyzji o dalszym postępowaniu z dokumentami. Ekspertyza pozwala ocenić, czy dokumenty powinny być dalej przechowywane, zniszczone, czy też mogą być poddane digitalizacji. W praktyce oznacza to, że dokumenty o dużym znaczeniu historycznym, prawnym lub informacyjnym mogą być przechowywane w archiwum na dłuższy czas, co pozwala na ich późniejsze wykorzystanie. Przykłady zastosowania tej zasady można znaleźć w politykach archiwizacji stosowanych przez instytucje państwowe oraz firmy, które chcą zabezpieczyć ważne informacje, zgodnie z ustawą o archiwizacji. Współczesne standardy archiwizacji, takie jak ISO 15489, podkreślają znaczenie przeprowadzania ekspertyz w kontekście zarządzania informacją i dokumentacją, co jest kluczowe dla odpowiedzialnego zarządzania zasobami informacyjnymi.
Pytanie 11

Protokół dotyczący uszkodzenia lub zniknięcia dokumentów

A. stanowi kopię zapasową całej dokumentacji
B. sporządza archiwista w zakładzie
C. nie jest zatwierdzany przez osobę, która wypożyczyła dokumenty
D. nie tworzy rejestru pomocniczego archiwum zakładowego

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Protokół uszkodzenia lub zaginięcia akt jest dokumentem, który powinien być przygotowywany przez archiwistę zakładowego. Archiwista ma za zadanie zapewnienie odpowiedniego zarządzania dokumentacją, w tym jej ochrony oraz ewidencji. W sytuacji wystąpienia uszkodzenia lub zaginięcia akt, archiwista sporządza protokół, który stanowi formalne potwierdzenie incydentu. Taki dokument jest nie tylko istotny z punktu widzenia prawa, ale także stanowi ważny element polityki bezpieczeństwa informacji w organizacji. Przykładem zastosowania może być sytuacja, gdy podczas audytu stwierdzono brak ważnych dokumentów, a archiwista musi udowodnić, że podjęto odpowiednie kroki w celu ich zabezpieczenia. W kontekście standardów, należy również wspomnieć o normach ISO dotyczących zarządzania dokumentacją, które podkreślają konieczność dokumentowania wszelkich incydentów związanych z aktami.
Pytanie 12

Kopia oryginalnego dokumentu nie jest

A. naturalny dokument elektroniczny
B. skan rękopisu
C. druk e-maila
D. odwzorowanie cyfrowe

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Naturalny dokument elektroniczny jest tworzony i przechowywany w formie cyfrowej od początku, co oznacza, że nie ulega on procesowi kopiowania ani konwersji z innego formatu. Przykładami naturalnych dokumentów elektronicznych mogą być pliki utworzone w aplikacjach biurowych, takich jak Microsoft Word czy Google Docs, które są zapisywane bezpośrednio na dysku twardym lub w chmurze. Te dokumenty zachowują wszystkie atrybuty oryginału, w tym formatowanie, metadane oraz inne elementy, które mogą być istotne w kontekście prawnym lub archiwalnym. Warto również zwrócić uwagę, że zgodnie z normami ISO 15489 dotyczącymi zarządzania dokumentacją, naturalne dokumenty elektroniczne zapewniają lepszą integralność i autentyczność w porównaniu do dokumentów, które są kopiowane lub konwertowane z innych formatów. Z tego powodu naturalne dokumenty elektroniczne są często preferowane w kontekście prawnych i administracyjnych wymogów dotyczących dokumentacji.
Pytanie 13

Dokumenty, które są poddawane archiwalnej ekspertyzie w celu określenia ich wartości oraz kwalifikacji, oznacza się

A. symbolem BE
B. symbolem AE
C. symbolem CE
D. symbolem DE

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź oznaczona symbolem BE jest prawidłowa, ponieważ zgodnie z polskimi standardami archiwalnymi, dokumenty, które mają być poddane ekspertyzie archiwalnej w celu oceny ich wartości i ustalenia kwalifikacji, muszą być klasyfikowane jako materiały wymagające szczegółowej analizy. W praktyce oznacza to, że archiwa publiczne i instytucje zarządzające dokumentami używają symbolu BE, aby jednoznacznie wskazać, że dany dokument wymaga wnikliwej oceny oraz może być przedmiotem dalszych działań archiwalnych. Przykładem mogą być dokumenty instytucji publicznych, które są składane do archiwum po zakończeniu ich okresu przydatności, jednak z powodu ich znaczenia dla przyszłych badań, należy przeprowadzić ich ocenę. Taka klasyfikacja jest kluczowa zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym oraz o archiwach, która definiuje zasady obiegu dokumentów oraz ich ochrony.
Pytanie 14

Dokumenty sprawy w trakcie realizacji obowiązków służbowych zawsze "przechodzą" przez

A. układ chronologiczny
B. punkt zatrzymania
C. składnicę dokumentów
D. archiwum zakładowe

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Punkt zatrzymania to kluczowy element w zarządzaniu dokumentacją i aktami sprawy. W kontekście czynności służbowych, akta są zwykle przekazywane przez różne etapy obiegu, a punkt zatrzymania stanowi moment, w którym dokumenty są gromadzone i rejestrowane przed dalszym przetwarzaniem. Przykładem zastosowania punktu zatrzymania może być zbieranie dokumentów związanych z projektem, które następnie są analizowane i archiwizowane. W praktyce, punkt zatrzymania może być wykorzystywany do prowadzenia kontroli jakości dokumentów oraz zapewnienia, że żadne istotne informacje nie zostaną pominięte. W ramach dobrych praktyk, organizacje powinny stosować jednolite procedury dotyczące obiegu akt, upewniając się, że każdy etap, w tym punkt zatrzymania, jest odpowiednio udokumentowany i monitorowany. W ten sposób możliwe jest zwiększenie efektywności operacyjnej oraz zgodności z regulacjami prawnymi dotyczącymi zarządzania dokumentacją.
Pytanie 15

Jak nazywa się zbiór symboli wskazujących, do jakiej komórki organizacyjnej oraz do jakiej grupy rzeczowego wykazu akt przypisana jest dana sprawa?

A. Sygnatura
B. Znak akt
C. Dekretacja
D. Znak sprawy

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Znak akt to zespół symboli, który precyzyjnie określa przynależność dokumentów oraz spraw do konkretnej komórki organizacyjnej oraz grupy rzeczowego wykazu akt. W praktyce administracyjnej i w obiegu dokumentów, znak akt jest niezbędny do efektywnego zarządzania informacjami oraz zapewnienia ich przejrzystości. W ramach znakowania akt, każdy dokument otrzymuje unikalny identyfikator, co pozwala na szybkie zlokalizowanie i przetwarzanie spraw. Przykładowo, w instytucjach publicznych, takich jak urzędy czy sądy, znak akt umożliwia pracownikom na łatwe odnalezienie dokumentacji związanej z daną sprawą, co jest kluczowe dla zapewnienia ciągłości działań oraz zgodności z obowiązującymi przepisami. Warto zauważyć, że stosowanie znaków akt jest zgodne z najlepszymi praktykami zarządzania dokumentacją, co pozytywnie wpływa na organizację pracy i może zredukować ryzyko błędów proceduralnych.
Pytanie 16

Zgodnie z przepisami Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku, sprawozdanie z działalności archiwum zakładowego należy przekazać do

A. kierownika jednostki nadrzędnej
B. dyrektora właściwego archiwum państwowego
C. naczelnej dyrekcji archiwów państwowych
D. inspektora ochrony danych osobowych

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź jest prawidłowa, ponieważ zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku, sprawozdanie z działalności archiwum zakładowego ma być przekazywane do dyrektora właściwego archiwum państwowego. Ten proces ma na celu zapewnienie, że dokumentacja archiwalna, która jest kluczowa dla zachowania historii oraz funkcjonowania instytucji, jest odpowiednio monitorowana i klasyfikowana. Dyrektor archiwum państwowego odpowiada za nadzorowanie archiwizacji dokumentów i ich dalszego przechowywania. W praktyce, oznacza to, że sprawozdania te mogą być wykorzystywane do oceny efektywności działalności archiwum, a także do podejmowania decyzji dotyczących koniecznych działań w zakresie zarządzania dokumentacją. Dobre praktyki w zakresie zarządzania archiwum obejmują regularne raportowanie oraz transparentność działań, co sprzyja podnoszeniu standardów w tej dziedzinie. Wiedza na temat odpowiednich procedur jest kluczowa dla każdej organizacji, która pragnie efektywnie zarządzać swoimi zasobami archiwalnymi.
Pytanie 17

Jakie są główne obowiązki archiwisty w zakresie ochrony danych osobowych?

A. Przechowywanie dokumentów w zabezpieczonym pomieszczeniu
B. Usuwanie danych osobowych zgodnie z polityką retencji danych po zakończeniu sprawy
C. Zapewnienie, że dostęp do danych mają tylko upoważnione osoby
D. Publikowanie dokumentów wyłącznie po uzyskaniu zgody na ich udostępnienie

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Zadaniem archiwisty jest zapewnienie, że dostęp do danych osobowych mają tylko osoby, które posiadają odpowiednie upoważnienia. Ochrona danych osobowych jest kluczowym elementem zarządzania dokumentacją w każdej organizacji. Archiwista musi znać i stosować odpowiednie przepisy prawne, takie jak RODO, które określają, jakie środki bezpieczeństwa powinny być zastosowane w celu ochrony danych osobowych. Praktyka ta obejmuje m.in. stosowanie środków fizycznych, technicznych i organizacyjnych, które ograniczają dostęp do danych. W praktyce oznacza to, że archiwista powinien regularnie aktualizować listę osób upoważnionych do dostępu do danych, monitorować systemy zabezpieczeń oraz dbać o to, by dane były przechowywane w sposób uniemożliwiający ich nieautoryzowany dostęp. Dzięki temu organizacja może uniknąć wycieków danych i potencjalnych kar finansowych związanych z naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych.
Pytanie 18

Który dokument w organizacji określa zasady zarządzania dokumentacją, zaczynając od jej otrzymania aż do momentu uznania za część archiwum zakładowego?

A. Jednolity rzeczowy wykaz akt
B. Instrukcja kancelaryjna
C. Regulamin organizacyjny
D. Schemat organizacyjny

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Instrukcja kancelaryjna jest dokumentem kluczowym w obszarze zarządzania dokumentacją w jednostkach organizacyjnych. Reguluje ona zasady obiegu, archiwizacji oraz przechowywania dokumentów, co jest niezbędne dla zapewnienia efektywności i zgodności z obowiązującymi przepisami prawa. W praktyce oznacza to, że każda jednostka, która posiada dokumenty, musi mieć jasno określone procedury ich obsługi, począwszy od momentu wpływu, aż do ich archiwizacji. Współczesne standardy zarządzania dokumentacją zalecają stosowanie instrukcji kancelaryjnej jako narzędzia do minimalizacji ryzyka zagubienia ważnych informacji, a także do ochrony przed nieautoryzowanym dostępem. Przykładem praktycznego zastosowania instrukcji kancelaryjnej może być wprowadzenie systemu identyfikacji dokumentów, który pozwala na ich łatwe śledzenie oraz kontrolowanie dostępu, co podnosi poziom bezpieczeństwa informacji w organizacji. Dobrze opracowana instrukcja kancelaryjna stanowi fundament prawidłowego funkcjonowania biura oraz umożliwia efektywne zarządzanie wiedzą w organizacji.
Pytanie 19

Dokumentacja nie podlega usunięciu na podstawie generalnej zgody

A. B50
B. B5
C. B25
D. B10

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź B50 jest poprawna, ponieważ dokumentacja dotycząca sprzętu i jego użytkowania jest wyłączona z ogólnej zgody na brakowanie. W praktyce oznacza to, że zanim zostanie podjęta decyzja o brakowaniu, należy upewnić się, że wszelkie dokumenty związane z danym zasobem zostały odpowiednio przeanalizowane i zarchiwizowane. Przykładowo, w przypadku sprzętu elektronicznego, ważne jest, aby dokumentacja obejmowała instrukcje obsługi, karty gwarancyjne oraz informacje o konserwacji. Albowiem brak tych dokumentów w ramach procedury brakowania może prowadzić do problemów prawnych, takich jak nieprawidłowe zbycie mienia publicznego. W branży zarządzania majątkiem, zgodnie z najlepszymi praktykami i standardami, dokumentacja jest kluczowa nie tylko dla ścisłego przestrzegania przepisów, ale również dla zapewnienia transparentności procesów związanych z zarządzaniem zasobami. W związku z tym, odpowiednie archiwizowanie dokumentacji jest niezbędne do efektywnego zarządzania majątkiem i uniknięcia potencjalnych problemów w przyszłości.
Pytanie 20

Dokumenty wydawane przez Dyrektora w organizacji zajmującej się produkcją materiałów archiwalnych muszą otrzymać kategorię archiwalną

A. A
B. B25
C. B50
D. BE25

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź A jest poprawna, ponieważ zarządzenia Dyrektora w jednostkach organizacyjnych, które są producentami materiałów archiwalnych, powinny być klasyfikowane jako materiały archiwalne. W myśl przepisów prawa oraz standardów archiwalnych, dokumenty te mają istotne znaczenie dla zachowania historii organizacji oraz dla przyszłych pokoleń. Klasyfikacja archiwalna pozwala na odpowiednie zabezpieczenie, konserwację oraz udostępnienie tych materiałów. Przykładem mogą być zarządzenia dotyczące polityki kadrowej lub finansowej, które mogą być istotne dla analizy działalności jednostki w przyszłości. Dobre praktyki w zarządzaniu archiwami sugerują stosowanie jednolitych kategorii archiwalnych, co ułatwia ich późniejsze wyszukiwanie oraz wykorzystanie. Warto również zauważyć, że w kontekście norm ISO 15489, dotyczących zarządzania dokumentacją, kluczowym elementem jest określenie wartości dokumentów, co wpływa na ich klasyfikację i przechowywanie.
Pytanie 21

Powyższy tekst stanowi fragment

§ 22.
1. Dokumentacja nadsyłana i składana w [należy wpisać skrót nazwy jednostki zdefiniowany na potrzeby instrukcji w § 1 ust. 1] oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na:
1) tworzącą akta sprawy;
2) nietworzącą akt sprawy.
2. Dokumentacja tworząca akta sprawy to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.
3. Dokumentacja nietworząca akt sprawy to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.
A. regulaminu obiegu dokumentacji księgowej.
B. instrukcji kancelaryjnej.
C. jednolitego rzeczowego wykazu akt.
D. instrukcji archiwalnej.

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Poprawna odpowiedź to "instrukcja kancelaryjna", gdyż dokument ten reguluje zasady postępowania z dokumentacją w jednostkach organizacyjnych. Instrukcja kancelaryjna definiuje procedury rejestracji, obiegu oraz archiwizacji dokumentów, co jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania administracji. W kontekście przedstawionego fragmentu, § 22 odnosi się do konkretnych wytycznych dotyczących organizacji pracy z dokumentacją, co bezpośrednio wpisuje się w zakres tematyczny instrukcji kancelaryjnej. Przykładowo, w praktyce, każda jednostka powinna mieć sformalizowane zasady dotyczące obiegu pism, co ułatwia kontrolę nad dokumentacją oraz pozwala na zachowanie zgodności z obowiązującymi normami prawnymi. Warto zaznaczyć, że takie instrukcje są kluczowe dla zapewnienia transparentności i efektywności działań administracyjnych, zwłaszcza w kontekście ustaw o dostępie do informacji publicznej oraz ochronie danych osobowych.
Pytanie 22

Dokumenty związane z procedurą usuwania dokumentacji niearchiwalnej są przechowywane

A. w kancelarii
B. w komórce organizacyjnej
C. w archiwum zakładowym
D. w sekretariacie

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Dokumenty z procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej są przechowywane w archiwum zakładowym, co jest zgodne z zasadami gospodarowania dokumentacją zawartymi w przepisach prawa oraz dobrymi praktykami w zakresie zarządzania dokumentacją. Archiwum zakładowe pełni kluczową rolę w przechowywaniu dokumentów, które utraciły swoje znaczenie operacyjne, ale mogą mieć wartość prawną lub historyczną. W praktyce oznacza to, że dokumenty, które zostały uznane za niearchiwalne, muszą być odpowiednio zidentyfikowane, a ich brakowanie powinno być udokumentowane w formie protokołu. Wiele organizacji wdraża systemy zarządzania dokumentacją, które wspierają proces brakowania, co zapewnia zgodność z wewnętrznymi regulacjami oraz przepisami prawa. Archiwum zakładowe powinno być tak zorganizowane, aby umożliwić łatwy dostęp do dokumentów w przypadku konieczności ich odtworzenia lub weryfikacji.
Pytanie 23

Dokumenty przygotowane do zniszczenia można przekazać do likwidacji po uzyskaniu zgody od

A. właściwego archiwum państwowego
B. kierownika jednostki, której akta są objęte likwidacją
C. dyrektora instytucji, której akta są likwidowane
D. kierownika archiwum, z którego akta podlegają likwidacji

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Dokumenty przygotowane do brakowania mogą być przekazywane do niszczenia wyłącznie po uzyskaniu zgody właściwego archiwum państwowego. Ta praktyka jest ściśle związana z zasadami zarządzania dokumentacją oraz ochroną informacji. Archiwum państwowe pełni kluczową rolę w nadzorze nad procesami brakowania, zapewniając, że dokumenty nie będą niszczone przed upływem okresu przechowywania oraz że ich brakowanie jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawnymi. W praktyce, procedura ta może obejmować weryfikację, czy dane dokumenty są rzeczywiście niepotrzebne oraz czy spełniają kryteria do brakowania. Na przykład, przed przekazaniem dokumentów, odpowiednia jednostka organizacyjna powinna przygotować ewidencję dokumentów do brakowania, którą następnie zatwierdza archiwum. Warto dodać, że brakowanie dokumentów powinno być dokumentowane, a protokoły z tego procesu archiwizowane zgodnie z regulacjami. Obowiązujące normy, takie jak Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, kładą duży nacisk na odpowiedzialność w zakresie zarządzania dokumentacją.
Pytanie 24

Nadawanie kwalifikacji archiwalnej polega na przypisywaniu

A. kategorii archiwalnej
B. sygnatur archiwalnych
C. not kancelaryjnych
D. symboli klasyfikacyjnych

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Ustalenie kwalifikacji archiwalnej to naprawdę ważny proces, bo chodzi tu o nadawanie odpowiednich kategorii dokumentom. Bez tego, nie wiadomo jak długo je przechowywać i jakie mają znaczenie dla organizacji. Przykład? No, umowy prawne czy dokumenty finansowe to kategoria A, więc muszą być trzymane przez długie lata, nawet do kilkudziesięciu! A jak coś ma niską wartość, to może być kategoria B, co znaczy, że można je wcześniej zniszczyć. Wiesz, normy ISO 15489 mówią, jak to wszystko powinno wyglądać, podkreślając, jak ważna jest klasyfikacja dokumentów. Jak dobrze to wszystko poukładamy, potem łatwiej będzie znaleźć potrzebne papiery, a także zapewnimy im odpowiednią ochronę. Dobrze zorganizowany system klasyfikacji to klucz do efektywnego zarządzania archiwami, bo niestety, jak tego nie dopilnujemy, możemy stracić ważne informacje.
Pytanie 25

Głównym celem skontrum w archiwum jest

A. reorganizacja fizyczna dokumentacji
B. nabywanie nowych dokumentów do archiwum
C. udostępnianie dokumentacji badaczom
D. sprawdzenie zgodności stanu faktycznego z ewidencją

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Skontrum w archiwum to proces, który ma na celu sprawdzenie, czy rzeczywisty stan dokumentów zgadza się z tym, co jest zapisane w ewidencji archiwalnej. To bardzo ważne zadanie, ponieważ pozwala na weryfikację, czy wszystkie dokumenty są na swoim miejscu i czy żadne z nich nie zaginęły lub nie zostały przypadkowo przemieszczone. W praktyce oznacza to, że pracownicy archiwum muszą fizycznie porównać dokumenty znajdujące się na półkach z tymi, które są zarejestrowane w systemie ewidencyjnym. Dzięki temu można szybko zidentyfikować i naprawić ewentualne błędy w dokumentacji. Skontrum jest również okazją do oceny stanu fizycznego dokumentów i podjęcia działań konserwatorskich, jeśli jest to konieczne. Z mojego doświadczenia, regularne przeprowadzanie skontrum to nie tylko obowiązek, ale także dobra praktyka archiwalna, która pomaga utrzymać porządek i zapewnia bezpieczeństwo zgromadzonych materiałów. W branży archiwistycznej jest to standard, który wspiera efektywne zarządzanie zasobami dokumentacyjnymi.
Pytanie 26

Jakie zadania wykonuje archiwum zakładowe?

A. rejestrowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej
B. przechowywanie dokumentacji spraw, które nie zostały zakończone
C. zbieranie dokumentów do akt sprawy
D. udostępnianie akt w celach służbowych i innych

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Twoja odpowiedź o udostępnianiu akt do celów służbowych jest na miejscu. Archiwum ma za zadanie umożliwić dostęp do dokumentów, co jest naprawdę ważne dla pracowników, którzy potrzebują informacji do swoich zadań. Wyobraź sobie, że zespół projektowy musi sięgnąć po wcześniejsze raporty, żeby dobrze opracować nową strategię. To właśnie te dokumenty są kluczowe! Dobrze, że zwracasz uwagę na procedury, które umożliwiają szybkie udostępnianie dokumentów. Korzystanie z elektronicznych systemów też jest super rozwiązaniem, bo przyspiesza wszystko i zwiększa bezpieczeństwo danych. Pamiętaj, że przestrzeganie przepisów dotyczących przechowywania dokumentów to podstawa, żeby organizacja działała przejrzyście i odpowiedzialnie w stosunku do wszystkich zainteresowanych.
Pytanie 27

Jakie wartości wilgotności powinny być zachowane w pomieszczeniach archiwum dla dokumentacji aktowej?

A. 55 ÷ 60%
B. 30 ÷ 50%
C. 65 ÷ 70%
D. 20 ÷ 25%

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź 30 ÷ 50% jest prawidłowa, ponieważ odpowiednia wilgotność w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego ma kluczowe znaczenie dla zachowania dokumentacji aktowej w dobrym stanie. Zbyt niska wilgotność może prowadzić do pękania papieru i utraty elastyczności, co przyspiesza degradację dokumentów. Z kolei zbyt wysoka wilgotność sprzyja rozwojowi pleśni, grzybów oraz szkodników, które mogą zniszczyć przechowywane materiały. Standardy archiwizacyjne, takie jak normy ISO oraz wytyczne związane z zarządzaniem dokumentacją, zalecają utrzymanie wilgotności w przedziale 30-50%, co minimalizuje ryzyko uszkodzeń. Przykładem dobrych praktyk jest monitorowanie wilgotności za pomocą higrometrów oraz zastosowanie systemów klimatyzacyjnych i nawilżaczy powietrza, aby utrzymać optymalne warunki archiwizacji. Praktyczne podejście do zarządzania wilgotnością pozwala na długotrwałe przechowywanie dokumentów oraz zapewnienie ich dostępności w przyszłości.
Pytanie 28

Procedura archiwizacji dokumentacji elektronicznej wymaga

A. umieszczenia dokumentów na dyskach zewnętrznych nieopatrzonych etykietami
B. drukowania wszystkich dokumentów i przechowywania ich w teczkach
C. przypisywania każdemu dokumentowi fizycznego numeru
D. zapewnienia bezpieczeństwa danych i zachowania ich integralności

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Bezpieczeństwo danych oraz zachowanie ich integralności są kluczowe w procesie archiwizacji dokumentacji elektronicznej. Zapewnienie bezpieczeństwa oznacza ochronę danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem czy modyfikacją. W praktyce oznacza to stosowanie zaawansowanych mechanizmów szyfrowania, systemów kontroli dostępu oraz regularne tworzenie kopii zapasowych. Integralność dokumentów odnosi się do pewności, że dane nie zostały zmodyfikowane w sposób nieautoryzowany. W tym celu stosuje się mechanizmy takie jak cyfrowe podpisy, które pozwalają na weryfikację autentyczności oraz kompletności dokumentów. Branżowe standardy, takie jak ISO 27001, określają ramy zarządzania bezpieczeństwem informacji, które mogą być stosowane w procesie archiwizacji. Praktyczne zastosowanie tych zasad pozwala na zminimalizowanie ryzyka związanego z utratą danych oraz ich nieautoryzowaną modyfikacją, co jest szczególnie istotne w dobie rosnącej cyfryzacji i zwiększonej liczby zagrożeń cybernetycznych.
Pytanie 29

Przy selekcji dokumentacji kategoria B10 oznacza, że dokumenty powinny być przechowywane przez

A. 10 lat
B. 20 lat
C. do czasu zakończenia sprawy
D. 5 lat

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Kategoria przechowywania dokumentacji, oznaczona jako B10, jest jednym z kluczowych elementów zarządzania archiwum. W polskim systemie archiwizacji kategoria B10 oznacza, że dokumenty powinny być przechowywane przez okres 10 lat. To oznaczenie jest częścią systemu klasyfikacji, który pomaga w organizacji i określeniu czasu przechowywania dokumentacji w archiwach. W praktyce oznacza to, że po upływie 10 lat od daty wytworzenia lub zakończenia sprawy, dokumenty mogą być poddane brakowaniu, o ile nie ma innych przepisów wymagających ich dalszego przechowywania. Przykładowo, dokumenty finansowe często przypisuje się do kategorii B10, co wynika z przepisów prawa dotyczących przechowywania dokumentacji księgowej. Dobrze zorganizowane archiwum zapewnia łatwy dostęp do dokumentów przez wymagany okres, a po jego upływie bezpieczne ich usunięcie, co jest zgodne z obowiązującymi regulacjami. To podejście pozwala nie tylko na optymalizację przestrzeni, ale również na zgodność z przepisami prawa.
Pytanie 30

Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku, rejestracja temperatury oraz wilgotności w magazynach archiwalnych powinna odbywać się

A. codziennie
B. raz na tydzień
C. raz na miesiąc
D. dwa razy w miesiącu

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Temperatura i wilgotność w magazynach archiwalnych powinny być rejestrowane codziennie, ponieważ stabilne warunki środowiskowe są kluczowe dla zachowania integralności przechowywanych materiałów. Jak wskazuje rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku, regularne monitorowanie tych parametrów zapobiega ich wahaniom, co mogłoby prowadzić do degradacji dokumentów oraz innych materiałów archiwalnych. Na przykład, w przypadku papieru, nadmierna wilgotność może prowadzić do rozwoju pleśni, a zbyt niska może powodować kruchość. Dobre praktyki branżowe zalecają stosowanie systemów automatycznego monitorowania, które nie tylko rejestrują dane, ale również alarmują w przypadku przekroczenia ustalonych norm. Dodatkowo, codzienna rejestracja pozwala na szybką interwencję w przypadku wykrycia nieprawidłowości, co jest kluczowe dla zachowania długoterminowej wartości archiwaliów.
Pytanie 31

Termin "skontrum dokumentacji" został wprowadzony przez zapisy

A. regulaminu obiegu dokumentacji finansowo-księgowej
B. instrukcji archiwalnej
C. wytycznych dotyczących przeprowadzenia inwentaryzacji
D. instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w jednostce

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Skontrum dokumentacji jest procedurą, która zapewnia rzetelność i integralność zbiorów dokumentów przechowywanych w archiwum. Termin ten został wprowadzony zapisami instrukcji archiwalnej, która określa zasady dotyczące prowadzenia archiwum oraz procedury związane z inwentaryzacją dokumentów. Skontrum polega na sprawdzeniu fizycznego stanu dokumentów oraz ich zgodności z ewidencją, co jest kluczowe dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania systemu archiwizacji. Przykładem zastosowania tej procedury może być roczne przeglądanie zbiorów archiwalnych, które pozwala na zidentyfikowanie braków czy uszkodzeń dokumentów, co w konsekwencji wspiera utrzymanie porządku i bezpieczeństwa informacji. Instrukcje archiwalne są zgodne z międzynarodowymi standardami archiwizacji, takimi jak ISO 15489, które podkreślają znaczenie skutecznego zarządzania dokumentacją i zapewnienia jej dostępności dla przyszłych pokoleń.
Pytanie 32

Po wskazaniu sukcesora lub podmiotu, który będzie przechowywał niearchiwalną dokumentację bez terminów, jej porządkowaniem powinien zająć się

A. sukcesor
B. pracownik zakładowego archiwum
C. likwidator
D. przedstawiciel archiwum państwowego

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Likwidator jest osobą odpowiedzialną za przeprowadzenie procesu likwidacji jednostki organizacyjnej, w tym za uporządkowanie i zabezpieczenie jej dokumentacji. Ustalenie sukcesora lub podmiotu, który będzie przechowywał dokumentację niearchiwalną, to ważny krok, jednak to likwidator ma kluczową rolę w fizycznym uporządkowaniu dokumentów. Przykładem praktycznym jest sytuacja, w której przedsiębiorstwo zostaje zlikwidowane, a likwidator musi zająć się inwentaryzacją i segregacją dokumentacji. Zgodnie z przepisami prawa, likwidator ma obowiązek zapewnić, że dokumenty są odpowiednio zorganizowane, co może oznaczać ich podział na kategorie, takie jak umowy, faktury i inne ważne dokumenty. Takie działania są zgodne z dobrymi praktykami w zarządzaniu dokumentacją, które sugerują, że uporządkowanie dokumentów jest kluczowe dla późniejszego dostępu i ewentualnego przekazania ich do archiwum. Ponadto, likwidator powinien kierować się zasadami ochrony danych osobowych, ponieważ nieprzeterminowana dokumentacja często zawiera dane wrażliwe. Właściwe postępowanie z dokumentacją po likwidacji ma nie tylko znaczenie prawne, ale także etyczne, wpływając na reputację byłej jednostki.
Pytanie 33

Jak powinien być zorganizowany układ dokumentacji przekazywanej do archiwum zakładowego na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych?

A. alfabetyczny w ramach tytułów teczek
B. zgodny z układem strukturalno-rzeczowym
C. układ chronologiczny
D. zgodny z rzeczowym wykazem akt

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź zgodna z rzeczowym wykazem akt jest prawidłowa, ponieważ rzeczowy wykaz akt (RWA) stanowi kluczowy dokument w zarządzaniu dokumentacją w instytucjach. RWA określa, jakie dokumenty powinny być wytwarzane, jak długo powinny być przechowywane oraz jakie są zasady ich archiwizacji. Dokumentacja przekazywana do archiwum zakładowego powinna być zgodna z tym wykazem, aby zapewnić spójność i systematyczność w archiwizacji. Przykładem zastosowania RWA jest sytuacja, w której instytucja musi przechować dokumenty przez określony czas na mocy przepisów prawnych, np. w przypadku akt pracowniczych, które często muszą być przechowywane przez 50 lat. Używanie RWA pozwala na uniknięcie sytuacji, w której niezbędne dokumenty są niszczone przed upływem wymaganych terminów, co może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych. Ponadto, zgodność z RWA pomaga w szybszym i efektywniejszym odnajdywaniu dokumentów w archiwum, co jest kluczowe w obliczu rosnącej ilości wytwarzanej dokumentacji.
Pytanie 34

Który dokument normatywny służy do klasyfikacji i kwalifikacji archiwalnej dokumentów tworzonych w jednostce organizacyjnej?

A. Zasady archiwalne
B. Jednolity rzeczowy wykaz akt
C. Dziennik korespondencji
D. Regulamin wewnętrzny

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
JRWA, czyli Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt, to ważny dokument, który pomaga w zarządzaniu dokumentacją w różnych instytucjach. Jego głównym zadaniem jest porządkowanie dokumentów archiwalnych, żeby łatwiej było je znaleźć i przechować. Zwróć uwagę, że w dużych urzędach, jak na przykład w urzędach państwowych, JRWA umożliwia segregację dokumentów według ich wartości archiwalnej. To naprawdę przyspiesza szukanie potrzebnych akt. Warto też pamiętać, że JRWA nie jest czymś, co tworzymy raz na zawsze – powinno być na bieżąco aktualizowane, aby dostosować się do zmieniających się przepisów. Bez dobrej znajomości JRWA ciężko zapewnić, że przestrzegamy ustawy o zasobach archiwalnych i ochronie danych osobowych, co w dzisiejszych czasach, gdy cyfryzacja rośnie, ma ogromne znaczenie.
Pytanie 35

Dokumenty przekazane do archiwum zakładowego powinny być oznaczone

A. sygnaturą.
B. numerem z dziennika.
C. znakiem aktu.
D. symbolem z listy akt.

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Oznaczanie akt w archiwum zakładowym sygnaturą jest kluczowym elementem zarządzania dokumentacją. Sygnatura to unikalny identyfikator przypisany do danego zbioru akt, który pozwala na łatwe i szybkie ich zlokalizowanie w przyszłości. W praktyce oznacza to, że każda grupa akt, czy to dotycząca konkretnego projektu, sprawy czy jednostki organizacyjnej, powinna być opatrzona odpowiednią sygnaturą, która jednoznacznie określa jej zawartość i kontekst. Zastosowanie sygnatury jest zgodne z wytycznymi archiwizacji, które zalecają, aby każdy dokument był odpowiednio oznakowany w celu zapewnienia jego integralności i łatwego dostępu. Przykładowo, jeśli archiwizowane są dokumenty dotyczące postępowania administracyjnego, sygnatura może zawierać informacje takie jak rok, numer sprawy oraz kod jednostki organizacyjnej. Takie podejście nie tylko ułatwia zarządzanie dokumentami, ale również wspiera procedury audytowe i zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi archiwizacji.
Pytanie 36

Z jakiego archiwum należy skorzystać, aby znaleźć dokumenty władz, urzędów oraz instytucji publicznych stworzonych przed rokiem 1875?

A. Z zasobu Archiwum Polskiej Akademii Nauk
B. Z zasobu Archiwum Akt Nowych
C. Z zasobu Archiwum Państwowego w Warszawie
D. Z zasobu Archiwum Głównego Akt Dawnych

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
AGAD to naprawdę ważne miejsce dla tych, co interesują się historią Polski sprzed 1875 roku. Znaleźć tam można dokumenty stworzone przez różne władze i instytucje publiczne, które pomagają lepiej zrozumieć, co się działo w przeszłości. W AGAD są akta sądowe, dokumenty administracyjne i wiele innych, co sprawia, że to dla badaczy skarbnicą wiedzy. Na przykład, jeśli ktoś chce zbadać, jak wyglądały procedury prawne w różnych epokach, to AGAD to idealne miejsce, żeby sięgnąć po akta sądowe. Historycy polityczni także mogą tam znaleźć sporo ciekawych rzeczy o tym, jak działał rząd i administracja. W praktyce korzystanie z tego archiwum to standard w badaniach nad historią, a to, co można tam znaleźć, potwierdzają liczne publikacje naukowe czy prace magisterskie. Ważne jest też, żeby korzystać z tych zasobów w odpowiedni sposób, czyli robić dokładne kwerendy i dokumentować źródła, bo to naprawdę pomaga w badaniach.
Pytanie 37

W jaki sposób należy oznaczać teczki aktowe w archiwum?

A. Według koloru okładki
B. Zgodnie z datą wpływu dokumentu
C. Według alfabetycznej kolejności nazwisk
D. Za pomocą symboli klasyfikacyjnych zgodnych z przyjętym systemem klasyfikacji

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Oznaczanie teczek aktowych za pomocą symboli klasyfikacyjnych jest fundamentalnym elementem organizacji archiwum. Systemy klasyfikacyjne, takie jak np. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA), są stosowane w celu ujednolicenia i ułatwienia zarządzania dokumentacją. Dzięki takim symbolom można szybko zidentyfikować dokumenty według ich kategorii, tematyki czy źródła, co znacznie usprawnia proces wyszukiwania oraz archiwizacji. Standardy te są istotne nie tylko w kontekście efektywnego zarządzania zasobami, ale także ze względu na wymagania prawne dotyczące przechowywania dokumentacji. Moim zdaniem, korzystanie z takiego systemu jest nieodzowne w profesjonalnym prowadzeniu archiwum i pozwala na uniknięcie chaosu w dokumentacji. Ponadto, dobrze zorganizowane archiwum wspiera również proces audytów wewnętrznych i zewnętrznych, co z kolei przyczynia się do lepszego funkcjonowania całej organizacji.
Pytanie 38

Jaki typ dokumentacji jest dostępny tylko w pomieszczeniach archiwum zakładowego?

A. Zestawienia płac i karty wynagrodzeń
B. Akta klasy A
C. Akta dotyczące pracowników
D. Spisy zdawczo-odbiorcze akt

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Spisy zdawczo-odbiorcze akt to dokumentacja, która zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi oraz regulacjami dotyczącymi archiwizacji, jest przechowywana wyłącznie w archiwach zakładowych. Ten typ dokumentacji jest kluczowy w kontekście zarządzania dokumentami, ponieważ zawiera informacje o przekazywaniu akt między jednostkami organizacyjnymi w danym zakładzie. Dzięki spisom możliwe jest ścisłe monitorowanie, które dokumenty zostały przekazane, jakie są ich lokalizacje oraz kto jest odpowiedzialny za ich przechowywanie. W praktyce, spisy te stanowią fundamentalny element systemu zarządzania dokumentacją, który zapewnia zgodność z przepisami prawa oraz standardami archiwalnymi. Umożliwiają one również efektywne odzyskiwanie dokumentów i audyt w przypadku kontroli. Warto również zauważyć, że zgodnie z dobrymi praktykami branżowymi, spisy zdawczo-odbiorcze powinny być przygotowywane w sposób systematyczny i zawierać kluczowe informacje, takie jak daty, numery identyfikacyjne akt oraz osoby odpowiedzialne za ich przekazanie.
Pytanie 39

Który symbol sprawy został zapisany poprawnie?

A. DO-070/2015
B. DO.070.1.2015
C. DO.111-1
D. DO.111/070

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź DO.070.1.2015 jest prawidłowa, ponieważ prawidłowo identyfikuje strukturę oznaczenia sprawy, która składa się z prefiksu, numeru i roku. W tym przypadku 'DO' oznacza odpowiednią klasę sprawy, '070' jest numerem sprawy, '1' to specyfikacja lub podnumer, a '2015' wskazuje na rok, w którym sprawa została zarejestrowana. Taka struktura jest zgodna z obowiązującymi standardami w dokumentacji prawnej, która wymaga szczegółowego i jednoznacznego oznaczania spraw. Prawidłowe oznaczanie spraw wpływa na efektywność zarządzania dokumentacją prawną oraz ułatwia organizację pracy w instytucjach zajmujących się obiegiem spraw. Na przykład, w sądach i instytucjach administracyjnych, stosowanie jednolitych zasad w zakresie oznaczania spraw zapewnia lepszą orientację w dokumentacji oraz ułatwia wyszukiwanie i archiwizację dokumentów. Warto również zauważyć, że zgodność z takimi standardami może wpłynąć na przejrzystość i rzetelność procesów prawnych.
Pytanie 40

Jednorazową zgodę na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej może udzielić

A. kierownik archiwum zakładowego
B. szef jednostki organizacyjnej
C. odpowiednie archiwum państwowe
D. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Jak dobrze wiesz, archiwum państwowe to instytucja, która zajmuje się dokumentami, które jeszcze nie są archiwalne. Oznacza to, że mogą wydawać zgody na brakowanie tych dokumentów. Cała ta zabawa z dokumentami jest regulowana przez Ustawę o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Przykładowo, jeśli jakaś jednostka chce zniszczyć dokumenty, które nie mają żadnej wartości archiwalnej, to musi najpierw otrzymać zgodę archiwum państwowego. W praktyce każda organizacja powinna znać procedury brakowania, żeby wszystko było zgodne z prawem i nie narazić się na nieprzyjemności. Poza tym, archiwa państwowe prowadzą ewidencję tych dokumentów. To ważne, bo pozwala kontrolować, co się dzieje z dokumentacją, a także wspiera dobre praktyki zarządzania w instytucjach publicznych.
Rozpocznij nowy egzamin
Powrót do strony głównej