Prawidłowo – urzędowym dokumentem budowy jest dziennik budowy. To właśnie ten dokument ma umocowanie w prawie budowlanym i rozporządzeniach wykonawczych, a jego prowadzenie jest obowiązkowe na większości robót budowlanych, także hydrotechnicznych. Dziennik budowy zakłada i wydaje organ administracji (np. starosta), ma nadany numer, pieczęcie, a każda strona jest ponumerowana. Nie można go sobie samemu „założyć w zeszycie”. W dzienniku budowy wpisuje się wszystkie najważniejsze zdarzenia na budowie: rozpoczęcie robót, zmiany w projekcie, przerwy w robotach, warunki pogodowe mające wpływ na jakość prac, odbiory częściowe, wyniki ważnych badań i pomiarów, uwagi nadzoru inwestorskiego i autorskiego, polecenia kierownika budowy. W praktyce, przy robotach regulacyjnych na rzece albo przy budowie małej przepławki czy jazu, każdy istotny etap – np. wykonanie fundamentów, betonowanie korpusu, ułożenie narzutów kamiennych – powinien mieć odnotowany przebieg w dzienniku. Moim zdaniem dziennik budowy to trochę „pamiętnik” budowy, ale w wersji oficjalnej: na jego podstawie można potem dochodzić, kto i kiedy podjął daną decyzję, co było przyczyną opóźnień, czy roboty prowadzono zgodnie z projektem i sztuką budowlaną. W razie awarii obiektu hydrotechnicznego albo sporu z inwestorem, właśnie dziennik jest jednym z pierwszych dokumentów, które analizuje nadzór budowlany, biegły sądowy czy inspektor. Dlatego dobrą praktyką jest prowadzić go na bieżąco, czytelnie, bez skrótów typu „wszystko ok”, tylko z konkretnym opisem robót, użytych materiałów, warunków terenowych. W branży przyjmuje się, że rzetelnie prowadzony dziennik budowy to podstawa bezpieczeństwa prawnego kierownika budowy i całej ekipy.
W wielu firmach budowlanych miesza się pojęcia różnych dokumentów i przez to łatwo przypisać status „urzędowego dokumentu” czemuś, co nim wcale nie jest. Raport końcowy, książka budowy czy dziennik prac brzmią poważnie i faktycznie mogą występować w dokumentacji technicznej, ale z punktu widzenia prawa budowlanego nie zastępują dziennika budowy. Raport końcowy zwykle przygotowuje się na zakończenie inwestycji jako podsumowanie: zakres wykonanych robót, użyte materiały, wyniki badań, wnioski eksploatacyjne. To ważny dokument dla inwestora czy użytkownika obiektu hydrotechnicznego, bo pozwala ocenić, jak przebiegała budowa wału, śluzy czy przepustu, ale nie jest dokumentem prowadzonym na bieżąco i nie ma urzędowego wzoru ani sposobu wydania przez organ administracji. Książka budowy bywa mylona z dziennikiem, bo nazwa jest podobna. W praktyce firmy wykorzystują różne „książki” do ewidencji sprzętu, materiałów, obecności pracowników, a nawet przeglądów maszyn. Jednak to są narzędzia organizacyjne przedsiębiorstwa, wewnętrzne rejestry, które nie są wymagane wprost przez prawo budowlane jako oficjalny dokument przebiegu robót. Organ nadzoru budowlanego nie będzie się domagał „książki budowy”, tylko właśnie dziennika budowy. Z kolei dziennik prac to typowo wewnętrzny dokument wykonawcy, często w formie tabelki, gdzie brygadzista zapisuje, ile osób pracowało danego dnia, jaki sprzęt był użyty, ile metrów bieżących umocnień wykonano, ile ton kamienia wbudowano itd. Bardzo przydatne do rozliczeń i planowania, ale nadal nie jest to dokument urzędowy. Można powiedzieć, że dziennik prac wspiera organizację robót, a dziennik budowy dokumentuje formalnie przebieg budowy dla organów kontrolnych. Typowy błąd myślowy polega na tym, że skoro jakiś dokument jest szczegółowy i często używany na budowie, to wydaje się „urzędowy”. Tymczasem o statusie urzędowym decyduje podstawa prawna, sposób wydania (np. przez starostwo) i wymagania co do formy. W kontekście organizacji i dokumentacji robót hydrotechnicznych warto jasno rozróżniać: dziennik budowy – dokument urzędowy, wymagany przepisami; pozostałe – dokumenty techniczne i organizacyjne, które mogą być bardzo przydatne, ale nie mają tej samej rangi prawnej.