Prawidłowo – w przypadku gruntów, do których dostęp jest znacznie utrudniony, stosuje się metodę weryfikacji stanu ewidencyjnego. Chodzi o sytuacje, gdy fizyczne przeliczenie czy bezpośrednie obejście terenu jest praktycznie niewykonalne albo bardzo niebezpieczne, np. działka położona na stromym zboczu, teren zalewowy, pas zieleni przy ruchliwej drodze ekspresowej, grunty oddalone o wiele kilometrów, do których nie ma realnego dojazdu. W takim przypadku dobra praktyka rachunkowa i magazynowa mówi: nie ryzykujemy zdrowia ludzi ani nie generujemy nieproporcjonalnych kosztów, tylko opieramy się na dokumentach i zapisach ewidencyjnych. Weryfikacja stanu ewidencyjnego polega na porównaniu danych z ksiąg rachunkowych, ewidencji środków trwałych, dokumentów geodezyjnych, wypisów z ewidencji gruntów i budynków oraz umów własności lub dzierżawy z rzeczywistym stanem prawnym i gospodarczym. Moim zdaniem kluczowe jest tu słowo „porównanie”: sprawdza się, czy to, co widnieje w papierach, ma sens i jest logiczne w świetle posiadanych dokumentów, map, protokołów przekazania, decyzji administracyjnych. W praktyce w firmach i gospodarstwach rolnych sporządza się protokół weryfikacji, w którym komisja inwentaryzacyjna opisuje, jakie dokumenty przeanalizowano, jakie wnioski wyciągnięto i czy stan ewidencyjny uznano za prawidłowy. Z mojego doświadczenia dobrze jest też nanieść działki na aktualne mapy (np. z geoportalu) i sprawdzić zgodność powierzchni oraz granic z tym, co jest w ewidencji. Ta metoda jest zgodna z zasadami rachunkowości, bo ustawa o rachunkowości dopuszcza inwentaryzację drogą porównania danych księgowych z dokumentami źródłowymi, zwłaszcza w odniesieniu do składników, których nie da się łatwo policzyć lub obejrzeć. W agrobiznesie dotyczy to właśnie gruntów, ale też np. niektórych środków trwałych trwale związanych z gruntem. Dobrą praktyką jest, żeby taką weryfikację robić rzetelnie, nie „na odczepne”, bo później wszelkie spory o własność, powierzchnię czy wartość gruntu opierają się głównie na tej dokumentacji.
W inwentaryzacji gruntów, zwłaszcza takich, do których dostęp jest znacznie utrudniony, bardzo łatwo pomylić metody i odruchowo wybrać rozwiązanie, które znamy z typowych magazynów czy z pracy z zapasami. Wiele osób automatycznie myśli o klasycznym spisie z natury, bo inwentaryzacja kojarzy się przede wszystkim z liczeniem, ważeniem, mierzeniem. Spis z natury jest jednak metodą wymagającą fizycznego kontaktu z inwentaryzowanym składnikiem majątku: trzeba do niego dojść, obejrzeć go, zmierzyć, czasem przeliczyć sztuki. Przy gruntach trudno dostępnych, np. odciętych ciekami wodnymi, położonych w trudno dostępnym terenie czy narażonych na ryzyko dla komisji, takie podejście jest po prostu nieracjonalne, a czasem wręcz sprzeczne z zasadą gospodarności i bezpieczeństwa pracy. Uzgodnienie sald bywa mylone z inwentaryzacją rzeczową, bo też jest jedną z metod inwentaryzacji, ale dotyczy zupełnie innej grupy składników. Stosuje się je do weryfikacji należności i zobowiązań, czyli pozycji finansowych, poprzez potwierdzenie sald z kontrahentami. Nie ma to nic wspólnego z fizycznym istnieniem gruntów czy ich powierzchnią. Typowym błędem jest założenie, że skoro to też „inwentaryzacja”, to można ją zastosować do wszystkiego – niestety nie, każda metoda ma ściśle określony zakres. Inwentaryzacja doraźna natomiast opisuje sytuację, kiedy inwentaryzację wykonuje się poza zwykłym harmonogramem, np. po kradzieży, po zalaniu magazynu, przy zmianie osoby odpowiedzialnej materialnie. To określenie czasu i powodu przeprowadzenia inwentaryzacji, a nie sposobu jej wykonania. Można więc przeprowadzić doraźnie spis z natury, uzgodnienie sald albo weryfikację stanu ewidencyjnego – sama „doraźność” nie mówi nic o metodzie. Kluczowe w tym pytaniu jest zrozumienie, że przy gruntach trudno dostępnych najlepszym rozwiązaniem jest oparcie się na dokumentach: mapach, ewidencji gruntów, księgach wieczystych, ewidencji środków trwałych. To właśnie jest weryfikacja stanu ewidencyjnego, a nie żadna z pozostałych propozycji. Błędne odpowiedzi wynikają z mieszania pojęć: forma inwentaryzacji (okresowa, doraźna), metoda (spis z natury, weryfikacja, uzgodnienie sald) i rodzaj składnika majątku (rzeczowy, finansowy). Dobrze jest to sobie raz porządnie uporządkować, bo w praktyce magazynowej i księgowej takie pomyłki powodują później bałagan w dokumentach i niepotrzebne dyskusje z księgowością czy biegłym rewidentem.