Osoba niesłysząca podczas załatwiania spraw w urzędzie faktycznie może napotkać poważne trudności komunikacyjne. To nie zawsze jest oczywiste, ale nawet jeśli taka osoba świetnie radzi sobie w codziennych czynnościach czy poruszaniu się, to bariera językowa – szczególnie w kontaktach z urzędnikami – jest ogromna. Przepisy i praktyka mówią jasno: wsparcie asystenta lub opiekunki polega tu nie tylko na tłumaczeniu, ale też na dbaniu o to, żeby wrażliwe informacje zostały przekazane w zrozumiały, bezpieczny sposób. Z mojego doświadczenia wynika, że osoby niesłyszące często czują się zagubione, bo nie każdy urząd oferuje np. tłumacza języka migowego na miejscu. Pomoc kogoś z zewnątrz, kto zna zasady komunikacji z osobą głuchą i potrafi pomóc np. w czytaniu pism urzędowych czy wypełnianiu dokumentów, jest bezcenna. To ważne ze względu na równouprawnienie i inkluzję. Warto dodać, że zgodnie z ustawą o dostępności, różne instytucje muszą szukać rozwiązań ułatwiających obsługę tej grupy osób, ale praktyka pokazuje, że na razie udział opiekunki czy asystenta to najskuteczniejsza i najpowszechniejsza metoda wsparcia. W praktyce często spotyka się sytuacje, gdzie osoba niesłysząca jest zdana na pomoc bliskich albo właśnie opiekunki, bo urzędy jeszcze nie dostosowały w pełni obsługi do potrzeb takich osób.
Wiele osób przyjmuje założenie, że wsparcia opiekunki w urzędzie najbardziej wymaga ktoś z poważnym schorzeniem, na przykład z niewydolnością serca, cukrzycą lub monoplegią. Jednak patrząc z praktycznego punktu widzenia, bariery fizyczne czy zdrowotne nie zawsze oznaczają trudności w kontaktach urzędowych. Osoba z niewydolnością serca czy cukrzycą, o ile nie dochodzi do powikłań w trakcie załatwiania sprawy, potrafi samodzielnie komunikować się z urzędnikiem i rozumie przekaz, zwłaszcza że urzędy są coraz lepiej przystosowane do potrzeb osób z ograniczeniami ruchowymi (np. windy, miejsca siedzące czy krótsze kolejki). Podobnie z monoplegią – nawet jeśli ktoś ma niesprawną jedną kończynę, to nie wpływa to bezpośrednio na zdolność rozumienia czy mówienia, a więc przeszkody w komunikacji są znikome. Kluczowy błąd w myśleniu to utożsamianie niepełnosprawności fizycznej lub przewlekłej choroby z niezdolnością do samodzielnego funkcjonowania w urzędzie, co niestety jest dość częste. W rzeczywistości, największą barierą w urzędach są trudności komunikacyjne, czyli dokładnie to, z czym mierzy się osoba niesłysząca. Jest wiele przykładów z życia zawodowego, gdzie osoby z ograniczeniami ruchowymi czy przewlekłymi chorobami radzą sobie znakomicie podczas spotkań urzędowych, jeśli są odpowiednio przygotowane. Za to właśnie osoby niesłyszące napotykają bariery systemowe, bo brak tłumacza języka migowego albo zwykłej empatii ze strony urzędnika może całkowicie uniemożliwić załatwienie sprawy. Warto zwrócić uwagę, że według standardów dostępności, największy nacisk kładzie się na niwelowanie barier komunikacyjnych, a nie tylko fizycznych czy zdrowotnych.