Kwalifikacja: EKA.01 - Obsługa klienta w jednostkach administracji
Zawód: Technik administracji
W przypadku braku adresu osoby wnoszącej w złożonym podaniu do organu administracji, co powinien uczynić ten organ?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź wskazująca na pozostawienie podania bez rozpoznania tylko w sytuacji, gdy nie ma możliwości ustalenia adresu wnoszącego, jest zgodna z zasadami prawa administracyjnego. W przypadku, gdy organ administracji nie dysponuje danymi umożliwiającymi identyfikację wnioskodawcy, ma obowiązek ocenić, czy możliwe jest ustalenie adresu na podstawie dostępnych informacji. Przykładem takiej sytuacji może być, gdy wnioskodawca podaje inne dane identyfikacyjne, jak PESEL czy NIP, które mogą pozwolić na odnalezienie jego adresu. W przypadku braku jakichkolwiek informacji, organ powinien podjąć działania w celu ustalenia tego adresu, zanim zdecyduje się na pozostawienie podania bez rozpoznania. Dobrą praktyką jest upewnienie się, że każda sprawa jest rozpatrywana z należytą starannością, a w szczególności w przypadku, gdy istnieje chociażby minimalna możliwość ustalenia brakujących informacji. Działa to zgodnie z zasadą maksymalizacji efektywności postępowania administracyjnego oraz ochrony praw wnioskodawców.
Pozostawienie podania bez rozpoznania bez względu na możliwość ustalenia adresu wnoszącego jest podejściem, które narusza zasady efektywności postępowania administracyjnego. Takie postępowanie może świadczyć o bierności organu, który powinien podejmować działania w celu zapewnienia właściwego rozpatrzenia sprawy. W praktyce, jeżeli istnieje jakakolwiek możliwość ustalenia adresu, organ ma obowiązek podjąć kroki w tym kierunku. W przypadku zawieszenia postępowania do czasu uzyskania informacji, organ mógłby narazić wnioskodawcę na niepotrzebne opóźnienia, co jest sprzeczne z zasadą szybkości postępowania administracyjnego. Umorzenie postępowania również nie jest właściwym rozwiązaniem, ponieważ nie rozwiązuje problemu braku adresu, a jedynie kończy sprawę bez jej merytorycznego rozpatrzenia. Zasadniczo, każde postępowanie administracyjne powinno dążyć do wyjaśnienia wszystkich okoliczności sprawy oraz do wykorzystania dostępnych narzędzi prawnych i administracyjnych w celu ustalenia brakujących informacji. Warto również pamiętać, że w przypadku błędnego podejścia do takich sytuacji, organ może narazić się na zarzuty o naruszenie praw obywateli oraz o brak należytej staranności w wykonywaniu swoich zadań.