Uprawnienie organu administracyjnego do rozpatrywania konkretnych spraw, które wynika z przepisów dotyczących jego kompetencji, nazywamy właściwością
Właściwość rzeczowa organu administracji odnosi się do jego kompetencji do rozpatrywania i załatwiania spraw w określonym zakresie tematycznym, co wynika z przepisów prawa. Oznacza to, że dany organ ma prawo do podejmowania decyzji w sprawach, które są zgodne z jego zakresem działania, co jest kluczowe dla efektywności administracji publicznej. Przykładem może być urząd skarbowy, który ma rzeczową właściwość do załatwiania spraw podatkowych. Oznacza to, że tylko on ma uprawnienia do wydawania decyzji w sprawach związanych z opodatkowaniem, a inne organy, np. urzędy gmin, nie mogą podejmować decyzji w tych kwestiach. Znajomość zakresu rzeczowej właściwości jest niezbędna dla obywateli, by wiedzieli, do którego organu się zwrócić w konkretnej sprawie administracyjnej. W praktyce, właściwość rzeczowa jest regulowana przez przepisy prawa, takie jak Kodeks postępowania administracyjnego, które precyzują, jakie sprawy do jakiego organu należy kierować.
Właściwość miejscowa odnosi się do geograficznego zasięgu działania organu administracji, co oznacza, że organ ma kompetencje do działania tylko w określonym obszarze, np. w granicach gminy lub powiatu. Użytkownicy często mylą tę kategorię z właściwością rzeczową, co prowadzi do błędnych wniosków dotyczących kompetencji organów. Właściwość instancyjna z kolei dotyczy hierarchii organów administracyjnych i tego, jakie organy są odpowiedzialne za rozpatrywanie zażaleń lub apelacji w sprawach administracyjnych. Często zdarza się, że osoby mylnie interpretują instancyjność jako podstawę do ustalenia, który organ powinien zajmować się daną sprawą. Właściwość funkcjonalna jest pojęciem mniej powszechnym i często mylona z rzeczową, ponieważ odnosi się do specyficznych zadań, które organ administracji ma do realizacji zgodnie z przepisami prawa. Typowe błędy myślowe w tym zakresie to nieodróżnianie tych pojęć oraz generalizowanie kompetencji organów administracyjnych. Dlatego ważne jest, aby dobrze zrozumieć, na czym polegają różnice między tymi właściwościami, aby właściwie kierować sprawy do odpowiednich organów i unikać zbędnych opóźnień w procedurach administracyjnych.