Oznaczenie akt symbolem B5 nakłada obowiązek
A. przekazania w ciągu 5 lat do archiwum państwowego.
B. zniszczenia w ciągu 5 lat od daty sporządzenia.
C. poddania ekspertyzie po upływie 5 lat w celu określenia dalszej przydatności.
D. przechowywania przez 5 lat.
Oznaczenie akt symbolem B5 oznacza obowiązek przechowywania dokumentacji niearchiwalnej przez 5 lat. Litera B informuje, że akta mają czasową wartość praktyczną, dowodową albo administracyjną, ale nie są materiałami archiwalnymi przeznaczonymi do wieczystego przechowywania. Cyfra 5 wskazuje minimalny okres przechowywania. W praktyce termin ten liczy się zwykle od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym sprawa została ostatecznie zakończona, zgodnie z instrukcją kancelaryjną, jednolitym rzeczowym wykazem akt i zasadami działania archiwum zakładowego. Moim zdaniem to jest jedna z tych rzeczy, które warto zapamiętać bardzo konkretnie: B plus liczba to czas przechowywania, a nie automatyczny nakaz zniszczenia. Przykładowo, jeżeli sprawa została zakończona w 2024 r., dokumentację B5 można przechowywać do końca wymaganego okresu, a dopiero potem rozważa się brakowanie, czyli uporządkowaną procedurę zniszczenia akt po uzyskaniu wymaganej zgody, jeśli przepisy jej wymagają. Dobra praktyka w biurze polega na tym, żeby nie usuwać dokumentów samowolnie, tylko prowadzić spisy zdawczo-odbiorcze, pilnować kategorii archiwalnej i dat skrajnych akt. Dzięki temu jednostka ma porządek w dokumentacji i nie traci dowodów potrzebnych np. przy kontroli, reklamacji albo odwołaniu strony.
W tym pytaniu łatwo pomylić kilka podobnych oznaczeń archiwalnych, ale ich skutki są zupełnie różne. Symbol B5 nie oznacza, że akta trzeba zniszczyć w ciągu 5 lat od daty sporządzenia dokumentu. To dość częsty błąd, bo ktoś widzi liczbę 5 i kojarzy ją z terminem granicznym na usunięcie papierów. W rzeczywistości dokumentacja ma być przechowywana przez wymagany okres, a nie niszczona przed jego upływem. Co ważne, termin przechowywania najczęściej wiąże się z zakończeniem sprawy, a nie z samym dniem napisania pisma. Jedno pismo może przecież być częścią sprawy prowadzonej przez kilka miesięcy albo dłużej. Mylenie B5 z obowiązkową ekspertyzą też jest nieprawidłowe. Ekspertyza po upływie danego okresu dotyczy oznaczeń typu BE, na przykład BE5, gdzie po czasie przechowywania trzeba ocenić dalszą wartość dokumentacji. Samo B5 takiej dodatkowej oceny z zasady nie narzuca, choć oczywiście jednostka musi stosować swoje przepisy kancelaryjne i archiwalne. Nie należy też zakładać, że dokumenty B5 przekazuje się do archiwum państwowego. Do archiwów państwowych trafiają przede wszystkim materiały archiwalne kategorii A, czyli dokumentacja o trwałej wartości historycznej, prawnej lub organizacyjnej. Akta B5 są dokumentacją niearchiwalną, przechowywaną czasowo zwykle w komórce organizacyjnej, potem w archiwum zakładowym lub składnicy akt, a po upływie okresu przechowywania mogą zostać wybrakowane według procedury. Z mojego doświadczenia najwięcej pomyłek bierze się z traktowania symboli archiwalnych jak prostych poleceń: zniszcz, oddaj, oceń. A tu chodzi o klasyfikację dokumentacji i kontrolowany cykl życia akt, czyli rejestrację, prowadzenie sprawy, przechowywanie, ewentualne brakowanie albo przekazanie właściwym instytucjom.