Dowód księgowy Wz (często zapisywany też jako WZ) to standardowy dokument magazynowy potwierdzający wydanie towaru z magazynu dla kontrahenta, czyli na zewnątrz firmy. W praktyce jest to dowód rozchodu materiałów lub towarów z magazynu w kierunku odbiorcy – np. klienta hurtowego, sklepu, odbiorcy indywidualnego. Na podstawie Wz magazynier fizycznie wydaje towar, a dział księgowości może później prawidłowo ująć rozchód w ewidencji zapasów oraz powiązać go z fakturą sprzedaży. Moim zdaniem dobrze jest pamiętać prostą zasadę: Wz = wydanie na zewnątrz, dla klienta, powiązane ze sprzedażą. Wz jest dokumentem źródłowym, który powinien zawierać m.in. datę, oznaczenie wystawcy, dane odbiorcy, symbol i nazwę towaru, ilość, jednostkę miary, a często też numer zamówienia lub zlecenia. W nowoczesnych systemach ERP Wz generuje się automatycznie na podstawie zamówienia sprzedaży, co bardzo ułatwia kontrolę stanów magazynowych i ogranicza pomyłki. Dobra praktyka magazynowa mówi, że bez prawidłowo wystawionego Wz towar nie powinien opuścić magazynu – to zabezpiecza zarówno firmę, jak i pracowników. W ewidencji księgowej rozchód na podstawie Wz jest podstawą do zmniejszenia stanu zapasów oraz późniejszego ujęcia kosztu własnego sprzedaży. Warto też odróżniać Wz od innych dokumentów: Pz (przyjęcie zewnętrzne) służy do przyjęcia towaru z zewnątrz, Rw do rozchodu wewnętrznego na potrzeby produkcji, a Mm do przemieszczeń między magazynami. Właśnie takie rozróżnienie dokumentów to jedna z kluczowych dobrych praktyk w gospodarce magazynowej i rachunkowości materiałowej.
W przypadku dokumentów magazynowo-księgowych najczęstszy problem polega na myleniu ich funkcji, bo nazwy są podobne, a wszystkie dotyczą ruchu materiałów. Dowód Wz jest ściśle związany z wydaniem towaru na zewnątrz, dla kontrahenta, a nie z każdym możliwym rozchodem czy obrotem magazynowym. Jeżeli myślimy o zakupie materiału, to logicznie rzecz biorąc towar wchodzi do magazynu, a nie jest z niego wydawany. Do takiej operacji stosuje się dokument Pz (przyjęcie zewnętrzne), a w księgowości zakupu – oczywiście fakturę zakupu. Wz nie może potwierdzać zakupu, bo oznacza fizyczne opuszczenie magazynu, a nie jego zasilenie. To jest takie podstawowe rozróżnienie kierunku ruchu: Pz – przychód, Wz – rozchód na zewnątrz. Częstym błędem jest też przypisywanie Wz do przemieszczeń między magazynami wewnątrz przedsiębiorstwa. Do tego służy zupełnie inny dokument – zwykle oznaczany jako Mm (przesunięcie międzymagazynowe) albo podobnym symbolem, zależnie od programu magazynowego. W takim dokumencie magazyn źródłowy ma rozchód, magazyn docelowy ma przychód, ale z punktu widzenia firmy to nadal obrót wewnętrzny, a nie wydanie na zewnątrz. Gdyby w takich sytuacjach używać Wz, mieszałoby to dane o sprzedaży i powodowało błędne raporty. Podobnie zwrot materiału pobranego w nadmiernej ilości, np. z produkcji z powrotem do magazynu, dokumentuje się innym dowodem, często Zw, Pw lub korektą Rw, w zależności od przyjętego systemu. To jest ruch powrotny do magazynu, więc w ewidencji zapasów będzie to przychód, a nie rozchód. Użycie Wz w takiej sytuacji byłoby sprzeczne z logiką gospodarki magazynowej i standardami rachunkowości materiałowej. Moim zdaniem kluczem jest zapamiętanie, że Wz zawsze oznacza rozchód z magazynu na rzecz odbiorcy zewnętrznego, zwykle w powiązaniu z procesem sprzedaży. Wszystkie ruchy wewnętrzne (na produkcję, między magazynami, zwroty z produkcji) mają swoje własne, odrębne symbole dokumentów. Mylenie tych dokumentów prowadzi później do problemów przy inwentaryzacji, rozliczaniu kosztów i analizie sprzedaży, dlatego tak mocno podkreśla się w praktyce konieczność prawidłowego doboru rodzaju dowodu magazynowego.