Zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego, wszelkie żądania wszczęcia postępowania powinny być składane na piśmie, co jest zgodne z zasadą formalizmu w administracji publicznej. Ustawa precyzuje, że podania mogą być wniesione za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, co są formy zabezpieczające zarówno dokumentację, jak i możliwość dowodzenia w przyszłości. W praktyce oznacza to, że jeżeli obywatel chce zainicjować postępowanie administracyjne, powinien sporządzić stosowny dokument, w którym jasno określi swoje żądanie oraz uzasadnienie. Przykładami mogą być wnioski o wydanie decyzji administracyjnej, skargi administracyjne czy odwołania od decyzji. Ważne jest, aby każdy wniosek był starannie przygotowany oraz zawierał wymagane informacje, co przyspieszy proces. Telefoniczne składanie żądań mogłoby prowadzić do nieporozumień oraz braków w dokumentacji, co w administracji publicznej jest niedopuszczalne, dlatego też przepisy wyraźnie wykluczają tę formę komunikacji.
Odpowiedzi takie jak pisemnie, ustnie do protokołu oraz telegraficznie, wskazują na pewne nieporozumienia dotyczące przepisów dotyczących procedur administracyjnych. Przede wszystkim, podanie pisemne jest jak najbardziej dopuszczalne, co potwierdza fakt, że wiele oficjalnych spraw wymaga formy pisemnej dla zachowania przejrzystości i dowodzenia. Ustne składanie wniosków do protokołu również ma swoje miejsce w regulacjach, jednak należy pamiętać, że nie jest to forma powszechnie stosowana do wszczynania postępowań administracyjnych, a raczej do składania oświadczeń podczas postępowań już toczących się. Telegraficznie z kolei, chociaż jest formą przesyłania informacji, to nie jest uznawane za właściwy sposób składania podań, w kontekście współczesnych praktyk administracyjnych, które stawiają na pisemną dokumentację. Typowym błędem myślowym jest zatem przekonanie, że jakakolwiek forma komunikacji, która jest możliwa, jest również dopuszczalna według przepisów prawa. W rzeczywistości, ustanowione normy i standardy wyraźnie definiują, jakie formy są akceptowane, co ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania administracji publicznej i zapewnienia jej transparentności oraz rzetelności.
