Kwalifikacja: EKA.01 - Obsługa klienta w jednostkach administracji
Zawód: Technik administracji
Kto może przeprowadzić inwentaryzację zapasów w magazynie?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Inwentaryzacja zapasów w magazynie jest kluczowym elementem zarządzania gospodarką magazynową. Jej przeprowadzenie przez komisję złożoną z osób, które nie są odpowiedzialne za stan składników majątkowych, jest zgodne z zaleceniami dotyczącymi obiektywności i bezstronności w ocenianiu stanu zapasów. Taki model pozwala na zminimalizowanie konfliktu interesów, ponieważ członkowie komisji mogą dokonać rzetelnej oceny stanu magazynowego bez obaw o osobiste konsekwencje. Przykładem praktycznego zastosowania tego podejścia może być sytuacja, w której zespół przeprowadza inwentaryzację raz na kwartał, a w jego skład wchodzą pracownicy działu sprzedaży, administracji oraz zewnętrzni audytorzy. Taki proces wspiera transparentność i zgodność z normami branżowymi, a także umożliwia identyfikację ewentualnych różnic między stanem rzeczywistym a ewidencją księgową, co jest kluczowe dla efektywnego zarządzania zapasami. Warto również wspomnieć, że zgodnie z wytycznymi ISO 9001, regularne przeprowadzanie inwentaryzacji wpływa na doskonalenie procesów oraz wiarygodność informacji finansowych.
Wybór kierownika magazynu jako osoby odpowiedzialnej za przeprowadzenie inwentaryzacji stanu zapasów jest niewłaściwy, ponieważ jego bezpośrednia odpowiedzialność za prawidłowe przesunięcia międzymagazynowe może wprowadzać konflikt interesów. Zgodnie z dobrymi praktykami zarządzania magazynem, osoby odpowiedzialne za operacyjne procesy magazynowe nie powinny brać udziału w inwentaryzacji, aby zapewnić obiektywizm wyników. Również wskazanie magazyniera, który odpowiada materialnie za stan magazynowy, jako osoby przeprowadzającej inwentaryzację nie jest właściwe. Magazynierzy są bezpośrednio zaangażowani w zarządzanie i kontrolę zapasów, co może wpłynąć na ich zdolność do przeprowadzenia obiektywnej oceny. W przypadku głównego księgowego, chociaż jego rola jest kluczowa dla ewidencji aktywów i pasywów, to jednak jego zaangażowanie w inwentaryzację może prowadzić do sytuacji, w których wyniki mogą być subiektywne, co narusza zasady wiarygodności raportów finansowych. Dlatego kluczowe jest przestrzeganie praktyki rozdziału obowiązków oraz zapewnienie, że osoby przeprowadzające inwentaryzację nie są bezpośrednio odpowiedzialne za zarządzanie zapasami, co stanowi fundament efektywnego systemu kontroli wewnętrznej.