W myśl Kodeksu postępowania administracyjnego, w protokole skreślenia oraz poprawki wprowadza się
To, że skreślenia i poprawki w protokole muszą być zrozumiałe, jest zgodne z Kodeksem postępowania administracyjnego. To ważne, bo dzięki temu można łatwo sprawdzić, co zostało zmienione. W administracji publicznej dobrze jest stosować takie praktyki, które eliminują nieczytelne zapiski i poprawiają ogólny zrozumienie kontekstu, w jakim poprawki zostały naniesione. W dokumentach oficjalnych to naprawdę ważne, bo nieczytelne skreślenia mogą prowadzić do różnych nieporozumień oraz błędów w interpretacji. Przykładem może być protokół z posiedzenia, gdzie wprowadzono kilka poprawek. Wyrazy muszą być widoczne, żeby każdy, kto zobaczy ten dokument, wiedział, co się zmieniło i czemu. Utrzymanie czytelności dokumentów to podstawa dobrego zarządzania, a do tego pomaga w respektowaniu wszelkich norm i zasad.
Nieczytelne skreślenia w protokole mogą narobić naprawdę dużych kłopotów, zwłaszcza podczas kontroli czy audytów. Kiedy skreślamy wyrazy tak, że stają się nieczytelne, to w zasadzie łamiemy zasady dobrego zarządzania dokumentacją. Nawet używanie kolorowych długopisów z parafką jest nieodpowiednie, bo zmiany powinny być widoczne. W administracji publicznej każdy dokument musi być łatwy do sprawdzenia, a wprowadzone zmiany powinny być jasne dla wszystkich zainteresowanych. Jak się do tego nie podejdzie, to dokument staje się chaotyczny, co może prowadzić do błędnych interpretacji i problemów z przejrzystością działań. Często zdarza się mylić skreślenie z próbą „ukrycia” wcześniejszej treści, a to jest zupełnie nie w porządku, gdy mówimy o rzetelnej dokumentacji. W administracji najważniejsze jest, aby każda zmiana była wyraźnie zaznaczona, co pozwala na lepsze zrozumienie, jak dokument ewoluował.