Właściwość rzeczowa organu administracyjnego odnosi się do zakresu spraw, które dany organ ma prawo rozpatrywać. Ustala się ją na podstawie przepisów prawa, które definiują kompetencje poszczególnych organów władzy publicznej. W praktyce oznacza to, że określony organ administracyjny, np. urząd skarbowy, ma wyłączne prawo do wydawania decyzji w określonych sprawach podatkowych. Właściwość rzeczowa jest kluczowa dla zapewnienia efektywności i klarowności w działaniach administracyjnych, co przekłada się na lepszą obsługę obywateli. Przykładem może być sytuacja, w której osoba fizyczna ubiega się o wydanie zezwolenia na budowę – decyzję w tej sprawie podejmuje właściwy organ administracyjny, jakim jest powiatowy inspektor nadzoru budowlanego. Zasady dotyczące właściwości rzeczowej są ściśle regulowane w Kodeksie postępowania administracyjnego, co zapewnia jednolitość i przewidywalność procesów administracyjnych.
Właściwości organu administracyjnego dzieli się na różne rodzaje, w tym właściwość terytorialną, miejscową i instancyjną, z których żadna nie jest jednak tożsama z właściwością rzeczową. Właściwość terytorialna odnosi się do geograficznego zasięgu działania organu. Oznacza to, że dany organ ma kompetencje do działania jedynie w określonym obszarze, co może prowadzić do błędów w sytuacjach, gdy obywatel nie jest świadomy, które organy są właściwe w jego lokalizacji. Właściwość miejscowa jest natomiast bardziej szczegółowa i dotyczy konkretnego miejsca w obrębie terytorium, gdzie sprawa powinna być rozpatrywana. Błędem jest jednak mylenie tych pojęć z właściwością rzeczową, ponieważ ta ostatnia koncentruje się na przedmiocie sprawy, a nie na jej lokalizacji. Z kolei właściwość instancyjna odnosi się do hierarchii organów administracyjnych i tego, które z nich są właściwe do rozpatrywania apelacji lub skarg, co również nie ma związku z rzeczową właściwością danego organu. Zrozumienie tych różnic jest kluczowe dla prawidłowego korzystania z systemu administracyjnego oraz unikania niepotrzebnych komplikacji prawnych i proceduralnych.