Prawidłowo wskazany koszt ogólnego zarządu to klasyczny przykład kosztu stałego. Koszty stałe to takie, które w krótkim okresie nie zmieniają się wraz ze zmianą wielkości produkcji czy sprzedaży. Firma może produkować mniej lub więcej, a wydatki na zarząd, księgowość, administrację, często też czynsz biura – pozostają na podobnym poziomie. Moim zdaniem to jedna z kluczowych rzeczy w rachunkowości zarządczej: odróżnić, co naprawdę „rośnie” z produkcją, a co jest niezależne od wolumenu. Koszty ogólnego zarządu obejmują m.in. wynagrodzenia kadry kierowniczej, działu administracyjnego, księgowości, sekretariatu, usługi doradcze, część kosztów ubezpieczeń, opłaty za biuro, telekomunikację, często też koszty szkoleń kadry kierowniczej. W praktyce, przy planowaniu budżetu przedsiębiorstwa, koszty ogólnego zarządu traktuje się jako pulę kosztów, którą trzeba pokryć niezależnie od tego, ile sprzedamy wyrobów. Dlatego w kalkulacjach progu rentowności (tzw. break-even point) wrzuca się je do mianownika jako koszty stałe i sprawdza, przy jakim poziomie sprzedaży firma zaczyna zarabiać. W dobrych praktykach rachunkowości zarządczej i controllingu koszty ogólnego zarządu są ujmowane w odrębnych grupach kosztowych, właśnie po to, żeby nie mieszać ich z kosztami zmiennymi typu materiały czy energia technologiczna. Dzięki temu można lepiej analizować marżę pokrycia, opłacalność konkretnych produktów i podejmować decyzje, czy np. warto zwiększać produkcję, czy bardziej ciąć koszty stałe administracji.
W tym pytaniu łatwo się pomylić, bo na pierwszy rzut oka wszystkie wymienione koszty „brzmią” jak typowe wydatki firmy. Klucz leży jednak w zrozumieniu różnicy między kosztem stałym a zmiennym. Koszt stały to taki, który w krótkim okresie nie zależy bezpośrednio od wielkości produkcji. Natomiast koszt zmienny rośnie lub maleje wraz ze zmianą ilości wytwarzanych wyrobów lub świadczonych usług. Zużyte materiały to klasyczny koszt zmienny – im więcej produkujemy, tym więcej zużywamy surowców, opakowań, komponentów. Jeśli zakład w danym miesiącu nic nie wytwarza, to materiały praktycznie nie są pobierane z magazynu, więc koszt ich zużycia spada do zera. Podobnie z robocizną bezpośrednią: w typowym ujęciu rachunkowości zarządczej wynagrodzenia pracowników produkcyjnych, naliczane np. za sztukę wyrobu lub za przepracowane roboczogodziny przy maszynie, zmieniają się wraz z liczbą wyprodukowanych jednostek. Oczywiście w praktyce bywa różnie, bo są też elementy płacy stałej, ale w klasycznym podziale kosztów to właśnie robocizna bezpośrednia jest zaliczana do kosztów zmiennych. Zużycie energii elektrycznej w produkcji także w dużej części zależy od poziomu działalności: maszyny pracują dłużej, linia technologiczna chodzi więcej godzin, więc rachunek za energię rośnie. Część energii ma charakter bardziej stały (np. oświetlenie biur), ale w kontekście produkcji zwykle traktuje się ją jako koszt zmienny lub mieszany. Typowym błędem jest patrzenie tylko na to, że „firma płaci co miesiąc”, i z tego powodu uznawanie wszystkiego za koszt stały. W rachunkowości zarządczej patrzymy jednak na zależność od wolumenu produkcji, a nie od kalendarza. Dlatego zużyte materiały, robocizna bezpośrednia i energia produkcyjna nie spełniają definicji kosztu stałego, w przeciwieństwie do kosztów ogólnego zarządu, które są ponoszone niezależnie od tego, czy zakład pracuje na 30% czy 90% mocy.