Kwalifikacja: EKA.01 - Obsługa klienta w jednostkach administracji
Zawód: Technik administracji
Burmistrz poprosił swoją sekretarkę o telefon do Biblioteki Miejskiej w celu zapowiedzenia swojej wizyty. Określ kierunek przepływu informacji wewnętrznej w tej sytuacji.
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
W opisanej sytuacji mamy do czynienia z przepływem informacji w kierunku pionowym w dół, co oznacza, że decyzja burmistrza, który jest osobą na wyższym szczeblu w hierarchii organizacyjnej, jest przekazywana do sekretarki, która pełni rolę osoby na niższym szczeblu. W tym przypadku sekretarka wykonuje zadanie, które zostało jej zlecone przez burmistrza, co jest typowym przykładem komunikacji pionowej w dół. W praktyce tego typu przepływ informacji jest kluczowy dla prawidłowego funkcjonowania organizacji, ponieważ umożliwia skuteczne delegowanie zadań i podejmowanie decyzji, które są związane z codziennymi operacjami. Dobrze zorganizowany przepływ informacji zapewnia również, że wszyscy członkowie zespołu są świadomi swoich obowiązków i mogą efektywnie współpracować. W kontekście standardów zarządzania jakością, np. ISO 9001, skuteczna komunikacja pionowa jest niezbędnym elementem do osiągnięcia wysokiej efektywności procesów organizacyjnych.
Analizując inne dostępne odpowiedzi, warto zauważyć, że odpowiedzi takie jak poziomy, pionowy w górę czy równoległy nie oddają dokładnie charakteru sytuacji. Przepływ poziomy odnosi się do komunikacji między osobami na tym samym szczeblu w hierarchii organizacyjnej, co w tym przypadku nie ma miejsca, ponieważ burmistrz i sekretarka nie są na równorzędnych pozycjach. Komunikacja pionowa w górę sugerowałaby, że informacja jest przekazywana od osoby na niższym szczeblu do osoby na wyższym szczeblu, co również jest nieadekwatne, ponieważ sekretarka nie informuje burmistrza, lecz wykonuje jego polecenie. Równoległy przepływ informacji odnosi się do zadań, które są realizowane jednocześnie przez różne jednostki w obrębie tej samej hierarchii, co nie dotyczy sytuacji zlecenia burmistrza. Błędem myślowym przy wyborze tych odpowiedzi jest brak zrozumienia hierarchii i kontekstu, w jakim dochodzi do komunikacji. Kluczowe jest dostrzeganie, że komunikacja w organizacji nie tylko dotyczy samej wymiany informacji, ale również jej kierunku, co ma istotne znaczenie dla efektywności działań. Właściwe zrozumienie tej dynamiki jest niezbędne do przyczynienia się do sukcesu organizacji oraz realizacji celów strategicznych.