Na podstawie przytoczonego przepisu wskaż, która z wymienionych informacji powinna być wpisywana do spisu spraw prowadzonego w urzędzie dla każdej sprawy rejestrowanej.
| Wyciąg z Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych | |
| (…) | |
| § 53. 1. Spis spraw prowadzony w systemie tradycyjnym zawiera następujące dane: 1) odnoszące się do całego spisu: a) oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy znajdujące się w spisie, b) oznaczenie komórki organizacyjnej, c) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, d) hasło klasyfikacyjne z wykazu akt; 2) odnoszące się do każdej sprawy w spisie: a) liczbę porządkową, b) tytuł stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy, c) nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna, d) znak pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna, e) datę pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna, f) datę wszczęcia sprawy, g) datę ostatecznego załatwienia sprawy, h) uwagi zawierające oznaczenie prowadzącego sprawę oraz ewentualnie informacje dotyczące sposobu załatwienia sprawy. | |
| (…) |
W spisie spraw dla każdej rejestrowanej sprawy wpisuje się między innymi tytuł stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy, dlatego ta odpowiedź jest właściwa. W przytoczonym § 53 ust. 1 wyraźnie rozdzielono dane dotyczące całego spisu od danych dotyczących każdej konkretnej sprawy. Tytuł sprawy należy właśnie do tej drugiej grupy, bo opisuje indywidualną sprawę, a nie cały zbiór spraw z danego roku czy danej komórki organizacyjnej. W praktyce taki tytuł powinien być krótki, ale na tyle precyzyjny, żeby urzędnik mógł szybko ustalić, czego dotyczy dokumentacja, np. Wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach albo Skarga na sposób załatwienia sprawy. Moim zdaniem to jedna z ważniejszych rubryk w spisie, bo źle opisany tytuł później utrudnia wyszukiwanie akt, przekazywanie sprawy innemu pracownikowi i archiwizację. Dobra praktyka kancelaryjna mówi, żeby tytuł był rzeczowy, bez zbędnych skrótów i bez potocznych określeń typu pismo pana Kowalskiego. Ma on odzwierciedlać treść sprawy, a nie tylko nazwisko nadawcy czy numer pisma.
W tym pytaniu łatwo pomylić dane odnoszące się do całego spisu spraw z danymi wpisywanymi przy każdej pojedynczej sprawie. Symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, oznaczenie komórki organizacyjnej oraz oznaczenie roku są oczywiście ważnymi elementami dokumentacji kancelaryjnej, ale w przytoczonym przepisie zostały przypisane do całego spisu, a nie do każdej sprawy osobno. To znaczy, że określają one ramy organizacyjne i rzeczowe spisu: z jakiego roku pochodzi dokumentacja, jaka komórka ją prowadzi oraz do jakiej klasy z jednolitego rzeczowego wykazu akt należy dana grupa spraw. Nie opisują jednak konkretnej sprawy wpisanej w kolejnym wierszu spisu. Typowy błąd myślowy polega tu na tym, że skoro dana informacja występuje w spisie spraw, to uznaje się ją automatycznie za informację dotyczącą każdej sprawy. A instrukcja kancelaryjna działa bardziej precyzyjnie: część danych jest nagłówkiem lub identyfikatorem całego spisu, a część danych tworzy opis jednostkowej sprawy. Dla konkretnej sprawy wpisuje się na przykład liczbę porządkową, tytuł sprawy, dane podmiotu, znak i datę pisma wszczynającego, datę wszczęcia, datę zakończenia oraz uwagi. Z mojego doświadczenia najlepiej zapamiętać to tak: informacje typu rok, komórka i symbol klasyfikacyjny porządkują segregator albo rejestr jako całość, natomiast tytuł sprawy pomaga znaleźć i zrozumieć pojedynczą sprawę w tym spisie. To ma duże znaczenie przy obiegu dokumentów, kontroli terminów i późniejszym przekazaniu akt do archiwum zakładowego.