Dokumentacja chorych, którzy zmarli, jest przechowywana – licząc od końca roku, w którym nastąpił zgon – przez czas
Dokumentacja pacjentów, którzy już nie żyją, powinna być trzymana przez 20 lat. Takie coś jest zgodne z przepisami prawnymi, m.in. z ustawą o ochronie zdrowia i tymi, co mówią o archiwizacji dokumentacji medycznej. Czas ten liczymy od końca roku, w którym pacjent zmarł. To ważne, bo daje dostęp do informacji w przypadku różnych zapytań, na przykład w sprawach sądowych albo ubezpieczeniowych. Długie przechowywanie dokumentacji to też sposób na lepsze usługi medyczne, bo można potem analizować dane. Przykładowo, jeśli pacjent zmarł w 2020 roku, to jego dokumenty powinny być przechowywane do końca 2040. WHO też o tym mówi, podkreślając, że taka praktyka jest istotna dla badań i statystyk.
Mylenie długości przechowywania dokumentacji pacjentów, myśląc, że wystarczy 10, 15 czy nawet 5 lat, to spory błąd. Mogą być z tego poważne problemy, zarówno prawne, jak i zdrowotne. Wiele osób sądzi, że krótszy czas wystarczy, ale nie biorą pod uwagę długoterminowej opieki zdrowotnej i prawa do informacji. Kiedy dokumentacja jest przechowywana za krótko, może to utrudnić badania, analizy epidemiologiczne i ciągłość opieki. W przypadku jakichś konfliktów prawnych związanych z błędami medycznymi, brak dokumentacji może być dużym problemem, bo nie da się obronić przed roszczeniami. Przepisy, które dotyczą danych osobowych i dokumentacji medycznej, mają na celu nie tylko ochronę prywatności pacjentów, ale też to, żeby w razie zgonu, dane mogły być używane do analiz i edukacji. Dlatego ważne, aby osoby, które zajmują się dokumentacją medyczną, znali te przepisy i najlepsze praktyki w archiwizacji, unikając pułapek myślowych, które mogą prowadzić do złych decyzji.