Dyrektor szkoły ogłosił publicznie, że dokona wyboru jednego przedsiębiorcy spośród tych, którzy pisemnie złożą ofertę wyremontowania pracowni komputerowej. Następnie spośród złożonych ofert wybrał najkorzystniejszą i zawiadomił o tym na piśmie wszystkich, którzy złożyli oferty. Umowa ta została zawarta w drodze
W tej sytuacji chodzi o przetarg, czyli tryb zawarcia umowy, w którym organizator publicznie ogłasza, że wybierze najkorzystniejszą ofertę spośród ofert złożonych przez zainteresowanych wykonawców. Kluczowe są tu trzy elementy: publiczne ogłoszenie przez dyrektora szkoły, pisemne składanie ofert przez przedsiębiorców oraz późniejszy wybór najlepszej oferty i zawiadomienie wszystkich uczestników. To bardzo typowy schemat przetargu, znany zarówno z prawa cywilnego, jak i z praktyki zamówień w jednostkach publicznych. Moim zdaniem łatwo to zapamiętać tak: przy przetargu najpierw zbiera się oferty, porównuje je według ustalonych kryteriów, a dopiero potem wybiera wykonawcę. W praktyce szkoła może brać pod uwagę cenę, termin wykonania, gwarancję, doświadczenie firmy czy zakres prac remontowych. Dobra praktyka branżowa wymaga, żeby warunki były jasne, takie same dla wszystkich i udokumentowane na piśmie, bo później chroni to jednostkę przed zarzutami o nierówne traktowanie wykonawców.
Nie chodzi tutaj o zwykłe przyjęcie oferty, bo w takim przypadku najczęściej jedna strona składa konkretną ofertę zawarcia umowy, a druga po prostu ją akceptuje. Tutaj było inaczej: dyrektor najpierw ogłosił, że czeka na oferty od wielu przedsiębiorców, a potem wybrał najkorzystniejszą. To oznacza procedurę konkurencyjną, a nie prostą relację jeden oferent i jeden adresat oferty. Częsty błąd polega na tym, że samo słowo oferta kojarzy się od razu z przyjęciem oferty, ale w prawie cywilnym znaczenie ma cały mechanizm działania, nie tylko pojedynczy wyraz z treści zadania. Aukcja też nie pasuje, ponieważ aukcja polega zwykle na przebijaniu propozycji, często ustnie albo elektronicznie, aż do wyłonienia najkorzystniejszego postąpienia. W opisanej sytuacji przedsiębiorcy składali pisemne oferty, a organizator je ocenił, więc nie było typowego licytowania. Negocjacje również nie są właściwe, bo przy negocjacjach strony wspólnie uzgadniają warunki umowy, prowadzą rozmowy, zmieniają propozycje i dopracowują treść kontraktu. Tutaj dyrektor nie prowadził rozmów z każdym przedsiębiorcą, tylko zaprosił do składania ofert i wybrał jedną z nich. Z mojego doświadczenia takie zadania najlepiej rozwiązuje się przez szukanie słów-kluczy: ogłoszenie, pisemne oferty, wybór najkorzystniejszej oferty i zawiadomienie uczestników. Ten zestaw prowadzi właśnie do przetargu.