Kwalifikacja: EKA.01 - Obsługa klienta w jednostkach administracji
Zawód: Technik administracji
Kierownik placówki ustala wszystkie kwestie dotyczące obiegu dokumentów w
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź 'instrukcja kancelaryjna' jest prawidłowa, ponieważ dokument ten stanowi kluczowy element organizacji obiegu pism w jednostkach administracyjnych i instytucjach. Instrukcja kancelaryjna reguluje zasady przyjmowania, rejestrowania, obiegu, archiwizowania oraz niszczenia dokumentów. W praktyce, dobrze opracowana instrukcja kancelaryjna pozwala na usprawnienie procesów zarządzania dokumentacją, minimalizując ryzyko błędów oraz niezgodności w obiegu pism. Przykładem zastosowania instrukcji kancelaryjnej może być procedura depersonalizacji danych wrażliwych przed ich archiwizowaniem, co jest zgodne z RODO. Ponadto, szkolenie pracowników w zakresie przepisów zawartych w instrukcji kancelaryjnej jest niezbędne, aby zapewnić spójność i zgodność działań w jednostce. Właściwie wdrożona instrukcja kancelaryjna staje się fundamentem efektywnego systemu zarządzania dokumentacją, co jest zgodne z dobrymi praktykami branżowymi.
Wybór odpowiedzi 'rzeczowy wykaz akt' lub 'jednolity wykaz akt' wskazuje na mylne zrozumienie funkcji i charakterystyki tych dokumentów. Rzeczowy wykaz akt to narzędzie, które klasyfikuje dokumenty według określonych kategorii tematycznych, umożliwiając łatwe odnalezienie i zarządzanie nimi. Jednak sam wykaz nie określa procedur obiegu pism ani nie zawiera szczegółowych wytycznych dotyczących ich przetwarzania. Analogicznie, jednolity wykaz akt jest zbiorem akt, które powinny być tworzone i przechowywane w jednostce, jednak nie dostarcza informacji na temat obiegu pism i związanych z tym procedur. Obydwa dokumenty mają swoje zastosowania w kontekście archiwizacji i klasyfikacji, ale nie regulują bezpośrednio obiegu dokumentów. Dodatkowo, wybór odpowiedzi 'system kancelaryjny' sugeruje zamieszanie pomiędzy ogólnym pojęciem systemu zarządzania dokumentacją a szczegółowymi zasadami, które muszą być zapisane w instrukcji kancelaryjnej. System kancelaryjny może obejmować różne aspekty administracji dokumentami, ale również nie definiuje konkretnych procesów obiegu pism. Zrozumienie różnicy pomiędzy tymi pojęciami jest kluczowe dla prawidłowego zarządzania dokumentacją w każdej jednostce.